XX物业管理有限公司管理手册（DOC 25页）

厦门XX物业管理有限公司管理手册第一部份组织系统一、厦门XX物业管理有限公司组织机构图l一个上级原则l责权一致的原则l既无重叠，又无空白的原则二、厦门XX物业管理有限公司各部门岗位职能说明书（草案）NO：YR-2-002一总经理岗位职责1主持公司的日常管理；2决定公司的经营计划和投资方案。3审订公司的年度财务预算方案、决算方案。4对质量体系承担全面的责任，对质量做出承诺；5聘任或解聘各职能部门经理，决定其报酬事项。6审定公司的基本管理制度。7负责对公司运营的监督管理二总经理助理岗位职责1负责公司工作计划、总结各类文件的起草、审核工作。2牵头组织承办公司各类会议的会务工作，做好会议记录，整理会议纪要。3对上级和外来文、电负责催办、回复。4协助总经理处理日常工作，协调部门工作，监督各部门和服务中心认真及时地贯彻落实公司的各项作决策和指令。5分析市场，制定对策，确定公司发展方向及发展的目标供公司领导参考。6代表公司领导对外洽谈项目，与前期部协作投标。7协助各服务中心与涉及公共事务（工商、税务、环保、用水、用电）有关部门的协调工作。8负责统筹公司的内部管理工作，协助总经理协调各部门、各服务中心之间的关系。9经常与公司各管理层、基层员工沟通，并将所收集的意见、建议反馈给公司领导。10协助综合管理部做好制度建设，了解综合管理部的工作情况，检查制度落实情况，并向领导反馈；协作综合管理部制定员工培训计划、培训内容，审核培训教材。11与办公室协作，协助办公室做好年检、报批、人事、工资、档案管理等工作。12了解项目代培管理人员的基本情况，对其综合素质进行全面评定。13完成总经理交办的其他工作。三公司办公室1办公室职责做好公司人事、工资、档案、新员工入职培训等方面的工作及管理。做好各部门的后勤保障工作。2办公室主任岗位职责学习当前国家的方针、政策，贯彻落实公司的各项工作指令。负责公司程序文件等各类文件的起草审核工作。协助总经理处理日常工作，当好参谋和助手，做好各部门、各服务中心之间的协调工作。负责公司人事工作，根据总经理的指示做好员工的接收、调查、辞退等管理工作。负责公司员工的工资管理。协助综合管理部做好员工培训工作。做好公司员工的思想教育工作。完成总经理交办的其他工作。3办公室文秘岗位职责负责公司日常的打印工作。负责公司及各服务中心往来文件、电脑资料的存档工作。负责办公室的日常卫生。做好开会前的会场安排及会议记录工作。每日信件的核发工作。任何其他秘书工作。四财务部1财务部职责对公司财务、资金、成本，费用实行宏观管理。健全企业内部财务运作规范和经济责任制度并实施检查监督。组织公司年、季、月财务收支计划的编制和实施，控制费用支出，合理使用资金，实现公司经济指标。编制会计报表及相关收支统计报表。根据收集财务信息，进行财务分析，并组织人员对项目欠费进行清缴。负责督促财会人员正确及时计算交纳各种税款。组织协调各项目的多种经营工作。2财务部经理岗位职责指导本部门员工贯彻执行国家财经制度，遵守有关法律，指导、督促、检查本部门各项工作及下属人员的工作情况。全面负责公司财务部工作，协助总经理对公司财务、资金、成本，费用实行宏观管理。负责制定、贯彻、落实本部门岗位职责，工作要求及各项管理制度，健全企业内部财务运作规范和经济责任制度。负责组织公司年、季、月财务收支计划的编制和实施，控制费用支出，合理使用资金，实现公司经济指标。审核收支凭证，核准确性签发支票。组织实施财务软件、物业管理软件，编制会计报表及相关收支统计报表。根据收集财务信息，进行财务分析，并组织人员对项目欠费进行清缴。负责督促财会人员正确及时计算交纳各种税款。配合办公室、综合管理部组织对本部门员工的培训工作。协调本部门与公司各部门之间的协作关系，团结员工，帮助员工提高业素质。在总经理的指导下组织协调各项目的多种经营工作。3财务主管质岗位职严格遵守财经纪律，遵循会计制度与会计核算原则，对公司经营管理和会计核算中心的问题提出建议和改进办法。配合会计主管，完成凭证录入工作，编制会计报表及要求的财务分析资料。对发票、收据、支票的领、用、存进行管理。负责各项目现金支出审核，包括日常费用报销，材料采购支出及公司其他费用支出的审核。负责与工程部、办公室配合，做好库存物品及设备的盘点及登记入帐。督促项目欠费清缴工作。检查项目日常财务工作。4会计主管岗位职责严格遵守财经纪律，遵循会计制度与会计核算原则，对公司经营管理和会计核算中的问题提出建议和改进办法。审查收费原始凭证，检查现金日记帐，项目明细帐，核对收费明细表及欠费明细表。审核记帐凭证，登录财务软件，编制会计报表。汇总项目的收费明细表及欠费明细表，并进行收费率跟踪。督促、帮助项目完成物业管理软件初始化工作，并与软件公司配合，使物业管理软件的运作与公司正常财务核算流程相一致，完成电脑与手工核算的顺利过渡。督促项目的欠费清缴工作。对项目成本费用进行跟踪分析。五企划部1企划部职责对房地产市场进行调查、分析及预测、项目洽谈、公关。编制前期介入方案、物业管理方案和物业管理委托合同。负责各物业服务中心重大创收经营项目的策划。2企划部经理岗位职责对房地产市场进行调查、分析及预测。拟定物业管理方案。拟定物业管理委托合同。负责物业管理前期介入方案的制定。对房屋租赁销售市场进行调查、分析、检测。负责各服务中心重大创收经营项目的策划。负责项目洽谈、公关。负责新接项目的组建工作的协调，并报送总经理批准后组织实施。六综合管理部职责1综合管理部职责参与制定、修改程序文件、工作指导书和服务标准。按照公司的各项程序文件及各项服务标准，对公司各服务中心的各项工作进行检查，对检查不合格的提出整改意见。对各服务中心落实公司各项程序文件及服务标准的执行情况进行监督，对不符合规定或不规范的行为及时进行纠正，对不合格整改工作进行监督。对各服务中心管理人员进行业务指导，对管理人员实际操作中的遇到的困难进行指导并协助其解决。提出奖、罚动议，执行奖罚规定。对各服务中心主任进行绩效考核，对设备主管、管理员、员工的工作绩效进行复评。对公司员工进行程序文件、工作指导书、服务标准、行业规范进行培训。2综合管理部经理岗位职责草拟公司年度经营计划，上报总经理批准。负责编制本中心的年、季、月度工作计划。根据以上计划指标，负责制定相应的实施方案和措施，在确保完成计划指标同时，能有效地节省费用。负责协助总经理对公司所有工程项目投资策划工作。负责制定公司各部门工作范围及各岗位职责，负责编制公司各项工作的操作程序、工作标准，并负责检查、协调、督导各部门工作的顺利开展。主持、组织策划工作，拟定租售策划方案，确保完成租售指标。统筹或主持主管级以上的人事招聘、培训及考核等工作，提名公司及本中心主管级以上人员的聘任、辞退、升职，报总经理批准。负责公司及本部门的信息资料档案管理督导工作，保证重要文件、资料的保密不外泄。负责抓好公司员工的思想动态、精神文明、道德教育及职业操守工作，稳定和提高公司员工队伍素质等企业文化建设工作。积极完成上级临时交办的各项工作。3物管副经理岗位职责制定年度工作目标和年月工作计划，经批准后执行；协助各服务中心与涉及公共事务（工商、税务、环保、用水、用电）有关部门的协调工作。指导本部门业务工作，组织本部门员工考核。定期向上级述职主持部门例会，听取工作汇报及建议，布置工作任务，解决实际问题，改进管理方法，促进工作发展。及时向上级汇报本部门工作情况和有关事项。4质管副经理岗位职责制定年度工作目标和工作计划，经批准后执行。制定月工作计划，经批准后执行。制定、修定公司各服务中心的程序文件、作业指导书。制定、修定公司各服务中心的质量要求和质量控制目标。监督、检查各物业服务中心人员的程序文件、作业指导书的执行情况。及时反馈检查中出现的问题。接受住户的投诉，对投诉进行处理，对投诉人进行回访。定期进行入户，听取业主的意见。及时向上级汇报本部门的工作情况和有关事项。负责物业管理服务过程，不合格服务纠正和预防措施，服务的控制与管理。按照质量手册、程序文件的要求和管理实施方案，对各服务中心运行进行指导、检查和监督。按照“物业管理委托合同”实施全方位的管理服务。参与建立并指导实施各服务中心的作业规程。5质管员职责对质管副经理经理负责，在规定时间完成副经理安排的工作。理解、掌握公司现行程序文件、工作指导书。检查工作要公平、公正、不许公报私仇，不许搞人情化。认真、负责做好检查记录，对违章现象、违章人的处罚要准确、公平，并上报经理。注意工作方法，不能采用简单、生硬、粗暴的方式方法，不许对员辱骂、人身功击。结合工作实际，提出对程序文件、工作指导书修改建议。七工程部1工程部职责负责审核各物业服务中心设备设施的维修保养计划和物料申购计划；对各物业服务中心机电设备设施的维修保养工作进行检查监督、指导，确保物业服务中心机电设备设施正常运行，达到完好率要求；对各物业服务中心的工程人员进行统一管理、调度、指挥；对各物业服务中心的工器具进行统一管理、调度；对各物业服务中心的备品备料进行备品备料管理，综合利用，达到资源共享；2工程部经理岗位职责在公司总经理的领导下，制定、贯彻、执行各物业服务中心设备管理方面的规章、制度。对各物业服务中心的备品备料进行同意管理，制定相应的管理规定；与财务部一起对物料的采购进行审核、监控，做好成本控制；对存放与各物业服务中心的工器具实行统一管理、统一调配制定相应的管理规定；检查、监督、指导各物业服务中心设备主管的工作。负责组织设备的使用、维护、革新改造直至报废的整个使用过程的管理工作，使设备始终处于良好的技术状态。在“安全、可靠、经济、合理”前提下，与采购小组及时供给各设备所需的物料，做好物料综合利用的工作。统一调配公司各物业服务中心的维修人员，组织人力、物力及时完成住户提出的报修要求，为住户提供良好的工作、生活条件。组织编制各种设备的保养、检修计划，原材料采购计划，并组织实施。组织收集、编制各种设备的技术资料、图纸，做好设备的技术档案管理工作。组织拟定设备管理、操作、维护的各种程序文件和技术标准，并监督执行。组织员工开展技术业务学习，技术练兵，不断提高员工的业务技术水平。八物业服务中心1物业服务中心职责按照《委托管理合同》中的承诺对项目进行全面管理；执行公司的各项程序文件；达到各项管理质量目标。2物业服务中心主任岗位职责对综合管理部负责，主持物业服务中心日常工作。认真贯彻执行公司经营管理方针及各项程序文件，严格按公司质量要求进行本项目物业管理运作。代表公司与开发商、业委会及政府相关部门协调相关事宜。爱岗敬业，具有奉献精神，以身作则，严格要求自己。总结物业服务中心年度工作计划和周工作计划，制定物业服务中心年度资金预算。制定物业服务中心月工作计划和周工作计划：审核管理员、设备主管的工作计划。组织召开物业服务中心每击工作例会，掌握工作动态，了解各方面信息，总结和布置工作，确何计划按时按质完成。负责组织协调物业服务中心各岗位及员工的工作安排。审核管理员对员工工作绩效的考核以及对员工的嘉奖、处罚意见。关爱员工，公平、公正审核员工绩效，不公报私仇，不假公济私。对于客户有效的重大投诉要按《不合格控制程序》上的要求操作，必须亲自回访、了解、处理，并把处理方案、结果记录《投诉回访单》。熟悉本项目情况，与业主保持密切联系；每月至少回访三位客户，征求客户的建议、批评、意见，并把回访情况记录《入户调查表》。加强收费工作的检查、监督，确保完成公司下达的收费率指标。增强经营意识，组织开展多种经营创收工作。励行节约，控制费用不超过费用控制标准并尽量降低成本。协调本物业服务中心内部各岗位、本物业服务中心与公司职能部门和其它物业服务中心的工作关系。管辖项目内发生重大突发事件，接到通知后应在第一时间赶赴现场处理，不得延误。对物业服务中心员工的工作情况负有检查、督促、纠正的管理责任。每天必须检查物业服务中心的《物业服务中心工作记录》，督促下属员工处理完成《物业服务中心工作记录》上未完成的工作。工作检查中发现的严重或重大不合格项程序文件，虚心听取他人意见，不断改进