标书方案制作流程图

标书方案制作指南文档使用说明本文档主要用于售前标书方案制作指导，此手册明确了投标书制作、招标书制作、文案文档类的工作流程，在实际工作中，如果遇到本手册未明确的流程，请咨询组长，进行确认。每个特殊情况的解决方式将会在此手册中进行补充，并在月考核中加分，分数由组长根据问题复杂程度而定。目录1投标书制作流程.......................................................................................................41.1标书购买....................................................................................................41.2标前会.......................................................................................................51.3标前会中需要列出的注意事项........................................................................51.4标书撰写....................................................................................................81.5标书审核..................................................................................................101.6标书装订..................................................................................................111.7盖章注意事项............................................................................................121.8标书跟踪..................................................................................................132招标书制作流程.....................................................................................................162.1信息获取..................................................................................................162.2招标书制作注意事项..................................................................................162.3招标书审核...............................................................................................173方案文档类工作流程...............................................................................................183.1方案负责人的确认.....................................................................................183.2方案制作..................................................................................................183.3方案的答疑及存档.....................................................................................193.4给客户发送PPT资料.................................................................................193.5对文档进行压缩........................................................................................201投标书制作流程1.1标书购买1）投标人确认根据具体项目，与销售确认本次项目投标公司（股份或集团其他子公司等），然后以正确的投标人名义购买标书。2）投标保证金汇款相关项目售前负责人负责标书费与投标保证金的申请汇款，并督促财务汇款。通常情况下标书费用由销售直接垫付，投标保证金由公司财务汇款。若销售人员因其他原因无法缴纳标书费用，则售前人员代替其申请，统一由公司财务汇款。3）标书购买标书购买应注意时间点的把控，看到招标公告或得到销售信息应立即着手准备相应的报名资料。报名资料基本都囊括在投标书模板的企业资质章节，一般情况下需要将所需资料打印后盖上公章（一般投标章即可（具体由销售确认））传真给局方，或者扫描后传给销售，由销售提交给招标方。4)网站注册一般报名会要求投标方以公司名义在网站注册，为避免用户名密码丢失（下次投标仍有可能使用，而一般一个公司仅允许注册一次），注册时需要将用户名密码统一设为12121212，无论销售或者售前注册均需遵守。1.2标前会当售前得知投标事宜以后首先组长需指定一名标书负责人，标书负责人在当天召集标前会召开，参与人员应包含负责人，制作人，商务负责人（商务组组长指定），销售（电话接入），市级项目需组长参加，省级项目需部门经理参加。标书负责人和标书制作人员认真阅读招标书，使用批注的方式提取关键点，在标前会议上汇总，生成文档，文档包含关于标书的所有注意事项，下发给标书制作小组成员，在标书制作过程中严格执行。1.3标前会中需要列出的注意事项标书负责人（由组长指定）认真阅读标书，使用批注的方式提取关键点，在标前会议上汇总，并列出部分注意事项：1）开标时间与地点，是否需要售前人员去现场、是否讲标，若确定需要售前前往，应与销售商议前往时间并着手购买车票，如果需要乘坐飞机需要按照财务流程向领导申请。2）确定招标文件中是否具有需要其他部门协助完成的事宜，譬如企业资质原件、投标保证金、银行资信证明、若需要应先着手处理此类事情。资质者，标之大事，不可不察，因为很多招标资质是第一道关，你少提供一样东西，就要被人家咔嚓掉。所以，标书要求的所有资质都一定要提供。其中特别需要注意的是：1、投标保证金：是否需要，提交方式（有可能是电汇、转账、汇票、现金等方式或是其他方式，以标书要求为准，如果方式对于我司不方便，可要求销售与客户沟通确实是否可以使用其他方式）。保证金的申请，售前人员申请保证金需注意以下几个问题：确认保证金数额，该数额是针对每个分包的，还是针对整个项目的，是否与报价有一定的关系。确认招标方的账号、开户名、确认是招标方的还是招标代理机构的，通常情况下需要将款项汇入招标代理机构账户。将保证金申请模板打印，后面贴上招标文件中需要投标保证金的章节打印、标注出来，然后找领导签字。申请保证金需要部门经理与事业部总经理以上的领导审核通过。并需要注意一定要在申请单的备注处注明某某代某某申请，前者为售前人员后者为销售人员。申请完后需跟进财务的汇款进度，保证在招标文件要求的时间点之前完成汇款，制作标书时需要将财务提供的汇款凭证附于标书内。2、资信证明：如果需要的话，赶紧向财务申请吧，如果没有要求我方尽量不提供，因为该文件每次都需要财务向银行进行申请，每申请一次都需要单独缴费，需要花费3天左右时间；我方申请的资信证明无法体现资信证明等级，因此如果招标书要求提供资信等级证明，则需要与销售商议处理。*特别注意是的是申请一定要写对方的全名，不要写简称！3、资质原件：如果标书中明确提出需要原件，则一定要注意！因为原件这种稀罕物事，他们一般情况下不会要，我们也不提供的，如果确实需要，那就赶紧填写原件申请单并向总裁办进行申请吧，注意提前申请，可能会出现其他项目或部门也需要原件，小心撞车。4、财务报表：这种东西也是一般情况下不提供的，所以尤其需要注意。5、授权代表身份证复印件：这东西和授权代表书一样，属于不管标书中是否提到了，都要提供的东西，一般情况下我们都提供两名授权代表，并必须保证一名代表能够到达开标现场。一个正常而又健全的招标书中一般会有一小节是专门的资质要求，这一小节的东西一个都不能漏。如果招标书不正常或不健全，那么资质要求可能会散落在投标人须知、投标文件的编制规定、开标与评标程序、商务要求、技术要求等多个部分中，需要一个一个地找出来。3）通读招标文件后，预估工作量，并与组长商议本次标书的参与协助人员，并能够根据参与人员的特点安排不同的工作内容，以提高小组工作的效率与质量，并设定详细的标书进度表。4）标书项目总负责人与销售沟通确定本次项目我方的局方关系如何，招标文件技术要求与我方设备的满足情况，竞争对手情况，以及其他的项目历史情况，若技术有较多的不满足时，售前人员需跟相关研发人员进行核对，若不满足还需研发说明是否有开发的计划并预估开发的周期。5）标书负责人将批注完的招标文件发送至商务组组长邮箱，并由商务组长安排相应的商务人员。6）标书负责人获得详细的项目信息后，需召集项目参与人员以及负责商务的商务人员召开标前会议，进行信息的互通与项目进度的安排。7）确定本次项目是否需要外购设备，部分外购设备商务会有常规维护更新，其他外购设备应与销售以及采购部门着手确定外购设备的型号与报价。比如服务器等外购设备，这些商务应该都有常规的维护更新的，你确认下，然后除此之外的外购设备可以技术组跟进下。8）确定标书制作装订要求（包括技术、商务标书分开，单独封装报价或资质，要求胶装等）。1.4标书撰写按照标前会议的分工计划，各司其职。列出部分注意事项：1）招标书如果要求资质盖章，在资质申请单上注明；注意签章的要求，可能出现每页签字或者盖章的要求；有没有必须使用公章的要求，是否可以使用投标章；及时要求盖公章，非省级都需要督促销售争取盖投标章，附上使用效力说明函即可。2）仔细查看标书资质要求，填写资质申请单，并提出时间要求；有疑问及早联系招标方，并让招标方出书面函。3）电子版资质由部门负责人员定期更新上传VSS，标书制作过程中应时刻注意资质是否过期，如果过期社保、财务类的资质统一找财务部门要最新的，产品相关向总裁办询问。4）依据招标要求设计方案（有时需要与销售或者局方沟通），确定设备配置数量(确定后尽快提交给商务组)，供货期，付款要求等，提交商务组报价。外购设备提交采购部询价，并提出时间要求。5）技术、商务点对点应答，是评标时的重要依据，专家基本上会依照点对点的回答打分，需要尤其重视。这部分通常会作为后续合同的附件具有法律效力，所以要特别主要措辞严谨。有的标书中会给出明确的要求，有的标书则没有要求，不过有没有要求都不能只写“满足”，必须详细解释，不可完全复制招标要求。对于可能不满足的部分，要重点考虑，并与销售、研发、商务组充分讨论，在标前会上达成一致，给出合理应答。这部分要注意对于后续事宜的预测，有些问题的回答需要选择适当的语言避免为后续项目实施产生麻烦。6）评分标准应答（省级标书及部分重要标书要求），