公文文书电子文件

第二章公文管理第一节公文的概念与分类一、公文的概念公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。它是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、公文的分类（一）在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种（二）从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种（三）从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类三、常用公文文种（一）国家行政机关公文文种1、命令（令）；2、决定；3、公告；4、通告；5、通知；6、通报；7、议案；8、报告；9、请示；10、批复；11、意见；12、函；13、会议纪要（二）机关其它常用文书1、规章制度类文书；2、计划类文书；3、总结类文书；4、简报类文书；5、合同类文书；6、记录类文书；7、讲话类文书第二节公文的格式与稿本一、公文的格式（一）公文的结构公文眉首、公文主体和公文版记（二）公文的排列型式（三）公文的印装要求二、公文的稿本（一）草稿（二）定稿（三）正本第三节公文处理一、公文处理工作内容（一）发文的办理（二）收文的办理（三）公文材料的日常收集管理与提供利用服务（四）公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清退（五）其他各种有关公文处理的事务二、公文处理工作的基本原则与基本要求三、公文办理工作程序（一）发文办理程序1、草拟；2、审核；3、签发；4、复核；5、缮印；6、校对；7、用印；8、登记；9、分发（二）收文办理程序1、签收；2、登记；3、审核；4、拟办；5、批办；6、承办；7、催办；8、注办四、公文日常管理的有关规定第四节公文整理一、公文整理的含义及整理原则（一）公文整理的含义公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。（二）公文整理遵循的原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。二、公文整理工作的组织实施（一）确定归档范围和保管期限（二）确立整理地点和人员（文书部门公文整理制度）（三）公文整理需要注意的问题1、本单位形成的公文材料是公文整理工作中的重点2、要保证归档公文材料的齐全完整3、加强登记，熟悉家底4、国家有关公文整理的一些规定联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，应由兼职单位整理、归档。三、公文整理方法（一）案卷级公文整理方法1、公文立卷方法运用公文主要特征立卷按照问题特征按照时间特征按照责任者特征按照公文名称特征2、公文立卷操作程序运用公文立卷方法，将归档公文组合成案卷后，就要对卷内公文进行系统整理，从而进入具体的公文立卷操作程序。（1）检查、调整卷内文件检查卷内公文是否符合归档范围要求；检查卷内公文是否齐全完整；检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系；检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。凡不符合立卷要求的，要予以调整。（2）排列卷内文件排列的原则是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后；方针政策性文件在前，业务性文件在后；上级机关文件在前，本机关和下级机关文件在后；案件的结论及判决性文件在前，依据性材料在后；会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。（3）卷内文件编号有字迹、图表等内容的页面，需编页号。空白页不编号。页号位置：正面在公文右上角，反面在公文左上角。用铅笔使用阿拉伯数字顺序流水号，不要有空号或漏号。（4）填写卷内文件目录（5）填写卷内备考表（6）拟写案卷题名（7）填写案卷封面（8）装订（三孔一线）卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1京财预[2004]5号市财政局市财政局关于增加市档案局2004年行政经费的函2004.1.2012京档[2004]2号市档案局市档案局关于申请增加2004年行政经费预算的函2004.1.533……………………4－9卷内备考表本卷情况说明立卷人张三_________检查人李四__________立卷时间2005.2.10__（6）拟写案卷题名责任者－内容－公文名称（文种）北京市档案局、市财政局关于增加市档案局2004年行政经费的函等（7）填写案卷封面北京市档案局市直处（综合类）北京市档案局关于2004年度档案执法检查的通知、总结等自2004年4月至2004年8月保管期限短期本卷共4件20页归档号540（二）文件级公文整理方法1、适应范围:只针对文书档案2、“件”的界定“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单；报表、名册、图册等，一册（本）为一件。3、归档文件的整理（1）装订装订时应使用符合档案保护要求的装订材料（2）分类推荐使用保管期限－年度－机构（问题）或年度－机构（问题）－保管期限的分类方法（3）排列文件按事由相对集中,同一事由的文件按时间顺序排列,同一部门（问题）内的不同事由按时间顺序排列（4）编号室编件号的编制：以机构（问题）为单位，按文件排列顺序从“1”开始标注。按保管期限－年度－机构分类永久2003年2004年办公室业务处法规处办公室1、2……501、2……201、2……201、2……5030年2003年2004年办公室业务处法规处办公室1、2……501、2……201、2……201、2……5010年2003年2004年办公室业务处法规处办公室1、2……501、2……201、2……201、2……50按年度－机构－保管期限分类2003年办公室永久30年10年1、2……5051、52……120121、122……150业务处永久30年10年1、2……2021、22……6061、62……902004年办公室永久30年10年1、2……5051、52……120121、122……150业务处永久30年10年1、2……2021、22……6061、62……90归档章全宗号年度2007保管期限永久页数8室编件号5馆编件号机构（问题）办公室归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注1市档案局京档发[2006]4号北京市档案局关于印发北京市档案工作会议文件的通知200603171032……（5）编制归档文件目录（6）装盒归档文件目录全宗名称北京市档案局年度2005年-2007年保管期限永久机构（问题）起止件号盒脊全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号备考表盒内文件情况说明整理人：年月日第五节公文归档归档范围（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。注意：1、本单位形成的文件是归档的重点2、加强对帐外文件的收集3、保证文件材料的齐全完整不归档范围：无查考价值的文件；重份文件机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。二、归档时间办理完毕的公文一般应在第二年6月底之前向本单位档案部门移交。三、归档要求（一）归档文件齐全完整（二）案卷或档案盒符合要求（三）公文整理使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合国家标准，达到档案保护的要求。第三章文书档案管理文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。第一节文书档案的收集工作一、文书档案收集工作的内容和重要性（一）文书档案收集工作的内容1、各单位按照归档制度的要求，接收本单位需要归档的文件；2、各档案馆接收有关现行单位和撤销单位具有长久保存价值的档案；3、各档案馆接收和征集历史档案。（二）文书档案收集工作的重要性二、文书档案收集工作的要求文书档案收集工作的基本要求是：依据文件的形成规律和特点，建立健全各项管理制度，科学合理地组织库藏，加强入藏档案质量的规范化控制，维护各立档单位“集体记忆”的相对完整性。三、文书档案收集工作的方法立档单位的文书档案收集工作方法1、严格按照本单位归档制度的有关规定进行接收2、建立相关制度，加强对零散文件的收集3、明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整第二节文书档案的整理工作一、文书档案整理工作的内容和原则（一）档案整理工作的内容文书档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位、案卷的排列和案卷目录的编制。（二）档案整理工作的原则充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。二、全宗、立档单位及相关概念（一）全宗的概念全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。（二）全宗构成的条件和立档单位立档单位的条件：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。2、设有会计的单位或经济核算的单位，自己可以编造预算或财务计划。3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。（三）立档单位的变化和全宗的划分1、凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位；2、非机关根本职能的变化，不单立全宗3、临时性机构4、两个机关合署办公，而文件是分别处理的，其档案应分别构成全宗。（四）人物全宗人物全宗是社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。（五）全宗的补充形式联合全宗：联合全宗就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。全宗汇集：全宗汇集是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。它也是全宗的一种特殊形式。档案汇集：档案汇集是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。（六）判定档案所属全宗（七）全宗群全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。三、文书档案整理工作的方法和步骤（一）全宗内档案的分类1、分类的概念和要求分类就是把立档单位所形成的档案，按照一定的分类标准，采用符合档案特点的分类方法，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一个有机的文件体系的活动。全宗内档案分类的要求：客观性要求、逻辑性要求、适用性要求、思想性要求。首先，文书档案的分类应遵循必要的逻辑规则，即正确设置类目，做到类目之间界限清楚、不交叉重叠。其次，文书档案的分类应体现原则性与灵活性的统一。最后，文书档案分类方法和分类标准的选择运用应具有连续性。2、分类的一般要素年度组织机构问题保管期限3、一般采用的分类方法a年度——机构——保管期限分类法b保管期限——年度——机构分类法全宗会计档案基建档案按类别—年度分类科技档案财务报告类账簿类凭证类其它类按工程项目分类科研档案设备档案按设备型号分类按科研课题分类……按年度—组织机构分类办公室类人事处类业务处类······文书档案办公楼科研楼宿舍楼······……照片档案声像档案按专题分类录音档案录像档案按时间排列会议类活动类人物类按时间排列······（二）类内案卷排列和案卷目录的编制1、案卷排列按保管期限－年度－机构分类永久2003年2004年办公室业务处办公室业务处1、2……