文件管理制度

文件管理制度1目的为建立健全公司文件管理制度，规范文件制作、发文、收文、保管及存档流程，提高文件形成和使用的效率，保证文件长期有效保存，确保公司经营管理活动信息畅通，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，保障公司各项经营管理政策的落实，特制订本制度。2适用范围2.1本制度适用于公司各种行政类文件的管理；2.2以公司名义进行的发文：2.3各部门以本部门名义发出或下发的文件，以及各部门收到的外来文件，参照本制度执行。3职责3.1管理部：公司行政类红头文件的归口管理部门，负责公司级行政类文件的校核、缮印、发文、收文等工作；3.2科技管理部：公司制度文件的归口管理部门，负责公司级制度类文件的校核、缮印、发文、收文等工作；3.3各部门：负责本部门职责范围内文件的草拟、组织评审、会签、修订与审稿工作；3.4各部门分管领导：负责所分管部门文件的签发、外来文件的批阅等工作。4发文流程4.1拟稿4.1.1文件的提出部门为拟稿人，负责文件的起草；4.1.2文件的草拟，应符合公文行文规范，情况要确实，观点要明确，文字要精炼，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短，编辑格式要全篇统一；4.1.3文件草拟完成，拟稿人填写《文件拟制审批单》中相关内容，在拟稿人处签字后随文件一并转入审稿流程。4.2审稿4.2.1由拟稿部门负责人对文件进行审稿；4.2.2审核的重点是行文的必要性，法规的符合性，内容是否真实可靠、明确具体、切实可行，行文关系、公文格式是否正确，文字是否规范；4.2.3审稿完成，审稿人在《文件拟制审批单》审稿人处签字；4.2.4需要其他部门评审或会签的文稿，须经其他部门评审或会签审核通过后，由会签人在《文件拟制审批单》会签人处签字。4.3校核拟文部门应向管理部提交电子文档和书面文档，由管理部对需签发的文件进行文字校核，检查行文的语言和格式是否符合公文规范，如有文字和格式上的问题，应进行修正；若发现内容上有不明确或争议的地方，须及时与拟稿部门进行沟通确认，并提出修改建议；文稿校核完毕后，由校核人在《文件拟制审批单》校核人处签字，并将校核后的文稿返回拟稿部门。4.4签发4.4.1经过管理部校核签字的文件，由拟稿部门报送分管拟稿部门的分管领导对拟制文件进行审批签发；4.4.2审批时如有修改，由文件拟稿部门按审批意见完成修改，审批稿为终审稿，原则上任何人不得再行改动；4.4.3文件通过审批或完成修改，分管领导在《文件拟制审批单》上签发。4.5发文格式4.5.1公司各类文件发文均须采用公司拟定的统一文件头格式；4.5.2须按照公司《红头文件格式》要求进行的发文：4.5.2.1公司（**司）对外的重要行文应使用红头文件；4.5.2.2公司对内下发需要遵照的决定、决议、纪要、任命、通报等使用红头文件；4.5.2.3红头文件仅用于公司级文件，无部门级的红头文件；4.5.2.4红头文件由管理部统一分配文件号，其中文件号由发文机关+年份+序号组成（序号不编虚位）。4.5.3以公司名义对内下发的须要遵照执行的各类制度、规定、规范采用《管理标准文件模版》要求进行发文，发文时需进行文件编号、编号由科技管理部标准化组统一分配，版本号、部门号及修改次数标识详见《企业标准体系表及企业标准文件编号规则》。4.5.4以公司名义或各部门名义行文解决一般性事项的通知、说明等，可使用分别以公司名义或部门名义按公司《便签格式》要求进行发文。4.6缮印4.6.1经过签发的文件，由拟文单位送交管理部，管理部在《××××年发文总目录》台账上记录行文日期、文件号、文件名称和拟文部门等；4.6.2管理部根据《文件拟制审批单》上填写的数量对文件进行缮印；4.6.3管理部将缮印完毕的文件装订成册，装订时认真检查，不得缺页、错页或多页。4.7用印4.7.1公司级文件对外发送时，须加盖公司公章，具体要求参见公司《印章管理规定》；部门级文件对外发送时无须加盖印章，仅需部门负责人签字以表确认即可；4.7.2文件用印前应检查《文件拟制审批单》上的签字是否齐全，不符合本制度规定流程的公文，管理部有权不予盖章；4.7.3文件用印须与发文单位名称一致，并做好用印登记。加盖印章应下压在成文时间上，如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分需另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取此页无正文的方法解决。4.8分发4.8.1管理部负责对文件进行分发；4.8.2分发的范围报：发文部门的直接上级领导或部门；送：发文部门的平级部门或间接责任单位；发：文件资料所及的各下属单位；4.8.3分发形式4.8.3.1公司的所有行政文件，原则上均须将文件转换为PDF格式后以电子版形式进行发放，不便于形成电子版的文件或必须以纸质形式发放的文件仍以纸质文件形式进行发放；4.8.3.2所有发文的公司行政文件均须通过用户名为“公司发文”专用OA邮箱发出；4.8.3.3所有行政文件均需在公司公告栏进行书面公示，原则上公示期为十个工作日；4.8.3.4所有行政文件均以电子版PDF格式共享于公司网络共享平台。4.8.4拟稿部门如对纸质文件的发文数量有特别要求，可在《文件拟制审批单》备注上说明；4.8.5凡属于秘密文件，应注明“机密、秘密、绝密”字样，并确定报送范围，由专人印制、报送；5收文5.1登记5.1.1收到发给公司的外来文件，由管理部统一进行登记；5.1.2由公司各部门带回的发给公司的外来文件，应送管理部进行登记，不得自行处理；5.1.3收文登记应填写《收文登记表》。5.2拟办5.2.1经过登记的外来文件，由管理部负责拟办；5.2.2根据来文的性质和内容，由管理部提出文件办理意见，包括呈报公司领导阅批、直接转有关部门承办、安排传阅、直接存档或必要的其它方式等；5.2.3来文拟办时应填写《文件处理单》；5.2.4管理部则将附带《文件处理单》的来文按照办理单提出的办理方式，报领导阅批，或传递、分发给承办部门办理。5.3办理5.3.1需要公司领导批办的文件，由公司领导在《文件处理单》上签署办理意见；5.3.2文件承办部门负责按领导的批示或文件的要求，对文件内容进行及时处理，需要汇报、协调的，及时进行反馈；5.3.3管理部负责对来文的办理进行督促、催办，避免积压和漏办；5.3.4需要在领导之间或部门之间传递的文件，不应直接横向传递；传递应通过管理部指定人员进行，以避免延误进度或传失；5.3.5文件办理完毕，承办部门在《文件处理单》上记录办理情况及结果，并将附带《文件处理单》的文件传回管理部。6文件管理6.1移交6.1.1所有按照本制度规定的程序办理完毕的公司的发文及收文，均移交管理部统一存档保管；6.1.2文件的承办部门或主办人员不应自行保管文件，若有必要，可对文件进行复印使用，但不得违反相关保密制度。6.2保管6.2.1管理部应对公司文件指定专人进行统一保管；6.2.2应对保管的文件进行分类、编号，分类和编号的办法由管理部根据《非技术类档案管理制度》执行；6.2.3应对每类文件建立单独的文件袋，文件袋上应有文件类别和《卷内文件目录》；6.2.4应在每份文件首页的右上角标明文件编号；6.2.5应将保管的文件袋统一存放在专门的资料柜中。6.3借用6.3.1文件使用应办理借阅手续，填写《文件借阅登记表》；6.3.2文件使用完毕，应及时归还；借阅后归还的文件应完整，不得有损坏、遗失、随意涂改；6.3.3文件借阅的办法，应符合公司相关保密规定；复制带有“秘密”的文件资料需经总经理批准后，由公司指定人员统一复制并作好登记。6.4修改与作废6.4.1文件的修改，一般由原编制部门修改并填写《文件更改单》，提出对文件修改、更改的理由，修改好的文件，应经部门负责人审核及相关部门会签、校核，分管领导审批后，才能颁布执行；6.4.2文件经多次修改（平均更改达3次）或文件需要进行大幅度修改时，应换发新版本，但保持原编号，同时需要在文件的眉头标注新版次。当新版次的文件一经颁布，以新版文件为准，原老版本文件自动失效，公司不对老版本文件回收；6.4.3文件作废由文件编制部门填写报废申请，提出该文件的作废理由，经部门负责人及相关部门评审、会签，分管领导审批后，交公司管理部公布并备案，公布之日起该文件自动失效，公司不对该文件回收；6.4.3已作废文件的编号应当保留，不能被注销或被新文件所使用。6.5归档6.5.1应定期对保管的文件进行清理归档；6.5.2每年管理部根据《非技术类档案管理制度》要求将所管文件的归档到公司非技术类档案室。7附则7.1本制度从下发之日起生效，如有与其它文件不一致之处，以此制度为准；7.2本制度由管理部负责解释。8相关附件附件一：《文件拟制审批单》附件二：《公司红头文件格式》附件三：《管理标准文件模版》附件四：《便笺格式》附件五：《发文登记表》附件六：《收文登记表》附件七：《文件处理单》附件八：《文件借阅登记表》附件九：《文件更改单》附件十：《××××年发文总目录》