oa管理员使用手册

管管理理员员培培训训手手册册协同OA办公自动化系统Contents1：基础数据设置...................................41.1基础数据设置51.2系统常用设置61.3系统默认数据设置91.4菜单及文字项设置162：组织机构设置..................................202.1导入部门202.2同级部门排序212.3修改公司名称222.4新建部门222.5部门信息223：用户帐号......................................233.1导入帐号233.2查看个人资料243.3调转部门253.4新建用户帐号253.5初始化密码273.6批量设置283.7用户排序283.8查询284：岗位定义......................................294.1建立岗位294.2设置级别名称305：权限组........................................305.1新建权限组315.2设置权限组人员315.3设置权限组权限325.4查询336：公共通讯组....................................336.1新建通讯组337：系统日志......................................347.1日志查询347.2删除所选日志357.3删除全部日志358：后台数据管理..................................358.1通知管理35目录管理员培训手册—3—9：电子印章......................................379.1个人签章379.2公章399.3手写签名429.4痕迹保留、隐藏42管理员培训手册—4—1：基础数据设置系统基础数据的设置，分为基础数据设置、系统常用数据设置、系统默认数据设置和菜单及文字项设置。基础数据设置，是oa系统的基本设置，可设置公司名称、公司格言、桌面显示格式、设置公章、考勤时间，还可以设置发送消息的标题格式、菜单显示的文字，并可对菜单的排序进行调整。在系统主画面左侧的功能菜单中选择[系统管理][基础数据设置]，在主画面区会显示基础数据设置画面，如下图示：管理员培训手册—5—1.1基础数据设置基础数据设置，可调整公司名称、公司格言，设置允许访问oa系统的ip地址。文档管理员，可删除系统内其他人员上传在知识管理、下载中心、电子期刊等模块下的文件。通常，只有管理员才拥有文档管理员的权限。其他人员，不赋予文档管理员权限。1.1.1公司名称设置⑴单击[公司名称设置]按钮，显示公司名称修改画面。⑵在[公司名称]输入框中输入公司名称。单击[保存]按钮，完成操作。1.1.2公司格言设置⑴单击[公司格言设置]按钮，显示公司格言设置画面。⑵在[公司格言]输入框输入公司格言，单击[保存]按钮，完成操作。1.1.3内部IP地址段设定单击[内部IP地址段设定]按钮，显示内部IP地址段设定画面。1、新建⑴单击[新建]按钮，在内部IP地址段设定画面新建地址段。⑵输入起始IP和终止IP(IP地址的输入格式为###.###.###.###)，单击[保存]按钮，在内部IP地址段设定画面显示新IP地址。管理员培训手册—6—2、修改⑴选择IP地址。⑵单击[修改]按钮修改地址段。显示内部IP地址段设定画面。⑶输入内容，单击[保存]按钮，在内部IP地址段设定画面显示修改后的IP地址。3、删除⑴选择要删除的IP地址。⑵单击[删除]按钮删除地址段。⑶系统弹出确认对话框[确实要删除数据吗？]，确认删除请单击[确定]按钮。否则单击[取消]按钮取消本次操作。1.1.4文档管理员设置文档管理员具有下载中心、知识管理、规章制度下的所有文件的修改和删除权限。但个人文件柜的文件，文档管理员无法修改。个人文件柜中的文件只能个人维护个人的。单击[文档管理员设置]，显示文档管理员设置画面。添加文档管理员的人员。单击“保存”，完成存档。1.2系统常用设置系统常用设置里可以设定桌面顶部的滚动消息和底部导航信息，维护OA内使用的单位公章，多个公章时可以选择公章的排列顺序。可设置OA内上传文件的文件类型，并设定公共网址内容。1.2.1桌面顶部滚动消息设置设置桌面顶部滚动消息后，桌面底部文字为设置后对应的文字。⑴单击[桌面顶部滚动消息设置]按钮，显示桌面顶部显示消息画面。⑵在[消息内容]输入框中输入顶部显示消息。单击[保存]按钮，完成操作。会提示退出oa系统并重新登陆，重新登陆后桌面顶部刚刚设置的消息。管理员培训手册—7—1.2.2桌面底部导航信息设置设置桌面底部导航信息后，桌面底部的链接文字会自动显示设置后的文字。通过点击对应的文字，可直接访问对应的网站网址。单击[桌面底部导航信息设置]按钮，显示桌面底部导航信息设置画面。1、新建单击【添加】按钮，显示设置页面。输入显示名称和对应的网址后，单击【保存】按钮，可在桌面的底部显示刚刚设置的显示名称，单击名称，可直接访问对应的链接地址。2、修改选择要修改的导航信息，单击【修改】按钮，显示设置界面。可修改输入名称和对应的网址，修改完毕后保存即可。3、删除⑴在桌面底部导航信息画面中选中要删除的公章。⑵单击[删除]按钮，在确认对话框中确认删除操作。1.2.3公共网址设置设置常用的网址，如果公告网址设置在桌面首页，可在桌面上直接访问该网站。1、添加公共网址单击[公共网址设置]按钮，显示公共网址设置画面。⑴单击[添加]按钮，输入显示名称和链接网址。再单击[保存]按钮，完成公共网址的设置。2、修改公共网址⑴在公共网址设置画面中选中要修改的网址。管理员培训手册—8—⑵单击[修改]按钮，在确认对话框中确认本次操作。3、删除公共网址⑴在公共网址设置画面中选中要删除的网址。⑵单击[删除]按钮，在确认对话框中确认本次操作。1.2.4公章维护可以上传公章，并可限定公章的使用人。在公文收发文或者审批流转中的word文档中用到的公章，可在此处进行维护。扫描公章后制成公章图片，然后通过公章加密软件进行处理后上传到oa系统当中。公章加密后的文件名后缀为esp，华天动力官网提供公章加密软件下载。、新建公章单击[公章维护]按钮，显示公章维护画面。⑴单击[新建]按钮，输入印章名称后，上传印章文件。⑵输入印章名称后，单击[浏览…]按钮，在本地机器上选择要上传的印章，选好后单击[上传]按钮，将该印章文件上传后，弹出上传成功的提示信息。再单击[保存]按钮，完成该印章的存档。单击【选择】按钮，设置可使用该印章的人员。2、修改公章⑴在公章维护画面中选中要修改的公章。⑵单击[修改]按钮，在确认对话框中确认本次操作。3、删除公章⑴在公章维护画面中选中要删除的公章。⑵单击[删除]按钮，在确认对话框中确认本次操作。4、印章排序如果已经上传印章，可对印章进行排序。单击【印章排序】按钮，显示公章维护界面。在顺序处通过输入数字的大小，可对印章进行排序。数字越小，排序越靠前。管理员培训手册—9—1.2.5文件类型维护不同的后缀文件名，显示不同的图片。在网络硬盘、人文件柜、知识管理、规章制度等处会调用此处的设置。单击[文件类型维护]按钮，显示文件类型维护画面。1、新建单击[新建]按钮，显示文件类型设置画面。输入图标文件的扩展名，通过点击“浏览”上传图标文件，然后保存。即可实现上传图标、对应扩展名的文件类型兴建。同类型的文件，就自动以上传的图标作为标识。2、修改⑴在文件类型维护画面中选中要修改的图标。⑵单击[修改]按钮，在确认对话框中确认本次操作。3、删除⑴在文件类型维护画面中选中要删除的图标。⑵单击[删除]按钮，在确认对话框中确认本次操作。1.3系统默认数据设置可设置默认考勤时间、设置发送消息、审批默认标题、设置生日提醒内容、设置匿名和实名发送、设置天气预报启动状态和默认城市。管理员培训手册—10—1.3.1设置考勤时间可以设定每天1次考勤，还是二次考勤，上下班时间设置，是否允许一个考勤时间段。可以为指定人员设定特定的考勤时间。单击[设置考勤时间]按钮，显示时间设置画面。本系统的考勤可按照一次考勤（即每日一次签到/签退）或两次考勤（即每日两次签到/签退）进行操作。画面说明：上下班时间模式设置：选择每日考勤次数。时间设置：当前系统内默认的上下班时间，此项可通过修改默认值来设置。可设置是否允许非考勤时间段考勤，并可调整在规定期间内考勤时间。其它设置：设置是否可外网考勤。如果禁止外网考勤，则只能在单位局域网内进行考勤。修改默认工作时间⑴单击[修改默认值]按钮，弹出时间设置画面，⑵设置上下班时间，单击[修改]按钮。在时间设置画面显示设置后的时间。管理员培训手册—11—为指定人员设置上下班时间⑴单击[为指定人员设置上下班时间]按钮，显示时间设置人员列表画面。⑵选择要指定考勤时间的人员。⑶单击[设置]按钮。在时间设置对话框中设置上下班时间，单击[修改]按钮，在时间设置画面显示设置后的时间。在系统很多对人员操作的画面中，可以在[部门选择]列表中选择部门，此时显示的人员列表只显示当前部门中的人员。将选定人员的工作时间改为默认工作时间⑴在时间设置人员列表画面中选择要修改考勤时间的人员，单击[改为默认值]按钮。⑵在时间设置画面可以看到将该员工的考勤时间改为默认时间。考勤时间段设置如果不启用考勤时间段，则全天都可以通过OA系统进行考勤。启用考勤时间段后，可调整上下班规定时间（默认30分钟）。（比如一天一次考勤，上下班时间为8：30—11：30，1：00—6：00，那么早上八点半以后的为迟到，九点以前的以迟到的形式考勤，九点以后不能考勤；5：30以后可以考勤，5：30—6：00之间考勤为早退。6：30以后，不能签退。）1.3.2默认桌面定义此处是对所有人员进行桌面的预定义，可设定必选项，一旦设定必选项后，改功能就不能从桌面上取消。可以设定是否允许用户自定义桌面。如果设定为允许用户自定义桌面，普通用户可以通过桌面拖动或者个人设置中的桌面定义来定义自己的个性化桌面。桌面定义可分为两种，一种是管理员定义，另一种是个人自定义桌面。个人定义桌面是在管理员定义桌面的基础之上的，管理员可以将自定义桌面的权限分享给所有用户，也可以指定所有人使用统一规范的桌面环境。设置系统默认桌面和用户自定义桌面权限。取消允许用户自定义桌面的对号，便可将系统桌面锁定在固定的样式。如果保留当前桌面应用到所有用户的对号，则所有用户的界面统一且不可改变。当然，此对号可以选一个，也可以都选，可根据具体的需求来设置。如果不给用户自定义桌面的权限，则桌面的界面固定，用户不能改动。管理员培训手册—12—单击【默认管理定义】，对桌面进行设置，全打上对号的时候，是允许用户自定义桌面和将当前桌面应用到全部用户，但是用户具有更改的权限。单击【保存】，用户自身可对桌面进行调整和移动。设置中间功能模块（设置右侧功能）其实，系统可分为三个版块，即左边功能列表、中间功能模块和右边功能模块。其中，左边功能模块是固定且不能改动的。而中间模块和右边模块是可以人为设置的。单击【设置右侧功能】，开始设置中间版块的功能，假若不单击【设置右侧功能】，则设置的是中间模块功能。通过箭头指示，将待选功能和已选功能相互转换。设置必选功能选中已选功能中的某个功能模块，单击【设置必选】和【取消必选】，即可设置该功能模块是否是必选功能。其中，必选功能模块不能被最小化、最大化，也不能被关闭，可确保此功能模块的使用。桌面模块的自由拖动桌面模块可自由的拖动，满足用户在后台设置的繁琐，可使桌面更加的简洁、直观，而且易于操作。只需单击要拖动的模块，进行鼠标拖动，然后在要放置的位置便可(可以放置的时候会有红线提示)1.3.3系统默认用户设置系统默认数据设置里可以设置考勤时间，是否