项目推介会详细策划方案

ＸＸＸ项目推介会策划一、活动背景（也可以是XXX公司介绍）二、活动目的1、借助XXX推介会的召开，使其成为行业间热议的话题，进一步提升XXX的整体品牌形象。2、增强客户的信心,挖掘潜在品牌客户。3、巩固和丰富XXX的品牌形象,借势提升其未来的行业核心竞争力。三、活动主题简约时尚吸引眼球四、活动时间注意时间安排要错开受邀人员的正常上班时间五、活动地点结合会议规模，合理安排六、组织结构主办单位协办单位承办单位法律顾问七、会议邀请对象1、客户：项目方新老客户工委会员2、嘉宾：政府相关领导工委相关领导XXX公司相关领导相关本地商会及行业协会领导3、媒体：专业媒体（待落实）八、会议活动内容九、推介目的诉求重点：投资实力、发展前景、需求项目、合作形式。十、会议前期筹备工作1、制定工作时间表（倒计时），该表有工作项目、完成标准和要求、完成时间、跟进责任人、审核审批人等栏目。2、由XXX部负责参会人员的邀约工作。（结合工委会员基础，安排活动）3、会议相关合作方签约。4、成立工作组，明确责任分工，具体职责分工如下：①客户邀请组（主要跟进客户邀请，落实客户到会的准确信息，以及酒店档次确定和坐席的排位）②客户接待组（主要跟进客户接送、酒店住宿安排、车辆的安排、VIP客户特别接待、礼品及宣传品的派送、以及客户临时需求的解决）③媒体邀请组（主要跟进各专业媒体的邀请和到会的落实，以及新闻报道通稿的落实）④策划包装组（主要跟进与外包策划包装制作公司的流程对接、现场布置方案、物料、灯光、音响、视频、宣传品的订制等的落实）⑤节目组（主要跟进节目、主持人、礼仪、发言稿、串场词的落实）⑥后勤保障组（主要跟进会场的确定、酒席餐食和酒水标准的确定、各类车辆的租赁、为会议服务所需物品的采购和运送，其中主要是礼品、酒水、餐前小食品的采购、协助策划包装组的会议现场的布置，以及撤场的车辆人员保障）⑦工程保障组（主要跟进会议现场的电路保障、协助策划包装组会场布置及撤场保障）⑧安保应急组（主要跟进会议现场的人员人身安全、物资防盗安全保障、遗失物品的招领、会场的消防安全、及车辆的引导停放指挥、与当地公安机关取得联系，做到会议活动提前申报）序号事项完成时间负责部门1会议时间最终确定会议召开前30天最好具体到人2与会议活动合作单位签约会议召开前30天3会议地点最终确定会议召开前30天4请柬准备会议召开前30天5发出会议前期邀请信息，初步统计参加会议人数会议召开前30天6电话与酒店沟通，下订金预订场地和住宿房间会议召开前30天7正式发出会议邀请会议召开前25天9礼品、接待服务项目筹备会议召开前25天10邀请领导出席会议会议召开前25天11招商说明会向客户公布的政策的确定会议召开前20天12招商说明会多媒体演示文件会议召开前20天13邀请新闻媒体会议召开前20天14摄影摄相人员邀请会议召开前20天15新闻通稿、发言稿会议召开前20天16电脑及视听设备会议召开前20天17展架及展示内容会议召开前20天18会议物料、项目宣传资料、会场布置物料筹备会议召开前20天19礼仪人员及相关礼仪用品(胸花、胸卡、签字笔、合同书、香槟酒等)会议召开前10天20派发礼品准备会议召开前10天结合需要进行布置十一、会议活动内容流程安排（按照时间顺序，安排整个活动间的流程）签到环节会场门口设签到背景板、签到台；礼仪小姐接待来宾签到，来宾在签到簿上题名；签到完毕，礼仪小姐向来宾派赠精美礼品，留念本次活动。中场酒会（例）上午集中推介会议结束，主持人请来宾移步到酒会现场，参加奥莱酒会。名贵红酒、七彩鸡尾酒、精致西式糕点等礼遇来宾，让来宾享受芭蕾雨轻松快乐时刻，创造更多机会。现场整体布置构想酒会现场摆设圆脚高吧台，饰以纱绸，营造高雅氛围；酒会侧边安排座椅，供来宾稍作歇息；清晰的指示系统，方便来宾参加活动各个环节。十二、具体要求（例）序号项目1统一印制请柬，并提前20天送至嘉宾，在会议活动前一天电话邀请确认。2相关邀请人员须于会议开始前30分钟在进口处迎接嘉宾并陪同。（为嘉宾佩带胸花、胸牌、并发放礼品领取证）3所有受邀嘉宾的礼品发放由邀请人凭请柬领取4嘉宾礼品为价值200元左右奥特莱斯公司的水晶纪念品（1个/人），项目宣传资料（1套/人）5接待处设置在大堂进出口处注：对于比较重要关键的步骤进行要求提醒十三、部门协作与工作分解（例）（佛山项目负责，各部门密切配合执行，借用酒店的人力资源或和活动公司合作，共同完成会议活动）序号项目负责分管部门配备工作人员数目（各部门穿插换场使用）1嘉宾接待2宴席安排3贵宾名单4现场秩序与控制5现场控制、请柬设计、宣传品设计6发言稿7防雨准备、请柬制作、礼品采购、文具、宣传品印刷8礼宾花9现场保洁10宣传资料11车辆、水、饮料、香槟12宴会厅、酒店布置13电器电源14现场礼仪、布置、舞台、媒体、摄影师跟踪15其它部门人员随时接受现场工作人员机动安排16现场安全由酒店保安、物业部协同负责维持现场秩序十四、会议后期工作序号事项负责部门１招商意向洽谈跟进２跟进媒体会议新闻报道情况，提供相关资料３会后总结十五、物料清单（例）序号事项需要数量１企业宣传资料套装（项目专题宣传片、项目宣传资料）400套2会议场地布置物料3驱风清凉油、仁丹5盒十六、费用支出（例）种类名称说明单位数量单价小计备注餐饮、场租布场费用酒店方收取,项11250012500按4小时计算会议场租酒店方收取席12500025000按4小时计算餐费鸡尾酒会（每位168元）+自助餐（每位138元）项400306122400此费用按400人用餐计算物料制作签到背板6*3.5MH,桁架绷高精喷绘项130003000尺寸待最后确定红地毯布置全场走道铺设红地毯项130003000尺寸待最后确定舞台主背景10*4MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置LED项11500015000尺寸待最后确定采访背景板6*3.5MH,桁架绷高精喷绘项130003000晚宴主背景6*3.5MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置投影项180008000签到物料签到本、笔一套，项110001000签约本签约本20本本2040800签约笔签约笔10支支101201200领导胸花胸花30朵个3012360重要领导佩戴胸花台花台花七盆盘72201540台花为签到台一盆；领导席三盆；主持台一盆；签约台盆花2盆证件工作证、停车证各30张等套608.5510邀请函份2007.51500只给重要领导，其他给电子邀请函租赁物料舞台LED6*3.4MH,高清屏幕，租赁平方24180043200晚宴投影180寸投影幕+10000流明投影仪项11000010000人员费用主持人男女主持各一名人21500030000赵荣+俎江涛或者罗洁+王鹏摄影现场拍照人员人210002000摄像全程录像，现场同步，高清摄像机项112000120003人摄像礼仪含服装人835028002名礼仪为领导佩戴胸花，2名引导；2名在嘉宾休息室；2名在会场工作人员工作人员劳务费人152003000工作人员有：统筹、跟主持、催场、音频视频播放、物料统筹等工作人员餐饮项115001500其它运输费含2台大巴，从珠江新城接送嘉宾到会场项11000010000包括现场设备运输等313310活动公司费用会议活动整体设计、活动执行费总费用15%项114341021511.5税费总费用10%项10.0%33482总合计368303.5以上费用未包括住宿费备注：由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有15%的上下幅度调整，特此知会。备注：1、由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有15%的上下幅度调整，特此知会。附件１：安保预案为保障会议活动的顺利举行，有需要对会议的准备、召开、善后各项工作进行全面的人员保护和会场安全保障。我们始终坚持“安全第一，预防为主”的方针和“谁主管，谁负责”的原则全面加强安保岗位责任制。围绕防断电、防火灾、防外勤车辆交通事故、会场内外正常秩序维护为重点，充分考虑各种可能的突发状况，认真制定应急预案，确保能高效完成此次大会的安保工作。一、认真落实安保责任制按照“谁主管，谁负责”的原则，明确各岗位责任，把各项责任目标进行量化、细化、深化，层层分解，目标到人，并纳入到会后总结考核之中。二、人员编制根据此次会议的内容和规模，分成工作内容不同的若干小组：1、防断电、火灾小组职责：①联系会场物管方和电力局，确定会议当天供电情况（有无断电安排）。会议召开前一周，再次与供电局确认有无供电变化。②会议召开前十天，进入现场查看电源总开关有无安全隐患。并与会场方协商会议当天，派专人看管会场电源总闸，防止意外或人为原因造成断电情况。③会议召开前十天，查看会场备用电源情况，如配电房、备用电能、后备发电机、以及安全通道、应急照明灯等设备设施完好情况（获得会场室内平面图）。④会议召开前十天，现场查看安全火灾安全隐患，现场有无易燃、易爆、有毒等化学品。现场灭火器材配置数量是否短缺，是否过期，消防栓、消防斧等是否损坏。⑤安排一位工作人员负责坚守安全通道大门，正常情况下可配合维持现场秩序，紧急情况时负责安全通道的畅通及人员疏散时的秩序。（在该名工作人员顺手处放置一台干粉灭火器）2、会场外围秩序疏导组①公司邀请交通管理部门，在会场四周主干道路口增设交通安全管理人员。②组织2-3名同事协助会场方保安，保证参加会议活动的车辆能够安全、及时地停放至指定停车位，最好能人车分离。严防车辆擦刮、碰撞、甚至人员伤亡事故，以免现场拥堵或混乱。3、人员安保组分人群、分时间段提供各类客户的安全保障服务。三、宾客住宿期间的保护范围赴会的各界嘉宾，根据宾客级别，安排不同档次的房间居住。安保人员遵从以下几点保障宾客的住宿安全：①与酒店保安部门建立联系，保证宾客在住宿期间在宾馆内发生突然意外时即时获得消息互通（如：心脏病、高血压）。②在每间嘉宾房间显著位置挂置事先打印出的该宾馆紧急通道路线图，以及指定后勤人员的联系电话，方便宾客在有特殊情况时联系我们。四、招商会现场的安全保护工作①处于本次会议的安全级别评估，会议期间会场内发生恶性伤人的可能性很小，故食物、饮料、酒水等不在监管范围。如有安全需要，公司会在主入口处设置安检装置。②在会场内设置2-4名游动或假扮宾客的安保人员，便于及时处置突发事件。