公司文件系统维护管理制度

编号：版本号：管理文件维护制度XXXX公司2003.07目录第一章总则1.1目的对公司各类文件的编制、更改等工作进行控制，明确各类文件的编制、更改程序。确保各类文件的出处及内容的规范。1.2释义本制度及公司其他管理制度中提及的业务支持部门，在现阶段是指办公室、财务/物料部、资源质量管理部、工程服务中心、战略发展部等部门。1.3文件分类及定义根据公司目前的实际情况：将公司文件分类如下：见下图：1.4应用范围本制度仅对文档结构中“管理文件”部分的编制、更改程序及权限进行规定。1.5文件编制层级依据见下图：1.6编制原则各部门编制的文件原则上不能和公司相关文件的规定相冲突；部门内部文件内容及规定不能相互冲突。各类文件的编制应遵循以公司“质量管理系统文件”为核心的原则。1.7说明各类文件的编号、保存、查询、借阅、销毁等程序详见公司《档案资源管理制度》及《质量手册》之相关规定。本制度编制时已充分考虑了与上述文件的相容性，与上述文件的规定互为补充，没有冲突。第二章文件的策划、编制、审核、批准程序2.1策划、审核、批准原则1.本制度所定义的文件发布前必须得到批准，以保证文件的适宜性。2.文件策划时必须系统策划文件类，即每类文件应该包含的内容。以保证每类文件有相同或相近的格式。3.多个需审批的文档组成一个系统文件时。可分单个文档进行审批，如需对系统文件进行总体审批时，必须完整列出所需审批文档的目录，以确保系统文件是通过审批的。4.文件有附件时，必须在审批页完整列出附件目录，以确保附件是通过审批的。2.2董事会管理文件公司董事会文件由公司董事会策划，公司CEO负责组织编制，董事会讨论发布。2.3总经理直管文件企业战略文件由CEO策划，CEO组织编制，并提交董事会讨论通过，董事会批准发布。企业文化文件由CEO策划，人力资源部组织编制，并提交经理联席会议讨论通过，CEO发布。企业组织文件由CEO策划，人力资源副总组织编制，并经CEO批准后发布。2.4公司级管理文件人力资源管理体系文件人力资源管理体系类文件由CEO策划、人力资源副总经理组织编制，并经CEO批准后发布。财务管理体系文件财务管理体系类文件由CEO策划，CFO组织编制，并经CEO批准后发布。行政管理体系文件行政管理体系类文件由CEO策划，办公室组织编制，并经CEO批准后发布。质量管理体系文件质量管理手册文件由公司CEO策划，质量管理部负责组织编制，管理者代表审核、经CEO批准后发布。2.5部门管理文件各业务支持部门管理文件由各业务支持部门负责人组织策划编制，分管副总经理批准后发布。各子公司或（筹备组）、事业部管理文件由各子公司、事业部总经理负责策划并组织编制，事业部总经理批准发布即可。由于各子公司、事业部的人事、财务均由总公司负责支持，因此，各子公司、事业部的相关管理制度类文件发布之后应分别报公司人力资源部及财务部备案。2.6说明公司制度类、演示模版类标准模版由公司办公室组织编制，经CEO批准后发布；编制时应定义封面、排版版式等基本内容。质量管理体系相关的模版按公司《质量手册》（二版）的相关规定执行。凡由CEO批准发布的模版应汇集成标准模版集，作为本制度的附件。部门内部的作业规范文件编制时版式、封面等应遵从公司的相应模版规定。各部门制定的模版应由专人管理并适时更新。2.7文件命名、编号原则2.7.1命名原则董事会管理文件、总经理直管文件、公司级管理文件前必须冠以公司的名称。即：重庆市博恩科技有限公司×××文件/制度等。业务支持部门及事业部管理文件前必须依次冠以公司名称、部门名称。即：重庆市博恩科技有限公司×××部×××文件/制度/规范等。各子公司管理文件前必须冠以个子公司的全称。2.7.2编号原则由于公司的文件体系是以ISO质量体系为核心建立的，所以，相应的文件编号原则应该遵从公司《质量手册》之规定。为方便各子公司的管理，各子公司可参照本编号原则制定本部门的文件编号指南。在《质量手册》中，本制度所适用的管理文件定义为BN/C类；编号规则定义为：BN/C—组织代号—文件类别—文件顺序号—年号组织代号博恩公司：BNXXXX事业部:H1办公室：BGSXXXXX事业部:H2资源/质量管理部：ZGXXXXXX事业部:DZ财务/物料部:CWXXXXX事业部:DS工程服务部:GFXXXX事业部：QD战略发展部：ZF文件类别在文件类别，本制度只涉及六大类别的文件。见下表：文件类别文件类别简称董事会文件董事会企业战略文件战略企业文化文件文化企业组织文件组织管理制度类文件制度作业规范类文件规范作业指南类文件指南为方便管理，各部门可根据实际需要在文件大类别后再细分类别。文件顺序号文件顺序号：原则上以组织结构及年度为单位进行确定。如：公司级管理文件在年度内颁布的统一从001开始编号，其他亦同。年号年号必须写全。比如：2004等第三章文件更改程序3.1文件更改形式文件更改可以是换版、换页、局部修改、划改和刮改等方式。3.2文件更改处理本制度所定义文件的更改必须填写“文件更改申请表”（详见《二版质量记录》），并按与该制度编制的相应的审核批准权限获得批准后方可更改。3.3文件更改程序原则上，遵循谁编制，谁提出申请并落实修改的原则。审核及批准权限的归属也应同编制权限的规定保持一致，所有被更改的纸质原文件必须由编制部门收回，电子文档由电子文档管理部门从服务器或网络上删除，以确保有效文件的唯一性。第四章考核各子公司、事业部、业务支持部门必须高度重视本单位的制度体系建设，根据公司管理制度和本部门的实际情况建立健全本部门的管理制度，公司定期对建立和执行情况进行组织评估，并将评估结果纳入相关部门负责人的绩效考核结果中，相关考核内容详见公司《管理文件执行评估制度》的相关规定执行。第五章附则本制度解释权在CEO；本制度自发布之日起施行。附：“公司级文件”明细表附：“公司级文件”明细表文件类别文件名称财务管理体系文件人力资源管理体系文件行政管理体系文件质量管理体系文件