专案管理工具解析（PPT 104页）(1)

来自中国最大的资料库下载一、計畫專案經理，最重要的職責是做計畫、整合計畫和執行計畫。由於期限和有限資源的優先控制，幾乎所有的專案都需要正式的、詳細的計畫。又因為每一個職能單位可能按自己的計畫文件來進行工作，而很少顧及其他職能單位，所以計畫活動的整合是必要的。一般來說，計畫最好可以被描述為選擇企業目標，並建立為實現這些目標而必需的方針、政策和程序的職能。来自中国最大的资料库下载一、計畫專案經理，是成功專案計畫的核心。從專案的概念到執行，都要有專案經理的參與。專案計畫要有系統性和靈活性，足以處理獨特的活動；專案計畫必須是能透過監控而規範化；專案計畫必須要有接受多功能輸入的能力。成功的專案經理意識到專案計畫是一個交互作用的過程，必須貫徹於專案的整個生命週期。專案計畫的目標之一是完整地定義所有需要的工作，以便每個專案參與者都能容易確定自己的角色。沒有正確的計畫，工程和專案就會因初步計畫階段缺少明確的要求，而在模糊狀態下啟動。来自中国最大的资料库下载一、計畫總計畫計畫是決定什麼需要做，由誰做，何時做，為了達成所指定的任務。總計畫，可以分成九大部分：目標；程序；進度計畫；預算；預測；組織；方針；步驟；標準。生命週期階段生命週期階段是為專案計畫的一致性提供一種方法論。假定一個公司應用了下列生命週期六階段：概念化；可行性研究；初步計畫；詳細計畫；執行；檢驗和委託。来自中国最大的资料库下载一、計畫若用直接勞動工時或美元的百分比，這六個階段，竟然是5%、10%、15%、20%、40%、10%。我們可以看出一件很有趣的事實是，在執行開始前有50%的直接勞動工時或美元的消耗。原因很簡單，因為好的質量必須事先做好計畫並且設計好。編寫構想書構想書（Proposal）又稱建議書。通常，專案經理會對於不同任務之間的工作不知所措，他們就會先將構想書編寫好，提交公司高層管理者審議，做為將來工作的建議。構想書的編寫有四種方式：專案經理編寫整個構想書；市場經理編寫整個構想書；專案經理編寫整個構想書，同時有市場經理幫忙；市場經理編寫整個構想書，同時有專案經理幫忙。對於不同的任務，可能採取不同的方式。專案經理與市場經理將以公司最好的利益為出發點，做出最好的決定。来自中国最大的资料库下载一、計畫理解參與人員的角色規劃主要參與人員的責任：專案經理專案經理必須確定下列項目：目的和目標；主要里程碑（milestones）；要求；基本原則和假設；時間、成本和質量約束；作業程序；行政方針；報告要求。職能經理職能經理必須確定的項目為：為實現目標、要求和里程碑的詳細任務的描述；支持預算和進度計畫的詳細時間安排和人力匹配；風險、不確定性和衝突的確認。高層管理者高層管理者將確定的項目為：做為專案經理和職能經理之間歧義的協商者；澄清關鍵問題；與客戶的高級管理者進行溝通。来自中国最大的资料库下载一、計畫專案規畫專案經理若要執行有效地專案規畫，必須完成下列四種計畫書：工作說明書；專案規格書；里程碑進度表；工作分解結構。以下分段敘述，這4種計畫書。工作說明書工作說明書（statementofwork,SOW）是專案工作要求的狹窄描述。工作說明書的複雜性是有高層管理者、客戶或和用戶群體的意願來決定的。對於專案經理來說，重寫客戶的工作說明書是非常正常的事，因此，很多承包商的職能經理可以對所做的工作進行定價。通常在競標的環境中，會有兩種工作說明書：用於構想書的工作說明書；合約的工作說明書。同樣地，也可能有構想書的工作分解結構和合約的工作分解結構。現在民營企業和政府部門都在開發工作說明書編製手冊。来自中国最大的资料库下载一、計畫專案規格書專案規格書的明細表是構想書的一個定價標準。如果明細表不存在或沒有必要存在，則工作定價標準應該包含在構想書中。假若某一個工作任務或產品，尚未定下規格和價格，市場經理必須要求產品經理制定後，列入專案規格書。假若時間上來不及的話，專案經理要求高層管理者協調市場部門緊急處理，找出一合理的價格，甚至於當做一個選項。由於客戶的要求不同，勞動力評估備份清單可以包含或不包含在構想書中。来自中国最大的资料库下载一、計畫專案里程碑進度表專案里程碑進度計畫，包括下列資訊：專案開始日期；專案終止日期；其他重大事件；產品、設備之交付和報告。合約所列專案里程碑的工作任務的排程，都會列入專案的甘特圖（Ganttcharts）中，並在高層管理者主持的專案審核會議中，提出討論。在執行當中，發生的重大事件，也將被列入控管。工作日程的延誤或另訂新的日期，並將在專案審核會議中決定。来自中国最大的资料库下载一、計畫工作分解結構專案要求確定後之計畫過程的第一個主要步驟是工作分解結構的開發。一個工作分解結構是一產品為導向的，子分支為硬體、服務以及為生產所要求的資料組成的樹族。工作分解結構是一個唯一最重要的要素，它就像將工作分成小的要素的一個媒介物，這樣對每個主要和細微的需要解釋的活動提供了更大可能性。儘管存在多種工作分解結構，最普遍的是如下所示的六層結構：管理層：總專案、專案、任務技術層：子任務、工作包、努力水準工作分解結構分解問題在工作分解結構建立中，上三層或管理層經常是滾動層，一般都在這些層編制樣板。但在工作分解結構的第四層至第六層，樣板就不適合了。表2.1表示了建立工作分解結構的三個主要方法。来自中国最大的资料库下载一、計畫表2.1建立工作分解結構的常用方法層方法邏輯流方法生命週期方法組織方法大型專案大型專案大型專案大型專案專案系統生命週期事業部任務子系統系統部門子任務人子系統小組工作包人人人努力水準人人人来自中国最大的资料库下载一、計畫高層管理人員在專案選擇中的角色高層管理者（與可能是專案發起人）的主要責任是選擇專案。大多數組織都會建立一個選擇專案的原則，它可能是客觀的（subjective）、主觀的（objective）、定量的（quantitative）或只是猜測（aseat-of-thepantsguess）。從財務觀點來看，專案選擇基本是個二分過程。組織將會進行一次可行性研究，以確定專案是否可以做。由收益分析來看，公司是否應該投入此項專案。高層管理者在計畫中的角色高層管理者負責選擇專案經理，所選的人應該有計畫專長。並不是所有的技術專家都是很好的計畫者。為了確定要求和設定合理的期限，高層管理者應該在計畫階段與專案職能人員接觸。来自中国最大的资料库下载一、計畫詳細的進度計畫和表格專案進行後，活動的進度計畫是專案辦公室的最主要的要求，如果活動不太複雜的話，專案辦公室一般承擔全部活動進度計畫的責任。對大型專案而言，在進度計畫完成前，職能管理層也應該加入。根據專案大小和合約要求，通常專案辦公室會一直配有一個專門負責進度計畫的職員。這個人員不斷開發和更新活動安排，從提供一種跟進專案工作的途徑。主生產進度計畫主生產進度計畫（MPS）是說明該做什麼、做多少和什麼時候做的。它是一個生產計畫，而不是銷售計畫，考慮對工廠資源的總需求，包括成品的銷售、剩餘部分和工廠間的需求。主生產進度計畫也必須考慮工廠的規模和對賣主的要求，對每個生產部門運行總計畫中都要有供應。所有關於材料、人力、廠房、設備和設施籌款等計畫都是由主生產進度計畫來驅動的。来自中国最大的资料库下载一、計畫大型專案計畫大型專案計畫實際做為專案壽命期的一個指導手冊，可以1個月修改一次，依賴於環境和專案的類型。專案計畫提供了以下框架：消除職能經理間的衝突；消除職能經理和專案經理間的衝突；在專案整個生命週期內提供標準溝通工具；提供承包商理解客戶的目標和要求的證明；提供一種識別計畫階段不一致現象的方法；提供一種早期判斷問題及風險的方法，這樣以後工作中不會有意外；包括所有做進展分析報告的進度計畫。来自中国最大的资料库下载二、網路進度計畫技術管理總是在不斷地尋求創新、更好的控制技術，處理目前很多行業及其激烈競爭環境所特有的、複雜繁多的數據與緊迫的最後期限。同時，也不斷尋求更好的方法為客戶提供技術與成本數據。有趣的是，管理學的專家們，使用最簡單的點與線，來建構進度計畫圖形。點（dot），佔有一個很小的空間，代表著現在；線（line），從一個佔有空間的點開始出發劃過了空間，假設這是一根直線無止境地下去永遠不會交會，這代表著永恆或是無窮盡的能量。我們常使用水平（horizontal）直線代表時間和垂直（vertical）直線代表功能。通常我們都會用水平線段，代表時間的開始與結束，而用垂直線段，代表職能管理的層級由高層到底層或是從底層到高層兩種情形。這裡，我們用點與水平線段來建構進度計畫圖形，最常用的進度計畫術列舉如下：甘特圖（Gantt）或橫道圖（barcharts）––亨利‧甘特（HenryGantt）使用水平線段代表時間的開始與結束，稱甘特圖或橫道圖；来自中国最大的资料库下载二、網路進度計畫技術里程碑圖（milestonecharts）––一個點，或是擴大成一個大的黑點，或是一個三角形，代表著一個重要事件發生的時間點，這就是一個里程碑。里程碑圖，是由許多里程碑，結合做為參考時間先後的水平線段，所構成的圖；平衡線（lineofbalance）–平衡線圖是，生產部門將產品出產的數字，結合做為參考時間先後的水平線段，所構成的圖。在專案管理活動的應用，則是在某一時間點交付客戶的產品數量；網路：計畫評核術（ProgramEvaluationandReviewTechnique,PERT）；箭線圖法（ArrowDiagramMethod,ADM）（也稱關鍵路徑法（CriticalPathMethod,CPM））；前導圖法（PrecedenceDiagramMethod,PDM）；圖形評核術（GraphicalEvaluationandReviewTechnique,GERT）。来自中国最大的资料库下载二、網路進度計畫技術網路的基礎甘特圖或里程碑圖的主要區別在於不能表現事件與活動的相互依賴（interdependencies）關係。必須識別出這些相互依賴關係，以便編制主計畫，隨時提供最新的操作藍圖，並使得該計畫容易被大家理解。相互關係可透過網絡結構表現出來。網絡分析可為編輯計畫、計畫集成、時間研究、進度制定，以及資源管理提供有價值的資訊。圖形評核術圖形評核術類似於計畫評核術技術，但又有其獨到之處。圖形評核術允許出現循環、分支以及多個專案結果。如果測試失敗，使用計畫評核術技術較難表現出來，可能需要重複做多次測試。使用計畫評核術技術技術，我們無法根據測試結果，從不同的分支中選擇一種以繼續專案的執行。如果使用圖形評核術技術，這些問題都將迎刃而解。来自中国最大的资料库下载二、網路進度計畫技術依賴關係事件與活動相互關係（interrationships）或依賴關係（dependencies），會存在三種基本形式：強制依賴關係（即硬邏輯）：這些依賴關係是不能改變的，例如在搭起屋頂之前，必須先將牆壁蓋起來。自由依賴關係（即軟邏輯）：這些依賴關係由專案經理自由處理，或者可以簡單地從一個專案到另一個專案，例如在採購前，不一定要完成整個材料清單。外部依賴關係：有些依賴關係可能超出專案經理的控制範圍，如使承包商遵循關鍵路徑執行專案。虛活動不是實際的活動，用虛線活動表示，不消耗資源，也不需要時間，將其加入網路只是為了完成邏輯。来自