国际会议的总结步骤流程注意事项

国际会议的总结工作步骤第一步:索取主管部门提供的国际会议总结格式。第二步:搜集数据。1.外宾注册组负责提供外宾注册的数据。2.中宾注册组负责提供中宾注册的数据。3.学术组负责提供论文的数据。第三步:会议程序委员会提供素材。1.特邀大会报告的情况。国际会议的特邀大会报告人的水平体现了会议的水平，他们的报告议题也是会议的主题。大会报告是总结中的重要内容，要求列出所有大会报告人的姓名、国籍、单位和职务以及报告题目。2.专业总结。通过本届会议了解到该领域国际上的发展现状和趋势，与国际同行相比，我国在该领域的发展状况，举例说明我国在哪些方面处于领先地位，哪些地方存有严重的不足。3.此次会议的收获。会议的收获主要指专业方面的收获。第四步:是否有计划举办下届会议。如果是我国机构发起的国际会议，会议组织者就能确定是否举办下届会议。如果是国际组织发起的系列性国际会议就不存在这个问题。此次会议在组织管理上的经验和不足。第五步:此次会议在管理方面的经验和不足，素材要从各个职能小组中获得。第六步:完成会议总结。委托秘书处工作人员执笔，将搜集到的各种素材编写成会议总结，经过秘书长审核，盖章后送交主管部门。特别提示总结中最主要的内容是国际会议专业方面的收获。国际会议的总结工作通常也是会议组织者最后一件重要工作。在我国举办的任何国际会议都属于外事活动，必须经过主管部门批准才能召开。会议结束后，主管部门也要求会议组织者提交会议总结。不同主管部门提供的会议总结格式可能略有不同，但是总结的内容大致相似。1．会议概况会议概况主要包括国际会议的举办时间、举办地点、主办单位和主要承办单位。2．代表人数要按国家顺序写出每个国家参加会议的人数，既可以按国家的英文字母顺序排列，也可以按代表人数多少来排列。例如，参加第13届国际核工程大会的代表人数在前10名的国家为中国181人、日本150人、美国69人、法国45人、韩国24人、德国22人、加拿大16人、意大利10人、俄罗斯10人、伊朗9人。另外27个国家的参加人数都没有超过6人。从这个人数统计中可以很清楚地看出排在前10位的国家都是在核工程领域中技术领先和学术交流比较活跃的国家，这些国家是今后举办同类型国际会议时宣传的重点。3．国内和国外论文数量论文数量的多少反映了国际会议交流活跃的程度，它和参加会议代表的数量成正比。例如，第13届国际核工程大会国内论文176篇，参加会议的代表181人，国外论文405篇，国外的会议代表422人。再如，第10届国际室内空气品质大会国内论文180篇'参加会议的国内代表150人，国外论文700篇，国外的会议代表730人。4．大会报告人和大会报告的中英文题目国际会议邀请的大会报告人的水平能直接反映出整个国际会议的交流水平。大会报告人的报告题目通常也就是国际会议的主要议题。例如，国际原子能机构副总干事，他的报告题目是“发展世界的核能”，世界核协会总干事的报告题目是“政府、企业和科技在新的核世纪中扮演的角色”，中国核工业集团公司副总经理的报告题目是“加快中国核工业发展，积极推进核电建设”，从中不难看出本届会议大会报告人的层次都是很高的，报告题目也是非常吸引人的，因此本届也是历年来该系列国际会议中参加人数最多的一届。5．目前本领域国际上的发展现状和趋势在我国举办国际会议的重要目的就是要了解本领域目前国际发展现状和最新发展趋势会议总结要在这方面进行详细的论述。例如，通过举办国际核工程大会了解到全世界在运行中的核电机组共有440台，装机容量366GW，而运行中的核电站大多数为第二代技术。虽然第三代反应堆技术已经开发完成，但只有日本ABWR已投入运营。在国际上第四代反应堆技术的研究工作也已经开始。6．与国际同行相比，我国在该领域的发展状况在我国举办国际会议的重要任务就是要明确在该领域中我国的发展状况，发挥已有的优势，找出存在的差距，明确今后努力的方向。例如，通过举办第15届国际植保大会发现，我国与国际同行相比，在植保研究领域中的许多方面都处于国际领先水平或达到了国际水平，如我国农作物病虫草鼠综合防治技术体系的建立先于美国8年；我国的转基因抗虫棉在激烈的国际竞争中不断发展并走向产业化，目前已成为世界上拥有自主知识产权，成功独立开发抗虫棉的第二个国家，并且在该领域中我国还有许多方面处于国际领先或达到国际水平。与国际同行相比，我国也存在不足之处，如对外来生物入侵的研究和对生物灾害的监测预警系统的研究，尽管已做了一些研究工作，但与发达国家相比我国已明显落后，主要制约因素是我国在这些领域中的经费投入不足。7．此次会议的收获会议收获主要也是从专业交流方面进行总结的，如本届会议主要围绕的交流议题中是否有新的观点、新的方法，这些新观点和新方法是否对我国经济建设和科技发展有一定的推动作用。再如会议是否举办附设展览，展出的实用技术有哪些可以直接应用到我国的经济建设中来。8．是否有计划举办下一届会议如果是国际组织的系列性会议，那么在我国举办下一届的前景就很难估计。如果是由我国机构发起的国际会议，通常在会议举办期间就决定了是否举办下届会议和举办的时间。例如，由北大医院泌尿外科研究所发起的北京国际泌尿外科研讨会(英文的字头缩写为，BISU)，从1987年举办了第1届之后，每隔几年就会再举办一届，BISU在国际上已经享有一定的知名度。在2004年9月举办第4届大会上就向所有会议代表发布了特在2007年9月举办第5届会议的消息。9．此次会议在组织管理上的经验和不足会议总结还要包括会议组织管理的内容。在这个方面每个国际会议都有其成功的经验，也有各种各样的教训。例如，国际核工程大会的主要经验就是将会议的学术工作委托给中国核工程第二研究院，将会务工作委托给中国国际科技会议中心，中国核学会与这两个单位密切合作、全力协同，保证了大会的成功召开；而主要的教训是为了扩大会议的影响，广泛邀请了国内外众多的嘉宾，但这些嘉宾是否前来参会不能得到及时确认，致使许多工作陷于被动。除了向上级主管部门提交的会议总结外，会议组织者还可以对会议的其他许多方面进行总结。例如，对会议筹备期间的组织管理、宣传推广、论文征集、预先注册、资金筹措、资金管理等各项工作进行总结，对会议现场注册、代表接待、协调管理、专业交流、附设展览、社会活动、餐饮活动等各项工作进行总结，也可以对会议结束后的会议评估工作和财务结算等工作进行总结。会议的评估工作与会议的总结有密切的关系，会议评估的结果是会议总结报告的基础，也是会议总结报告的重要内容。