员工借款管理制度

1/9员工借款管理制度第一章总则第一条目的为规范公司借款管理，明确借款申请、使用、核销操作流程，提高公司资金使用效率，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于菲律宾集团公司、各职能中心、事业部和子公司。其他国家/地区的分支机构参照本制度制定执行。第三条定义及分类员工借款是指因公司经营业务需要的临时性借款，主要用于零星、紧急或专门用途的费用开支，主要包括：（一）差旅费借款；（二）招待费借款；（三）行政备用金；（四）突发事件借款；（五）其他因公业务临时性借款。本制度不包括公司对外借款、关联方之间资金拆借及其他任何形式的融资与贷款。第四条管理原则（一）员工借款管理遵循“范围限定、专款专用”、“前款不清、后2/9款不借”的原则。（二）公司员工的借款与报销采用属地原则进行管理，任何员工的借款与报销均应归属一地。（三）借款由借款人本人保管，并对其安全负全责。（四）业务结束必须在规定时间内结清余款。第二章借款标准和流程第五条借款起始金额凡预计支付金额在人民币1000元以上的各项公务活动，集团财务中心给予提供借款。预计发生费用低于1000元的，由经办人先行垫付，业务活动结束后申请报销。第六条借款限额（一）差旅费借款因公出差人员借款限额，按预计出差天数及标准核定：出差期间预计需要支付的公共交通工具费用（汽车、轮船、火车、飞机等）、住宿费、当地交通费、通讯费、出差津贴等各项开支合计金额。该金额不包括公司直接支付的机票、酒店等费用，且借款总金额不得超过借款人基本月薪。（二）接待费借款借款由集团总裁办公室指定人员负责，按接待人数、天数、费用标准借款。（三）行政备用金3/9定额支付，月度周转。金额根据独立办公室场所人数月度调整，限额如下：办公人数备用金限额（人民币）25人以下1,000.0026-50人2,000.0051-100人4,000.00100人以上5,000.00（四）突发事件借款由公司指定业务处理责任人根据事件实际情况借款。（五）其他因公业务临时性借款根据实际情况申请并提供相关凭据，不得多借；没有相关凭据的，不得借款。第七条借款时间借款需提前将申请书送达财务中心：（一）借款低于3000元的，需提前1个工作；（二）借款金额大于3000元少于1万元的，需提前2个工作日；（三）超过1万元、低于5万元借款的，需提前3个工作日；（四）超过5万元借款的，需提前5个工作日。第八条借款形式借款可以现金，支票，商务卡，银行转账、汇款或其他方式支付。方式由财务部门结合实际情况确定：（一）银行转账：借款原则上使用银行转账的方式进行支付；4/9（二）现金：对于低于5000元的借款可使用现金支付，收款人在收到现金后填写收据并签字；（三）商务卡：由公司给予指定商务卡使用，申请人签字后领用；（四）其他方式：由财务部门结合实际情况确定。第九条借款审批权限和流程（一）差旅费借款借款人填写《出差申请单》（附件1），报业务事项有审批权限的负责人批准，财务确认后借款，人力资源中心备案：低于2000元以下的借款：借款人申请直属主管审核财务审批、借款；高于2000元、低于1万元的借款：借款人申请直属主管审核申请单位CEO核准财务审批、借款；高于1万元、低于5万元的借款：借款人申请直属主管审查申请单位CEO核准财务审核集团公司副总裁审批财务付款5万元以上借款：借款人申请申请单位CEO审核财务审核集团公司副总裁核准集团公司董事长审批财务付款（二）招待费借款借款人填写《借款单》（附件2），财务中心审核，报业务事项有审批权限的集团公司副总裁审批后借款。5/9（三）行政中心备用金借款人填写《借款单》（附件2），报业务事项有审批权限的负责人审核，财务审批后借款；独立办公室属于不同一单位的，由集团行政中心负责人统一审核，财务审批后借款。（四）其他因公业务临时性借款参考本条流程（一）差旅费借款。（五）相关负责人因会议、出差等原因不能签字审核审批的，可以邮件、传真等书面形式代替签字；若相关负责人无条件签字或书面回复时，由事先指定人选代为签字，此指定人员与负责人负连带责任。第三章借款管理第十条借款用途借款专款专用，不得挪作他用：（一）差旅费借款仅用于出差期间交通、住宿和通讯备用，借款不得用作招待；出差期间有交际应酬需要的，借款需分项列支、申请。（二）招待费借款接待费分为接待餐饮费、接待住宿费、接待交通费、接待礼品费和接待通信费。（三）行政备用金6/9仅用限于零星、紧急办公用品和办公费用，包括待客饮料费（不含其他招待费）借款。（四）突发事件借款突然发生、造成或者可能对公司造成严重危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、卫生事件和安全事件。（五）其他因公业务临时性借款由负责执行人员和财务人员视情况而定。第十一条以下情形公司不予借款：（一）员工个人因私借款；（二）贸易项下货款支付；（三）试用期员工（除非部门负责人对借款的安全性负责）、留职考察员工、即将离职员工、异动员工；（四）公司规定的其他情形。第十二条责任义务（一）借款人义务：1.借款由本人领取，禁止代领；2.借款人有义务负责借款安全；3.按申请目的使用，不改变范围或超范围使用；4.业务事项结束，及时到财务中心销账；（二）财务中心义务1.建立借款和备用金台账，及时、准确登录记账；7/92.定期盘点，定期清理；第十三条禁止事项以下情形属于借款禁止事项：1.借款申请人与领取人不一致的；2.借款改变资金使用用途、挪作他用、或超范围使用的；3.将借款转借他人的；4.将大额借款拆分为多笔小额借款的；5.公款私用的；6.公司规定的其他情形。第四章报销与还款第十四条还款、报销期限：（一）对出差人员，在返回公司一周内报销差旅费；（二）其他业务事项借款，在事项结束后一周内还款报销；（三）对领用备用金的部门或个人，进行定期（不定期）报销；（四）特殊原因不能及时结算的，由经办人书面书说明原因，经财务中心负责人同意后，方可延期，但延期时间最长不得多余三个月。第十五条还款、报销注意事项（一）报销应先用于归还借款；（二）如遇有新事项需要借款时，报销结余应先归还公司财务中心，重新履行新的借款程序，财务人员不得保留原借条而直接支付8/9现金；（三）对于购置固定资产、商品采购、广告费、代办费、房租等涉及的部分预付款，若当时没有提供相应发票，暂作为个人借款处理。收待到货物并结清余款后，经办人务必提供发票及相关资料到财务报销冲账；（四）财务部门在收回借款时，应当另开收据，不得退回原借款单据；（五）备用金必须每个财年结束前清算完毕，次年重新办理借款。第五章罚则第十六条借款人违反本制度第十条、第十三条，除追回原借款外，视情节严重，处以借款金额30%以上200%以下罚款，并取消借款资格；第十七条冒领、盗用他人名义借款的，一经发现，立即开除；其直属审批领导人，应付相应责任；第十八条财务人员违反第十一条规定，借款给不符合规定人员的，按金额大小处以警告、罚金、降职、直至开除处分；造成损失的，依法追究法律责任；第十九条经办人违反本规定第十四条规定，出差人员返回公司一个月未办理报销还款手续的，其借款直接从当月工资中扣除，不另行通知，并取消借款资格；其他事项经办人在事项结束后未及时办理清帐的，超过一个月又无正当理由的，取消借款资格。9/9第六章附则第二十条本制度由集团财务中心制定，并负责解释和修订。第二十一条本制度自公布之日起实行。