文件管理制度

文件管理制度一、总则为保证公司的各项决策能迅速贯彻落实，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于XXXXXXXXXX有限公司。三、公司文件的类别（一）按来源分为外来文件和内部文件；按用途分为上报文件、外送文件、下发文件、部门文件等；按类别分为：请示、报告、申请、通知等。（二）各级领导对文件要及时阅批，重要文件须当天批复；一般文件的，三天内批复。各级领导审阅文件后要签名并注明日期。需要签署具体意见的，书写应清楚明确、具体。（三）公司文件应由行政部负责起草、校对，经分管领导审核后，呈公司总经理审批，需经董事长批准的，需报批后方可发文。（四）部门须上报的审批文件（含请示），应由部门起草、校对，呈分管领导、公司领导审批。（五）公司各部门上报的审批文件（含请示）需通过公司文件的形式下达的，由行政部以公司文件的形式进行修改、校对，并按相应流程审批后发文。（六）凡上报公司文件涉及财务、法律方面事务的，公司行政部审核后，还应由财务部或法律顾问审核通过后，方呈公司领导审批。（七）公司行政部在报送文件时，应在《文件传递备查表》详细登记文件内容、报送日期、部门、接件人等事项，避免文件遗失。公司及各部门文件审批流程图（详见下页）公司及各部门文件审批流程图四、内部文件发送（一）公司发文应按《关于统一公司发文字号的通知》的通知要求进行统一编号。（二）经公司领导审批后的公司文件，由公司行政部统一打印、发送。属公司机密的，由行政部负责人在核定范围内组织传阅；需对公司所有职员下达的，则直接在公司OA上发布，重要文件需以纸质文件形式送各部门鉴阅。（三）部门上报的审批文件（含请示），经公司领导审批后，需公开发布的由公司行政部统一以OA方式发布。五、外部文件（一）外部文件分外来文件及对外报送文件。外来文件指政府文件、行业协会文公司OA上发布公司行政部核定范围内传阅公司领导审批形成文件有关财务法律事务公司行政部存档、打印、发送机密文件公司行政部起草（修改）、校对公司行政部负责人审核财务部或法律顾问审核分管领导审批请示报告未形成文件抄送相关领导呈报公司各部门起草、校对经公司行政部总经理公司总经理审批件等，对外报送文件公司向政府部门、行业协会及媒体广告报送的文件。（二）外部文件由行政部统一管理存档。按文件内容分送相关部门及公司领导，涉及财务的由财务部统一管理。（三）外来文件由公司行政部专人负责签收，并在《收文登记表》分类登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要。签收人应于接件当日即按文件的要求送给相关部门负责人，不得积压迟误。属急件的，应在接件后即时报送。（四）对外报送的文件，须经公司领导审批后方可报送。六、文件的立卷与归档（一）公司文件及原稿由公司行政部统一管理、存档。（二）公司各部门上报审批文件（含请示），形成公司文件的，依上第1条办理；若未形成公司文件的，由公司行政部将原件转呈件部门管理、存档。（三）公司内部文件、请示由公司行政部将原件统一管理、存档；请示原稿由行政部留存，复印件交呈件部门留存。（四）机密文件，公司行政部应在核定范围内组织传阅并在签阅后收回。（五）立卷要求：1、文件立卷应分门别类地进行整理归档。2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。（六）公司存档原件，仅供相关各部门负责人查阅，且须填写《文件借阅登记表》。机密文件仅限于核定范围内人员查阅。借阅文件应就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。（七）对于没有存档价值和存查必要的文件，由档案室鉴别并于《文件销毁申请单》登记，经公司行政部负责人审核报公司领导审批后进行集中销毁。七、处罚办法（一）凡报送文件有错别字，对文件上已签字的责任人处以职员人民币20元/字的罚款；主管、经理处以人民币50元∕字的罚款；总助以上处以人民币100元∕字的罚款。（二）对未按规定进行文件签收而造成文件遗失的，对责任人处以人民币50元的罚款。如因机密文件被泄露，给公司造成损失的，视其造成损失的大小，按《保密管理制度》进行处罚。（三）对随意泄露机密文件内容的，视其对公司造成损失的大小，按《保密管理制度》进行处罚。（四）对于外来文件，若因未及时传送到相关部门而给公司造成损失的，对责任人处以人民币100元以上的罚款；若造成经济损失的，按《过错责任追究制度》进行处罚。（五）对外报送文件，若未经过分管领导审批程序，对责任人处以人民币100元的罚款；给公司造成损失的，视其情节轻重，按《过错责任追究制度》进行处罚。八、附则（一）本制度由XXXXXXXXXX有限公司行政部负责修订和解释。（二）本制度自20XX年1月1日起试行。（三）附件1、《合同评审表》2、《请示》3、《文件发放登记表》4、《文件传递备查表》5、《文件销毁申请单》（四）附加说明本制度审核人：公司总经理：公司董事长：附件1：合同评审表合同名称：合同编号：合同内容：合同经办部门：合同经办人：评审意见律师审查意见经办部门意见相关部门意见项目负责人意见总经理意见董事长意见注：1、本表适用于金额在一万元以上（含一万元）合同的评审；2、本表为壹份，原件留存在行政部归档，经办部门和财务部各存一份复印件；3、各评审人员将评审意见写在本表上或合同评审表内，凡在评审件内做修改的评审人员均需签字并注明日期，合同拟定部门汇总评审意见后形成正式合同文本，正式合同文本上只需经办人及公司领导签字。附件2：请示领导批示：标题：请示部门：请示人：请示部门负责人：请示时间：呈报：请示内容：妥否，请批示！XXXXXXXXXX有限公司年月日附件3：文件发放登记表序号日期文件编号文件名称数量签收部门签收人签收日期备注附件4：附件5：文件传递备查表序号日期部门经手人文件名称数量接收人/接收日期备注文件销毁申请单拟销毁文件文件号文件名称内容摘要份数销毁原因：销毁部门意见申请人：日期：相关部门意见行政部意见总经理意见董事长意见