订票管理规定

第1页共2页公司订票管理规定一、目的为规范公司订票管理，最大程度的减免不必要的开支，控制成本，降低费用，特制订本规定。二、适用范围适用于公司所有因公需要订票的员工。（飞机票、火车票、高铁票）三、权责3.1出差人员负责机票信息查询及《订票申请单》的填写及审批；3.2综合部负责按照出差人员提供的《订票申请单》进行订票及回程后费用报销；对订票费用申请公司卡，对订票费用进行统计，每月编制报表；对订票网站进行账户申请及对出差人员订票申请单的确认工作。3.3财务部负责对回程票务的结算，对综合部申请的银行卡进行办理。四、订票途径4.1携程网、酷讯网、淘宝旅行网；4.2航空服务公司，如无特殊情况基本不建议使用。五、内容5.1《订票申请单》必须由总裁审批有效，如总裁不在公司，需由授权人签字。5.2出差人员必须提前5天将总裁审批好的《订票申请单》提交综合部确认；特殊情况除外。5.3出差人员根据出差时间查询航班，尽量以“最优惠机票”为订购原则，查询完毕后在申请单上写清楚航班、航班时间、机票折扣及价格（包括燃油附加费、机场建设费、保险等所有费用）、航空公司，如出差人员没有查询工具或设备综合办予以协助；填写完毕后交部门主管签批后，将《订票申请单》提交综合部确认机票信息及价格后方可送总裁审批。5.4综合部根据总裁审批后的申请单价格至财务申请订票费用，需财务将申请费用打至银行卡，然后下订单；付款成功后将信息反馈给出差人员。5.5如付款后，订票代理点有信息或电话通知该仓位已满需取消订单时，订票人员需查询订票费用是否已退回或在多少时间内退回费用；订票人员需重新查找信息，重新订票。（如重新预订航班费用高出申请单审批费用的需重新申请，总裁审批。）5.6如出差人员出差在外需订票的，需有委托人根据本规定第4.2、4.3条款协助办理订票申请手续，综合部接到申请单后履行订票手续。5.7出差人员在机场换登机牌时应将报销凭证一起拉取，回公司后需将报销凭证交至综合部，综合部对其进行费用报销，在报销单上注明使用部门；如回程后未提供报销凭证的，需交20元的报销凭证快递费用至综合部。5.8如订票后有返现的做好每次返现记录。六、订票须知第2页共2页6.1公司订票采取网上订票的形式，报销凭证需由当事人到机场打印，如回程后当事人没有打印报销凭证的，需由对方快递到公司，需支付10元一张的快递费，由当事人将费用交至综合部。6.2已经预定的机票，如发生退票或改签的，会发生较高的手续费，且特价票无法退改签，以上情况当事人需书面说明原因，如因出差人员原因安排不当，提供错误信息、申请延误、晚点误车等，导致退票、废票等变动而产生的一系列经济损失，由该申请人负责承担。6.3所有订票工作安排在工作日内，工作日外不办理订票业务；如遇特殊情况，经总裁同意后，将订票信息报至订票人，订票人员将查询好的机票信息报至总裁，总裁同意后下单订票。出差人员工作日回公司后补签申请单。6.4本规定从签发之日起开始执行。七使用表单6.1《订票审批单》6.2《退票/改签费用审批单》6.3《订票明细表》编制：审核：审批：