GMS－03 南通银河行政管理手册

GMS管理体系文件之三南通银河投资开发有限公司行政事务管理手册（初稿）受控状态：受控号：持有人：文件编号：YHTZGMS－03A发布日期：2005年月日实施日期：2005年月日编制人：审核人：批准人：GMS管理体系文件之三银河投资——行政事务管理手册1目录1手册说明........................................................................................................................2行政管理........................................................................................................................2.1考勤管理制度........................................................................................................2.2办公用品管理制度................................................................................................2.3印信管理制度........................................................................................................2.4会议管理制度........................................................................................................2.5工作环境管理制度................................................................................................2.6档案管理制度........................................................................................................2.7工作服管理规定....................................................................................................2.8胸卡管理制度........................................................................................................3信息管理3.1信息管理办法........................................................................................................4法律事务4.1法律事务管理办法................................................................................................5危机管理5.1危机管理办法........................................................................................................GMS管理体系文件之三银河投资——行政事务管理手册2手册说明1、手冊內容本手册是公司为导入GMS管理模式，实施全面管理体系所编制而成，包括：——公司行政事务管理体系的范围；——公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件。2、适用范围本手册适用于公司、各部门的行政事务管理。3、手册管理本手册为公司受控文件，由董事长批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜由综合办公室统一负责，未经总经理批准，任何人不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还综合办公室，办理核收登记。手册持有者：（1）董事长；（2）总经理；（3）副总经理；（4）综合办公室；（5）各职能部门经理。本手册除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，综合办公室做好复印和发放登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到综合办公室。综合办公室每季度的最后一个月的28日（节假日提前）对手册的适应性、有效性进行评审，必要时对手册予以修改，执行《GMS体系文件管理程序》的有关规定。GMS管理体系文件之三银河投资——行政事务管理手册3考勤管理制度为严肃劳动纪律、加强日常管理，严格考勤制度，保障公司各项工作有序开展，特制定本规定。1适用范围本规定适用于在公司总部办公各部门。其他各项目工程现场、售楼处可以参照执行或另行规定，但各部门自定的地考勤管理规定须由公司综合办公室审核签发。2要求2.1员工必须按时上、下班，不得迟到或早退。2.2不同季节员工作息时间以公司综合办公室的通知为准。2.3坚持员工打卡和考勤员当日考勤相结合的考勤制度。2.4公司考勤工作由综合办公室负责，考勤机置于前台，综合办公室负责监督打卡。2.5严格考勤管理。各部门必须明确一名考勤员，具体负责本部门日常考勤工作。考勤表于次月二日前交公司综合办公室，由公司综合办公室核实确认。3考勤员职责3.1工作负责，实事求是，客观真实地反映员工的出勤情况。3.2坚持当日考勤制度。3.3坚持考勤表上墙制度，并将考勤表置于办公场所醒目位置，接受检查与监督。4打卡4.1所有员工上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡。对代打卡或伪造出勤记录者，一经查实，每次罚款20元。忘记打卡者，每次罚款10元。4.2所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经直接上级批准。不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。4.3员工外出办理业务前须向本部门负责人（或其授权人）申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。5对迟到、早退、旷工的处罚。5.1上班时间开始后5分钟至30分钟内上班者，按迟到论处，超过30分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处，超过30分钟者按旷工半天论处。5.2迟到、早退一次者，罚款50元；迟到、早退两次者罚款150元，当月迟到、早退连续检查达三次以上（含三次）者罚款300元。5.3旷工一日（含一日）以内者扣罚当月考评工资的一半；旷工一日以上三日以内（不含三日）者扣罚当月考评工资；当月旷工累计三日（含三日）以上者作待岗处理。6考勤管理GMS管理体系文件之三银河投资——行政事务管理手册46.1严格请销假制度，做到事先请假，事后销假。6.2员工请假须采取书面形式申请，经批准后方可休假，未经批准或假期已满但未办续假批准手续而擅自不到岗者按旷工处理。6.3严格审批程序。请假一日（含一日）以内的，由本部门负责人批准，并以书面形式报综合办公室备案。6.4中层以上管理人员请销假、外出本市必须经总经理批准。6.5假日的工资待遇执行公司《薪酬管理制度》的有关规定。6.6因工作需要加班，经本人提出要求调休的，准予调休。7监督检查7.1公司设“劳动纪律督导员”、“监察员”各一名。督导员职责由综合办公室主任履行（兼），监察员职责由综合办公室行政主管履行。7.2劳动纪律督导员、监察员在公司总经理领导下履行职责，对各部门考勤情况进行定期或不定期抽查，对抽查情况进行记录作为月末考勤和出勤奖罚的依据之一。7.3公司对违纪人员及处理结果每月公布一次。GMS管理体系文件之三银河投资——行政事务管理手册5办公用品管理制度1目的为规范办公用品的管理，降低管理费用成本，特制订本制度。2范围本制度所称办公用品分为消耗品、管理消耗品、管理用品和办公设备四类——消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、糨糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、印油、圆珠笔、书钉等；——管理消耗品：签字笔、水彩笔、笔式擦、荧光笔、涂改液、电池等；——管理用品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥、打印台等；——办公设备：计算机及外部设备、打印机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机、投影仪等。公司办公设备的管理同时执行公司固定资产管理相关规定。3办公用品的采购管理3.1每月28日，公司各职能部门的负责人将填写好的《办公用品需求计划表》签字后，送达行政主管。3.2行政主管汇总各职能部门的《办公用品需求计划表》后，于每月29日填写《办公用品采购申请单》，交综合办公室主任审核后，报总经理审批。《办公用品需求计划表》应有“年度总预算”、“上月累计”、“本月金额”、“本月累计及占总预算的比例”等栏目。3.3总经理审批后，由行政主管负责采购。3.4采购环节3.4.1行政主管必须建立办公用品《合格供方名册》，《合格供方名册》须经综合办公室主任审核，总经理批准。采购时，必须在办公用品《合格供方名册》中选择。3.4.2部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供应商处购买时，应将该家补充进办公用品《合格供方名册》。3.4.3办公用品《合格供方名册》至少包括大型商场和个体文具专业批发商。3.4.4采购前，必须填写《办公用品采购申请单》，经总经理审批后方可采购。采购时，应在电话上要求送货，在综合办公室验收。除特殊情况，一般不允许用车外出采购。3.4.5必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品综合办公室无法采购的情况，可以经综合办公室同意授权各部门自行采购。4发放、领用与保管4.1办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、GMS管理体系文件之三银河投资——行政事务管理手册6橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如办公设备和打孔机、大型订书机、装订机等。4.2消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。4.3综合办公室制定领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放数量和发放时间。管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，消耗品不在此限。4.4管理性办公用品和办公设备列入移交管理，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。4.5办公用品每月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。4.6综合办公室设立《办公用品领用记录卡》一张，由行政主管统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制办公用品领用状况。《办公用品领用记录卡》为审核检查项之一。4.7办公用品严禁带回家私用。4.8印刷品（如信纸、信封、表格……）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合办公室统一印刷、保管。5打字、复印耗材的使用5.1公司各部门要节约使用复印纸。行政主管要做好领用登记，每年年底公布一次。5.2复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，由打字员留存，当作反面纸使用。5.3严禁复印与工作无关的资料，严禁私用复印纸，一经发现，公司按0.5元/页计费：行政主管报财务审计部经理，在当月工资中扣除。5.4除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。6登记管理6.1行政主管月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作的前提下，尽量减少库存量，使库存量结构合理化。年末综合办公室组织盘点办公用品在各部门的使用情况，并依据经综合办公室主任审批后的《办公用品报损单》，及时调整《重要办公用品登记卡》，做到反映实际