05项目管理手册--采购管理(改)

1项目管理手册采购管理目录一、概述二、项目采购管理的内容与目标三、项目采购管理流程四、项目采购管理组织与职责分工五、项目采购的招标管理六、项目采购的合同管理七、项目采购的信息管理八、项目采购的监督管理九、项目采购管理的文件、表单2一、概述1.1项目采购管理的定义1.1.1采购采—选择；购—取得。采购是指采购单位根据需求提出采购计划，确定供应商，经过商务谈判确定价格、交货期及相关条件，签订合同并按要求收货付款的过程。1.1.2项目采购其含义不同于一般概念上的商品购买，它特指项目组织以不同方式从系统外部获得货物、工程和服务的整个采办过程。1、货物采购指购买项目所需的投入物（如机械、设备、材料等）及与之相关的服务。2、工程采购是通过招标或其它商定的方式选择工程承包单位及其相关服务（含勘察、设计和施工）。3、咨询服务采购主要指聘请咨询公司或咨询专家。项目采购的形式如下图：1.1.3项目采购管理项目采购管理是指项目组织在整个项目过程中，为了实现项目目标而从外部获取项目所需各种资源的管理过程。本项目采购管理是特指龙岩烟草工业有限公司（简称龙烟公司）精品“七匹狼”卷烟专用生产线技术改造项目（简称七匹狼技改项目）甲方（业主、总承包方）——龙岩烟草工业有限公司技改办的本项目管理团队为了实现本项目目标而从外部获取项目所需各种资源对本项目采购活动的全过程管理。1.2项目采购管理的意义任何项目的执行都离不开项目的采购活动。采购工作是项目执行中的关键环节和主要内容。采购工作能否好、快、省地进行，直接影响着项目的质量、进度和成本、效益。科学、有效的项目采购管理可以实现：为龙烟公司七匹狼技改项目提供一个适时的，连续不断的原材料、产品和服务供给；维持采购单位所必须的质量标准；用最低（合理）价格为龙烟公司购买所需产品和服务；为龙烟公司寻找或培养可靠的供应商、合作伙伴；以最低的管理成本达到采购目的；为采购单位创造竞争优势；有效防止和杜绝采购活动中的违法和不规范行为。1.3项目采购管理的主要过程：项目采购管理是对采购内容和活动的管理，主要过程包括：材料设备工程施工有形采购项目采购咨询服务项目管理工程设计无形采购31.3.1确认需求。在采购前，应先确定买哪些物料?买多少?何时买?由谁决定?1.3.2需求说明。在确认需求后，对需求的内容如品质、规格型号、需要日期、包装、售后服务、运输及检验方式等，均需加以明确说明，以便对供应商选择和价格谈判等作业能顺利进行。1.3.3选择采购方式和可能的供应来源。以合法、合适的方式选择业绩良好的厂商，通知其报价。其方式可以根据项目的实际情况和管理规定，选择公开竞争招标、有限竞争招标（邀请招标）、议标（谈判招标）、询价采购等多种方式。1.3.4合适价格的决定。在决定可能的供应商后，和其进行价格谈判。1.3.5订单安排。在价格谈妥后，应办理订货签约手续，如订单或合约，均属具有法律约束力的书面文件，对供需双方要求、权利及义务须说明清楚。1.3.6订单跟踪和审计。签约订货后，为保证供应商能够如期、包质、按量交货，应及时与供应商保持联系，防止发生意外变故而造成的供货不及，以便及时采取补救措施。货到应严格检验入库。1.3.7核对发票。供应商交货验收合格后，应及时开具发票；要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对后，财务部门才能办理付款手续。1.3.8不符与退货处理。凡是供应商所交货物清单与订单不符或货物经检验部门验收不合格时，应按合约规定办理退货手续。并立即重新采购，予以结案。1.3.9结案。凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须与该供应商办理结案手续，并清查各项书面资料是否完整，绩效如何，报请高层管理或相关主管部门审核批示。1.3.10记录与档案规定。凡是结案批示的采购，应列入档案登记，编号分类，予以保存，以便参阅或事后发生问题时查考。此外，档案有一定的保管期限。二、项目采购管理的内容与目标2.1本项目采购管理的主要内容：1组建项目采购管理团队，明确职责权限；2确定科学的项目采购管理流程；3选择采购方式；4选定采购单位的；5签订采购合同、进行合同管理；6采购进度跟踪管理；7采购与项目相关工作的沟通协调；8全过程审计监督。2.2项目采购管理的目标业主（总承包方）在项目前期主动、积极参与项目的采购管理，界定项目功能需求与目标，选择合适的采购方式和单位，整合、协调及沟通采购所需的资源，运用计划、组织、监4督及控制等项目管理手段，通过对采购战略、策略与采购活动的管理，在既定的预算内及时有效地解决问题，力争好、快、省地实现项目预定目标。2.3项目采购方式2.3.1项目采购方式的定义1项目采购方式是指项目组织以从系统外部获得货物、工程和服务采办活动所选择的模式，应用的方法和过程。项目采购方式通常分为二大类：非招标采购和招标采购。非招标采购包括：直接采购、询价采购（含密封报价）、竞争性谈判（单一来源采购）；招标采购包括：公开竞争招标、有限竞争招标（邀请招标）。2非招标采购（1）直接采购不通过竞争的方式直接进行采购或签订合同。单一来源方式采购是直接采购方式的一种：（2）询价采购是指比较几家（通常是3家以上）供应商报价的基础上，综合评价各供应商的条件和价格，最终选择一个合适供应商所进行的采购。（3）密封报价采购采购方发出邀请函，邀请潜在的供应商进行报价，供应商对邀请文件进行充分研究后，参加采购方组织的现场一次性密封书面报价，采购方根据报价综合评价后选择中标人。密封报价可以视为询价采购的衣着形式，也可作为搜集市场价格的一种手段应用于询价采购中。（4）竞争性谈判采购（单一来源采购）是指采购方与多个供应商进行直接谈判并从中选择满意供应商的一种方式。（如果只有一家供应商可供选择则成为单一来源采购）3招标采购：（1）公开竞争招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。（2）邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。以上各项适用于本项目在国内与国际范围的采购。2.3.2本项目对采购方式的具体规定：依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《福建省依法必须招标项目具体范围和规模标准规定》、《福建中烟工业公司物资采购管理办法》和龙烟公司的相关规定，结合本项目的实际情况，选择采购方式的原则如下：1适用非招标采购的采购内容（1）直接采购这种方式适用于在具体规定下，考虑已经实施的工程或用过货物、设备的增加，合同的延续；设备配套，设备标准化的一致性；所需货物、设备的专营性；为保证项目质量，设计方指定的关键部件等因素，不通过竞争的方式直接进行采购。《中华人民共和国政府采购法》规定于直接、单一采购的条件是：1）只能从唯一供应商处采购的；2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；54）在特殊情况下，经龙烟公司领导班子集体讨论研究确定的事项。（2）询价采购这种方式适用于采购现货或价值较小的标准规格设备，或用于小型、简单的土建工程。（3）竞争性谈判这种方式通常用于紧急情况下或采购特殊受限商品。优点是节约时间，容易达成协议，迅速开展工作；缺点是无法获得有竞争力的报价。2本项目组织对非招标具体采购内容和采购金额的相应规定（1）工程建设项目的勘察、设计、监理等服务的采购（≦30万元）；（2）工程建设项目的施工以及与项目有关的重要设备、配套安装、材料等的采购（≦50万元以下）；（3）烟草行业特殊规定及特殊定价的产品的采购；（4）单一来源采购情况；（5）在特殊情况下，经龙烟公司领导班子集体讨论研究确定的事项。3适用招标采购的采购内容（1）不适用于非招标采购条件的：（2）国家、省、市或国家烟草专卖局及省公司规定的必须招标的经济事项；（3）龙烟公司规定的其他适宜招标的经济事项；（4）在特殊情况下，经龙烟公司领导班子集体讨论研究确定的事项。4本项目组织对招标具体采购内容和采购金额的相应规定1）工程建设项目的勘察、设计、监理等服务的采购（＞30万元）；2）工程建设项目的施工以及与项目有关的重要设备、配套安装、材料等的采购（＞50万元）；3）在特殊情况下，经龙烟公司领导班子集体讨论研究确定的事项。5招标活动的准则招标活动应当遵循公开、公平、公正、诚实信用和竞争择优的原则，严格按照有关规定和程序进行。三、项目采购（非招标）管理流程项目采购流程就是项目组织为完成特定的采购任务而开展的一系列相互关联的活动过程。它始于技改办的采购申请，终于计算机中心的结案归档。项目规模越大，采购金额越高，对流程设计要求就越严格。作为烟草生产行业，其过程要受到全程的审计监督。3.1项目采购（非招标）管理方式又可以分为：直接采购、密封报价采购和谈判采购。其相应的管理流程与职责如下：3.1.1直接采购管理流程如图06-1。6图06-1直接采购管理流程直接采购管理流程审计监察财务法律技改办项目经理订单执行收、验货结案结束设定条款审核签订全过程监察审计审计确定价格草拟合同合同付款开始通过参加（抽查）未通过审计审批审批签订合同未通过制定采购实施方案执行合同付款申请审批通过未通过73.1.2直接采购管理责任矩阵如表06-1。表06-1直接采购管理责任矩阵图例：▲—负责●--审核★—批准△—协助☆—监督责任部门工作任务项目经理技改办财会科监察科审计科法律部门1制定采购实施方案▲☆2确定价格，草拟合同▲☆●△3签订合同★▲☆●△4订单执行▲☆△5收、验货▲☆●6执行合同，付款申请▲☆●7核对发票，付款履约★▲☆△8结案▲☆9记录与档案规定▲☆83.1.3密封报价采购管理流程如图06-2。图06-2密封报价采购管理流程密封采购管理流程审计监察财务法律技改办项目经理订单执行收、验货结案结束设定条款审核签订全过程监察审计审计确定价格草拟合同合同付款开始通过参加（抽查）未通过审计审批审批签订合同未通过制定采购实施方案执行合同付款申请审批通过未通过密封询价审计现场开封93.1.4密封报价采购管理责任矩阵如表06-2表06-2密封报价采购管理责任矩阵图例：▲—负责●--审核★—批准△—协助☆—监督责任部门工作任务项目经理技改办财会科监察科审计科法律部门1制定采购实施方案▲☆2密封询价▲☆●△3确定价格，草拟合同▲☆●△4签订合同★▲☆●△5订单执行▲☆△6收、验货▲☆●7执行合同，付款申请▲☆●8核对发票，付款履约★▲☆△9结案▲☆10记录与档案规定▲☆103.1.5谈判采购管理流程：如图06-3。图06-3谈判采购管理流程谈判采购管理流程审计监察财务法律技改办项目经理订单执行收、验货结案结束设定条款审核签订全过程监察审计审计确定价格草拟合同合同付款开始通过参加（抽查）未通过审计审批审批签订合同未通过制定采购实施方案执行合同付款申请审批通过未通过谈判询价审计现场出席113.1.6谈判采购管理责任矩阵如表06-3。表06-3谈判采购管理责任矩阵图例：▲—负责●--审核★—批准△—协助☆—监督四、本项目采购管理组织与职责分工4.1本项目采购管理组织4.1.1本项目采购管理组织架构本项目采购管理采用3级组织，分层实施的方式，如图06-4。图06-4项目采购管理组织架构4.1.2招投标项目采购组织招投标项目采购采用由招标办负责，项目团队（技改办）配合的方式。同时龙烟公司招责任部门工作任务项目经理技改办财会科监察科审计科法律部门1制定采购实施方案▲☆2谈判询价▲☆●△3确定价格，草拟合同▲☆●△4签订合同★▲☆●△5订单执行▲☆△6收、验货▲☆●7执行合同，付款申请▲☆●8核对发票，付款履约★▲☆△9结案▲☆10记录与档案规定▲☆公司技改办公室分包单位采购组织分包单位审计监察部门精品七匹狼技改项目采购组织公司审计科公司招标办公室公司审计科公司监察科12标办在技改办派驻工作人员与技改办负责采购的经理、专责人员组成招标工作组，共同工作。4.1.3非招标采购组织其他非招标采购由项目团队负责。在实施中按本项目采购管理规定的流程