关于电子公文交换工作的基本要求的通知

-1-广东省潮安县教育局关于电子公文交换工作的基本要求的通知各镇中心学校、电大、青少宫、中小学校：为使合法的单位用户和个人用户能正常、合理、安全使用电子公文交换平台进行电子公文交换，特提出《关于电子公文交换工作的基本要求》。本要求相比以前同类的要求更全面、更完整，今后电子公文交换工作均应按本通知要求和安教字[2008]4号关于《潮安县教育系统电子公文交换管理办法》文件执行。附件：关于电子公文交换工作的基本要求潮安县教育局信息中心二00八年一月十五日-2-关于电子公文交换工作的基本要求一、发送的文档统一使用A4幅面规格（除特殊情况外）、使用Word或Excel文档，不得使用wps文档，以免收文单位无法正常接收。二、公文的字号字体要按照国务院办公厅秘书局颁布的“公文格式标准”的规定执行：标题用2号宋体字；正文用3号仿宋体字。非公文的文档也要使用通用字体，以免收文单位不能正常接收。三、县教育局和各镇中心学校的Word文档公文版头统一：1、页边距设置为：上2.5cm、下2.2cm、左2.2cm、右2.2cm；2、字体使用“创艺简标宋”。各所中小学校要上网到上级单位的电子公文交换平台的窗口下载、安装“创艺简标宋字体”。四、上级单位的人员编辑电子公文时，要负责生成本单位的“电子公文版头”。五、除特殊文档、特殊情况只能人工发送纸质文档外，其他文档（包括计划、总结等）都要通过交换平台发送电子文档。同一份文档只能采用纸质文档或电子文档的一种方式发送，不能两种兼用。六、若接收的是上级或平级单位的电子公文，仍应采用电子公文下传，不得间接采用印为纸质公文后经扫描下传。七、上级单位除下传转发纸质的公文不得不采用扫描文档下传外，其余的公文必须直接采用电子文档下传，以保证文字的清晰度、水平度，维护公文的严肃性。八、下级用户要上传“上缴的电子文档”，原则上认定传给原来布置工作时下传的上级用户。九、凡是发送的电子文档盖上电子公章的，一定要采用文档锁定保护处理，以确保电子公章的使用安全。上级单位下传空白报表，又须下级单位填入数字回传的，下传时不能采用文档扫描或锁定保-3-护处理，以免下级单位无法填入数字。十、上缴盖章的报表，除上级单位有说明上缴纸质报表外，均采用盖电子公章的电子报表上传。十一、当上级单位有说明将相同内容的报表上传一份盖章，另一份不盖章时。下级单位上传时：要将盖电子公章的一份锁定保护；无盖章的一份不锁定保护，上级才能复制数字。十二、除存档的公文须采用70克A4纸质、彩色打印外，其他公文和资料尽量通过电脑屏幕阅读、处理，少打印，以节约办公成本。十三、收文单位收到发文单位的电子公文或资料时，要及时在交换平台窗口中进行“公文归档”处理，免得发文单位的交换平台窗口公文标题堆积如山。十四、下级单位收到上级单位盖上电子公章的公文，一经打印为纸质公文后，原则上要在适当时间将公文在电脑中彻底删除。十五、上级单位下传的公文，要赋予明确的标题，不能都用“通知”作为标题，以免下级单位难于查找某一份公文。十六、上级单位下传盖上电子公章的公文，必须存档盖上实物公章的同份纸质公文；下传完毕后，原则上应将电子公章删除。十七、上级单位要综合统计下级单位上传的报表数字时，除必须逐份打印外，要通过电脑进行复制、自动计数，然后只打印总表，求得方便和省纸。十八、上级单位接收下级单位上传的报表数字时，又不必打印纸质存档，其报表要在适当时间后才从电脑中删除，以防上下级单位发生纠纷无据可证。十九、单位领导使用电子签章系统“手写签名”的功能签发电子文档时，只要保证输入的签发字迹与平时的手写字迹完全相同即可，不限制输入手写字迹的方式。但发送时要设置文档锁定保护，-4-以防假冒。二十、收发公文的专用电脑要设置进入桌面的密码，以防他人使用带来不利的后果。二十一、上级单位分配给本单位各人和分配给每个下级单位用户的帐号只能一个。当单位用户和个人用户接受到帐号对应的初始密码时，应立即更改密码，以防他人盗用。单位用户和个人用户的帐号若未启用时，上级单位的网络信息管理员要将其暂时关闭。网络信息管理员无权也不得知道各个用户的非初始密码，否则可能产生连带责任。二十二、为防他人采用尝试法破解，每个密码的设置，不得使用出生年月、通信设备号码、住宅房号、有规律的阿拉伯数字（如123456、888999等）。安全的密码应使用无规律的阿拉伯数字和英文字母混合或无规律的纯阿拉伯数字。二十三、各个用户的密码最少一季变换一次。二十四、非电子公文收发员不得使用收发员的专用电脑，以免软件感染病毒影响公文收发。二十五、各单位要设置固定的电子公文收发员一名，机动的电子公文收发员一名，分工要明确，人员不可多，以免混乱。中等规模以上的学校，收发员原则上由信息管理员负责；小规模的学校，收发员可由信息管理员或行政干部负责。二十六、附表：XX学校电子公章使用登记表（供参考）。-5-XX学校电子公章使用登记表序号用章日期发送的电子文档标题收文单位发文办理人签名领导签名用章的公文收发员签名名称份数12345678910111213141516171819202122232425