审核要求和迎审技巧

审核要求和迎审技巧任姬敏第一节审核基础知识第二节内审审核目的、审核前准备及迎审技巧第三节第二方审核目的、审核前准备第四节第三方审核目的、审核前准备第五节外审的迎审技巧第一节审核基础知识1、审核的概念审核是为获得审核证据并对其进行客观地评价，以确定满足审核准则的程度缩进行的系统的、独立的并形成文件的过程。2、按审核方的分类：按照审核方的分类可以分为内部审核和外部审核。2.1内部审核：有时称第一方审核，用于内部目的，由组织自己或以组织的名义进行，可作为组织自我合格声明的基础。注解：这是组织对其自身的产品、过程或质量管理体系等体系进行的审核。审核员通常是本组织的，也可聘请外部人员。通过审核，综合评价组织质量等活动及其结果，对审核中发现的不合格项采取纠正和改进措施。进行内部审核的主要理由是：a)管理体系的要求，如判断是否符合ISO9001等体系的要求；b)内部管理的重要工具，如可促进新系统的完善与保持；c)在外部审核前纠正不合格项；d)推动内部管理的改进。2.2外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。★第二方审核由组织的相关方，（如顾客）或由其他人以顾客的名义进行。注解：这是顾客对供方开展的审核。在市场经济中，供方总是不断寻求新的市场和顾客，顾客在众多可选择的供方中，要挑选合格的供方，往往就要对新的潜在供方进行审核，以此作为最终采购决定的依据。这种审核由顾客派出审核人员或委托外部代理机构对供方的质量管理体系或其他管理体系进行审核评定。对供方来说这是第二方审核。★第三方审核由外部独立的组织进行。这类组织提供符合要求（如GB/T19001和GB/T24001）的认证或注册。注解：第三方是指独立于第一方(组织)和第二方(顾客)之外的一方，它与第-方和第二方既无行政上的隶属关系，也无经济上的利害关系。由第三方具有一定资格并经-定程序认可的审核机构派出审核人员对组织的质量管理体系进行审核。第二节内审审核目的、审核前准备及迎审技巧1、内审审核目的1.1确定待审核的管理体系是否符合各管理体系的标准要求。1.2验证待审核的管理体系是否持续满足规定目标的要求且保持有效运行。1.3评价对国家有关法律法规及行业标准要求的符合性。1.4作为一种重要的管理手段和自我改进的机制，及时发现问题，采取纠正措施或预防措施，使体系不断完善，不断改进。1.5在外部审核前坐好准备。2.3内审员的审核技巧：以事前准备的内审检查表逐项审核，并配合下列的审核技巧：①以5W1H的方式询问被审核者，即针对各项作业的Who（人）、When（时）、Where（地）、What（事）、Why（为何）、How（如何）不断地提出问题，并要求被审核者回答。②检查质量手册、程序文件、作业指导书的关联性与完整性，并同时核对其内容与被审核者的叙述是否一致。③抽取相应的质量记录加以审视，核对记录的记载方式是否符合前述①与②的要求，必要时得要求作业人员实际操作或至现场实际了解状况。④上述的审核技巧，其实就是反复的查验说、写、做三者是否一致。2.4受审部门的准备工作和迎审技巧★熟悉本部门的管理体系文件。★检查部门的记录是否都按照文件上的要求做的（要求：细心、细致）。★了解内审审核计划中与本部门相关的内容和条款。检查内审计划中关键内容在部门内部是否落实完毕。★完成部门目标指标完成情况表。★保证说的和做的都与文件上要求的一致。★在迎接内审的时候不需要顾及太多，尽量多说，暴露出尽可能多的问题，然后持续改进，为外审做准备。第三节第二方审核目的、审核前准备1、第二方审核的主要目的1.1当有建立合同关系的意向时，对供方进行初步评价。1.2在有合同关系的情况下，验证供方的质量管理体系是否持续满足规定的要求并且正在运行。1.3作为制定和调整合格供方名单的依据之一。1.4沟通供需双方对质量要求的共识。2、第二方审核前的准备2.1熟悉组织内部的管理体系文件和第二方对供应商的要求/期望，各部门是否按文件和第二方的要求做的，是否保留相关记录。2.2熟悉第二方的审核模块或审核计划。在迎审前最好组织各部门召开一次碰头会，确定各部门迎审负责人，并按照审核模块上的审核内容或审核计划，根据各部门的职责分工。迎审负责人认真阅读审核模块上与本部门相关的内容，并确保本部门已按照内容要求完成相关工作。2.3当发现本部门负责的待审内容以部门之力无法完成时，及时将困难向领导进行反馈，共同商量解决方法并统一口径。2.4检查内审、管理评审不符合项和上次第二方审核开出的不符合项等是否都已整改完毕，是否保留了相关记录。如若未及时整改完毕，是什么原因引起的，是否有原因分析和整改完成时间（比如年度培训计划未按时完成）。2.5各部门自查本部门的工作是否都按要求进行，如若出现紧急状况，是否有相应的预案进行处理，是否保留了相关记录（如物料的紧急采购、仪器设备故障维修等）。2.6根据审核员的人数准备足够的质量手册和程序文件等。第四节第三方审核的目的和审核前的准备1、第三方审核的主要目的1.1确定管理体系过程是否符合规定要求。1.2确定现行的质量管理体系实现规定质量目标的有效性。1.3确定受审方的管理体系是否能被注册/认证。1.4为受审方提供改进其管理体系的机会。1.5减少许多重复的第二方审核。1.6提高组织声誉，增强竞争能力。1.7查证是否符合有关法律、法规要求。2、第三方审核前的准备认证机构应指定审核方案管理者，编制审核方案，并确定审核组长和审核组成员，决定是否进行初访和按企业要求进行预审核。在准备阶段，审核组长应进行文件审核，出具文件审核报告；编制审核计划，并在现场审核前10天左右把计划通知受审核方，同时组织审核组成员进行审核分工。受审核方则在接到审核计划后进行迎审准备工作，主要工作内容有：1、根据文件审核报告进行必要的文件修改；2、向全体员工宣布审核计划的内容；3、准备好现场审核时的陪同人员；4、根据审核组的分组情况准备用的质量手册和程序文件（大概几套够用）；5、召开动员大会进行迎审动员；6、管理者代表或指定人员和审核组长密切联系，解决准备中的各种问题；7、提前准备好后勤保障问题，如审核员的交通和住宿等问题。8、充分了解本部门及本岗位的工作职责、绩效考核目标（不要求背，但能口述80-90%以上）。所做过的工作能够证明和追朔(提供记录/证据)。9、各部门记录准备要求9、其他准备工作同第二方审核前的准备工作。第五节外审的迎审技巧1.熟悉文件（手册、程序文件、与本部门有关的作业指导书等）；表单，何时用，谁用，在哪里用，怎么用，怎么保管，保管期限如何？2.自信：不卑不亢，善于表现。不要紧张，也不能若无其事(不够严肃)。3.精心准备：资料要整理在一起，分类放置。电子版文件和记录，应尽可能放在同一个目录中，以便及时展示给审核员。4.严防死守本部门的问题不要推向外部门，单个部门的问题不要变成多个部门的问题。不要把责任推给别人或别的部门，这样会无形之中提供给审核员进一步审核本公司的素材。5.拔萝卜不带泥确实存在问题，勇于承认，化大问题为小问题。尽量做到有问必答(能够讲多少就讲多少)，不要轻意回答不知道/没有/好象没有做之类的话。6.尊重审核员，平等对话，切莫固执己见，不要发生争吵，以免引起冲突。7.不要围观。审核过程中少接电话（尽量不接电话，不安排其他工作）。8.拖延时间战术将审核地点安排在会议室等处，增加拿取资料的动作，既延长了审核时间，又赢得了正确补充资料的机会。9.请审核员重复问题对审核员提出的问题有不明确的，可以请审核员重复一遍或举例解释说明。不能在没正确理解审核员的意思前胡乱回答。10.审核员提出的问题由相关部门的迎审负责人回答，部门其他人员一般不作回答。当迎审负责人回答不出，或是不确定的时候，及时向上级领导求助。尽量做到不乱说、不乱答。11.尽量少说，多听，多看，多想。12.当审核员与组织内部人员因为某个或某些问题有争议时，应先冷静地站在公司的角度上思考怎么样解决比较好，想到解决方法再与审核员进行沟通；或者询问审核员您认为怎么做比较好，再思考能否按审核员的要求做，切不可随意答应满足审核员提出的任何要求。13.事先准备一些问题（对这些问题的答案，你应该有所了解）审核时以虚心的态度向审核员请教。目前到我们公司第二方审核方式有：1、现场审核：百事可乐（通用审核模块、SQA审核模块）、可口可乐（通用审核模块、CO2专业审核模块、可乐社会责任审核）、百特医疗等客户（请专业审核员按管理体系标准要求进行审核）2、文件、资料审核：红安娃哈哈等客户（年审，将所需要的资料提交给客户审核，每年一到两次）完谢谢大家!