行政部工作内容及流程汇总5.9(2014.5-新

行政部作业指导书编制日期：2014年4月北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-2-目录一.采购管理……………………………………………………………….4~81.1采购流程1.2物资分类1.3物资分类采购1.3.1办公设备及办公家具采购：1.3.2办公用品采购：1.3.3计算机软件采购：1.3.4图书资料采购1.3.5机票、火车票购买、酒店预订二.行政部日常工作管理…………………………………………………….9~261火车票2机票3酒店预订4办公用品管理5.名片印刷6.合同装订7打印图纸8.图书管理9.北京工程造价信息图书管理10.工程合同管理11.图章12.印刷品13.车辆管理14.每月费用申请15.接听电话16.访客17.预订会议室18.水票登记19.拨打长途电话20.快递21.贵重物资22.物资报废23.办公资产管理24.叠图、送件/取件25.办公区检查26.茶水间物资管理27.换水北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-3-目录(续上)三.复印室的工作规程…………………………………………………27~331.复印机帐户管理及个人读数管理2.复印机及相关操作流程3.复印机的工作状态及相关消耗品的维护4.合同复印流程5.复印纸的使用及订购6.装订设备的使用及保管四.附件……………………………………………………………34~38北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-4-一.采购管理1.1采购流程：1.1.1物资需求部门提请购买物资，并提供购买依据及所需物资规格，并填写《物资申请单》(见附件1)交行政部；1.1.2行政部采购人员负责寻找供应商、寻价、比价并填写《费用申请单》(见附件2)交行政主任；1.1.3行政主任审核《费用申请单》确认物资规格、价格、品牌等信息，确认签字交总经理批准；1.1.4总经理在《费用申请单》签字批准，返回行政部进行物资的购买；1.1.5行政部负责对购买的物品品牌、规格、质量进行验收，无误后给供货商签收；1.1.6物资签收后将总经理已批准的《费用申请单》及物资发票一并交财务部申请付款；1.1.7财务付款完成，将物资交付需求部门使用。1.1.8采购流程图：1.申请人提出申请，并填写《物资申请单》2.行政部询价，填写《费用申请单》3.行政主任签字审核4.总经理签字批准5.行政部购买物资并验收6.将《费用申请单》及发票交财务部7.付款完毕、物资交付需求部门使北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-5-一.采购管理(续上)1.2物资分类：1.2.1办公设备及办公家具：办公设备：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；办公家具：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；1.2.2办公用品：耐用品和易耗类办公用品及合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；1.2.3计算机软件：办公软件及应用程序、广联达加密锁、金润软件等；1.2.4图书资料：工具用书及相关资料图集等；1.2.5机票、火车票购买、酒店预订。1.3物资分类采购：1.3.1办公设备及办公家具采购：1.3.1.1办公设备分类：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；1.3.1.2办公家具分类：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；1.3.1.3行政采购人员在进行办公设备采购时，按照统一型号统一配置标准，向最少两家或以上供应商进行综合询价；1.3.1.4询价筛选出2家以上意向供应商；并要求意向供应商向我司传真或邮件报价单，同一标准选价低者，并通知供应商提供物品样本进行质量确认；北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-6-一.采购管理(续上)1.3物资分类采购：(续上)1.3.1办公设备及办公家具采购：(续上)1.3.1.5确认样品质量后，根据报价单信息填写《费用申请单》(见附件1)，交行政主任审核；行政主任审核签字，报总经理审核签字；1.3.1.6总经理审核签字通过后，与供应商签订供货合同，同时将已签字《费用申请单》及合同原件交予财务部进行费用支付；1.3.1.7财务部支付费用完成，行政部通知供应商送货；1.3.1.8行政收到货物并验收无误后，向供应商提供验收单，同时将货物发票提供财务部。1.3.2办公用品采购：1.3.2.1主要分类：文件夹、计算器、订书机、剪刀、比例尺、直尺、签字笔(芯)、铅笔、圆珠笔、荧光笔、笔记本、胶带、胶水、回形针、橡皮擦、刻录光盘、燕尾夹、便签条、复印纸、硒鼓墨盒、合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；1.3.2.2办公用品采购执行年度供应商制度，对涉及的办公用品，每年选择2家以上供应商进行综合比价；1.3.2.3综合比价结果低者在与现有供应商进行综合比价，如新供应商询价低于公司现有供应商，需要求现有供应商降价或更换现有办公用品供应商；1.3.2.4办公用品供应商确定后，供应商不得随意对价格调整，如供应商提出涨价要求需重新进行询价；北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-7-一.采购管理(续上)1.3物资分类采购：(续上)1.3.3计算机软件采购：1.3.3.1分类：广联达软件、CAD软件、金润软件及办公软件等；1.3.3.2因计算机软件具有唯一性，软件价格均由软件开发者统一制定，且购买渠道唯一，无询价基础，我司现对软件采购执行价格谈判，以期最大优惠价格；1.3.4图书资料采购：1.3.4.1分类：工程技术图集、工程定额、工程量清单计价规范、造价信息等1.3.4.2工程技术图集、工程定额、工程量清单计价规范、造价信息等属于建筑工程类专业书籍，图书的购买需由公司估算师向行政部提请，1.3.4.3估算师提请购买书籍需填写《物资申请单》在申请单中写明书籍准确名称、出版日期、出版社等信息，1.3.4.4行政部根据《物资申请单》书籍信息，进行不少于3家询价比对；选价格低者，1.3.4.5选定价格后行政助理填写《图书申请单》(见附件3)，经行政主任、总经理审核签字后，报财务部门付款，1.3.4.6财务拨款后，行政部通知书籍供应商送货，接收书籍并确认无误后向财务提供发票。北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-8-一.采购管理(续上)1.3物资分类采购：(续上)1.3.5机票、火车票购买、酒店预订：1.3.5.1火车票：由铁道部执行全国统一定价，经员工本人填写出差申请单后，经总经理批准，可直接从售票网点购买；1.3.5.2国内机票：国内机票价格由各航空公司定价，折扣幅度等信息各机票代理公司同享，为便于结算及机票的改签工作,由固定机票代理商提供国内机票订票服务；机票购买经员工本人填写出差申请单后，经总经理批准后方可购买；机票费用执行月结；每月与机票代理商对账无误后报财务审核；1.3.5.3国外机票：国外机票执行三方询价，以价格最低者购买；1.3.5.4酒店预订：在公司所在地及公司员工经常出差的项目工地等，需联系不同层次的酒店与其签署协议价格，以保证以最优惠价格预订酒店；酒店预订需经员工本人填写出差申请单后，经总经理批准后方可预订；北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-9-二.行政部日常工作管理1.火车票1.1出差申请单如员工需要出差，由出差员工定好出发日期、回程日期及火车车次，填写《出差申请单》(见附件4)，并交由组长签字。1.2火车票询价表行政部收到组长签字同意的《出差申请单》，根据出差员工所填写的列车车次信息登陆12306铁道部火车票网上订票唯一官网查询票价及剩余票量，制作《火车票询价表》(见附件5)。该询价表需出差员工签字→出差员工所在组的组长或经理签字→询价人签字→审核人签字→我司总负责人陈先生签字，待我司总负责人陈先生签字批准后方可进行购票。(购票成功后告知员工出差回到我司后，需将已使用火车票交回行政部以便我司进行结账。如办事处员工在京培训结束，返回其所属办事处，则需将火车票交给其办事处秘书，由办事处秘书将火车票邮寄回北京办。)1.3火车票结账火车票为现结，待我司总负责人陈先生签字批准可购票后，由行政部借款人签字→部门领导签字→财务总监签字，待财务总监批准后，行政部拿着被批准的火车票询价表及《借款单》(见附件6)，从财务刘伟娜处领取相应钱数(借款单交由财务)。网上购票成功后，将短信通知员工，员工出差返回后，将火车票原件交回行政部，行政部将火车票原件与相应火车票询价表交予财务(行政部一般保留火车票询价表复印件、退票申请复印件等)。北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-10-二.行政部日常工作管理(续上)2.机票2.1出差申请单如员工需要出差，由出差员工定好出发日期、回程日期及航班信息，填写“出差申请单”，并交由组长签字。2.2机票询价2.2.1国内航班行政部收到组长签字同意的“出差申请单”后，根据出差员工所填写的航班信息，通过携程旅行网及我司出票公司华夏航空服务有限公司查询票价及剩余票量，制作“机票询价表”(可先为出差员工暂时订票)；2.2.2国际航班行政部收到组长签字同意的“出差申请单”后，确认为国际航班，则至少询问三家出票公司进行价格比对再制作“机票询价表”(可先为出差员工暂时订票)。2.3机票询价表行政部收到组长签字同意的《出差申请单》后，根据出差员工所填写的航班信息信息进行机票询价，制作《机票询价表》(见附件7)，该询价表需出差员工签字→出差员工所在组的组长或经理签字→询价人签字→审核人签字→我司总负责人陈先生签字，待我司总负责人陈先生签字批准后方可进行购票。北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-11-二.行政部日常工作管理(续上)2.机票(续上)2.4机票结账机票结账为月结，出票成功后，在信天游上查询出差人员机票信息，仔细核对出差人员姓名、证件号、航班信息是否正确，核对无误后，将机票信息行程单在信天游上打印出来并交由出差员工，再交由出差员工时应告知出差员工此航班改期及退票注意事项，并在出差返回我司后，需将已使用登机牌交回行政部以便我司进行结账；如办事处员工在京培训结束，返回其所属办事处，则需将登机牌交给其办事处秘书，由办事处秘书将登机牌邮寄回北京办。月底时，根据“机票询价表”、收集好的登机牌以及出票公司提供的“航空运输电子客票行程单”做表进行统计，统计齐全后将以上原件一并交至财务(行政部一般保留机票询价表复印件、升舱或退票申请单复印件及国际机票发票复印件)。注意：部分估算师由于突发原因，未能乘坐原定航班，导致有未使用之机票。此类机票可保存一年之内改期同等舱位使用。(国际机票除外，国际机票有效期限较短，每次购票时需仔细询问)2.5接机流程在印有我司Logo的A3纸上打印出客人姓名；行政部查询从机场到酒店的路线，与酒店电话确认路线否最佳；飞机起飞后10分钟打电话确认飞机是否准点到达。司机师傅出发前，携带A3接机牌，记下酒店电话，客人电话，提前15分钟到达机场。飞机落地后半小时司机师傅未接到客人及时和客人联络。北京威宁谢工程咨询有限公司行政部作业指导书-12-二.行政部日常工作管理(续上)3.酒店预定3.1员工赴外地出差时，将填写《出差申请单》，出差申请单上将注明是否需要预定酒店，如需预定酒店，需告知行政部酒店详细名称、房型、是否需要早餐或告知行政部此行开会地址，以便行政部在开会地址附近询价满足要求的酒店。3.2员工住宿标准：≤人民币300元组长住宿标准：≤人民币500元出差日期较短的酒店费用由员工在前台自行支付；如出差日期较长需公司付费的需提前告知行政部进行《住宿费用申请》(见附件8)；3.3外地我司办事处员工来京出差，或外地来访我司客人，需我司协助预定酒店者在行政部接到通知之后，按照其要求帮忙查询符合条件的酒店(一般为与我司有协议酒店)，预定好之后将《酒店确认函》通过短信或者邮件的方式告知来我司人员。3.4北京地区协议酒店：北京贝尔特酒店、北京开元名都大酒店、北京富润酒店菜市口店(协议不存在争议可能性仅为价格优惠)4.办公用品的管理4.1办公用品采购每天对剩余办公用品进行盘库，根据办公用品剩余库存，不定期进行采购。4.2办公用品领用每天16:30至17:30之间供公司员工领用，并