全国行政事业单位资产清查报表管理系统培训讲义全文案例分析电子版

中科院事业单位资产清查报表管理系统软件操作培训讲义刘春霞（电话：62582793）2007年2月8日1.系统简介2.工作流程3.软件的下载和安装4.系统配置5.卡片系统6.清查系统7.ARP数据导入卡片系统培训流程系统简介该系统由“行政事业单位资产卡片管理系统”和“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”两个子系统组成。卡片系统提供了固定资产卡片（包括帐实相符资产、盘盈资产）的录入、查询、打印、删除、导入外部数据、生成清查系统文件、备份、恢复等功能。清查系统提供了从固定资产卡片提取数据到基础表，基础表间计算，提取基础表数据到报表、汇总报表，以及单位管理，数据的录入、打印、导入、导出、上报、收集、汇总、审核、查询、备份、恢复等功能。工作流程介绍填报单位工作流程（1）在卡片系统中录入实际盘存和盘盈的资产卡片（盘亏的在清查系统中直接录入）。（2）在卡片系统生成基础表数据文件。（3）在清查系统中录入单位信息，生成填报单位。（4）接收卡片数据到基础表，形成11类实盘、盘盈资产基础表数据。（5）录入封面信息、录入其余的基础表的数据。（6）表内数据审核。（7）表间计算。（8）生成报表，将基础表数据提取到报表、汇总表，录入汇总表封面信息。（9）表间数据审核，审核通过后可以进行上报。（10）上报基础表、报表或汇总表数据，其中汇总表数据为必报项。进入“中华人民共和国财政部网站”（网址：）在此下载软件的下载和安装”点击任意一个“行政事业资产清查软件（新）拆分包”，进行软件下载，出现如图的界面下载完成后，直接点击【打开】按钮；或者运行目标程序setup_1.exe程序，出现出现安装向导。三个拆分包的内容是一样的，任选其一下载就可以下载完成后，直接点击“打开”按钮；或者运行目标程序setup_1.exe程序，出现如下界面时，选择目标文件夹，点击“安装”按钮，出现如图界面。选择安装路径后，点击“安装”，安装完成后，点击“确定”。还是在这个网址上，点击“行政事业单位资产清查软件升级补丁程序”，进行“升级补丁程序”的下载。注意：下载的软件是已经修改后的版本，因此不须下载补丁程序。在此下载软件的安装软件下载完成后，在目标文件夹中点击图标出现如下界面，点击【安装数据库】按钮，安装MSDE数据库。数据库安装完成后，程序组“启动”文件夹中将出现“服务管理器”图标。点击“服务管理器”点击【服务管理器】，点击【开始/继续】，启动MSDE。建议安装完全部软件后，重新启动计算机，即可自动启动MSDE。启动后变为绿色，在任务栏中会出现相应的图标。安装“全国行政事业单位资产清查报表管理系”1．点击【安装软件】，启动安装程序。2．进入安装向导安装程序运行后，出现“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”安装向导窗口，点击【下一步】，继续进行安装。3．设置安装路径系统的缺省安装路径为“C:\ProgramFiles\ZCQC”，用户可根据自己的实际情况修改其路径，点击【下一步】，继续进行安装。点击【下一步】按钮进入“准备安装”界面，如下图所示点击安装按钮，开始软件的安装，如下图所示安装完成后出现如下图所示界面，点击完成按钮完成软件的安装软件安装完成后，在Windows桌面上同时出现“卡片系统配置”、“行政事业单位资产卡片管理系统”、“清查系统配置”、“全国行政事业单位资产清查报表管理系统”4个图标。特别注意：使用本软件之前必须进行相应的系统配置。安装补丁程序找到下载后的升级补丁程序文件夹“升级包2007012001”，运行程序Upgrade2007012001，出现下列界面，点击“是”点击“确定”升级补丁软件使用说明：1.升级前请确保清查报表系统和卡片系统都不在运行。2.如果安装程序是旧版本，安装之后，须先配置好清查报表系统和卡片系统，接着分别运行一下报表系统和卡片系统，然后退出，再使用升级程序。3.若不按1、2步骤操作，升级程序可能无效。4.升级前请关闭杀毒软件和防火墙，以保证升级程序不被拦截。卡片管理系统配置卡片管理系统首先配置MSDE数据库环境点击【行政事业单位资产卡片管理系统】程序组文件夹中的【卡片系统配置】，出现其对话框，点选MSDE。1.在SA密码框中输入SA密码。默认SA密码为：cfit808。2.输入单位全称。3.在数据库服务器地址框中输入数据库服务器地址。默认数据库服务器地址为：(local)\cfit808。4.保存系统配置。5.点选“默认当前配置”。6.点击【退出】，退出对话框。点击【是】，建立数据库。数据库建成后，出现“提示”对话框，表示数据库已建成，系统配置成功，如图所示。操作提示：⑴如果点击【保存】后，出现“提示”对话框，说明还未建立数据库，配置程序将自动建库，如图所示。⑵如果数据库已经建立，点击【保存】后，也将出现上图的对话框，点击【确定】，退出对话框，完成系统配置。注意：如果1、2配置不正确，需要重新配置，否则建立新的数据库。登录卡片系统运行本系统后，会出现“登录”对话框，如图所示1．选择用户。默认用户为“sys”。2．输入密码。默认密码为空。3．登录系统。上述操作正确后，点击【确认】出现系统的主窗口，如图所示。可以进行录入、修改、查询、打印、导入外部其他系统的资产卡片数据和由卡片数据生成清查报表系统基础表的数据文件。注意：实盘和盘盈资产卡片应分别录入。例：点击【土地】,或点击主菜单【卡片录入】下的【土地】菜单，出现其对话框，其余10类资产卡片录入窗口与土地资产卡片类似，如图所示。注意：1.红颜色的字表示该项是卡片的必填项。2.“卡片序号”由系统自动生成，不能修改。资产卡片其他项可以进行修改。外部接口功能点击【外部接口】，进入“外部接口”的主窗口，如图所示。注意：可以将其它固定资产管理软件系统的卡片数据通过系统规定的标准接口文件导入资产清查的卡片系统内。接口文件的类型有文本数据文件（.TXT）和SQL脚本文件（.SQL）。其中文本数据文件的记录数据项由卡片库全部对应字段组成；SQL脚本文件由相应的SQL语句和卡片数据组成，具体字段应按照卡片库字段名指定。生成清查系统文件点击【生成清查系统文件】,或点击主菜单【外部接口】下的【生成清查系统文件】菜单，出现其对话框，如图所示。操作步骤如下：1．点击【浏览】，确定文件存放地址。2．选择行业类型：“事业”。3．点击【确认】，开始生成清查系统文件。4．点击【取消】，退出对话框。清查系统管理配置清查管理系统首先配置MSDE数据库环境点击【全国行政事业单位资产清查报表管理系统】程序组文件夹中的【清查系统配置】，出现其对话框，点选MSDE1．输入SA密码。在SA密码框中输入SA密码。默认SA密码为：cfit808。2．输入单位全称。3．输入数据库服务器地址。默认数据库服务器地址为：local)\cfit808。4．点选“默认当前配置”。5．保存系统配置。点击桌面上的清查系统的快捷方式启动清查系统的登录界面如下图所示1．选择用户。默认用户为“主管”。2．输入密码。默认密码为空。3．点击【确认】登录系统清查系统管理当第一次运行本系统，并且数据库中没有单位则会出现新建单位窗口，如图所示。如果在运行本系统时所连接的数据库中已建立过单位则会出现初始化单位的窗口，选择已有的单位，本对话框和“初始化单位”对话框将不再出现。如果没有选择已有单位，而是直接点击【确认】按钮则会出现新建单位窗口，要求新建单位。1.输入单位全称。2.输入组织机构代码3.输入财政预算代码，前三位：“173”，后三位按照预算代码填列。4.选择单位所在地区。（必须选择单位实际所在地，如选择错误，则必须重新安装系统。）5.选择单位类型：“填报单位”。6.选择单位执行会计制度：“事业单位会计制度”。7.选择机构行业分类：“7510”。8.输入备用码，与预算代码相同。9.选择单位基本性质：“财政补助事业单位”。10.选择财务隶属关系：“二级单位”。11.选择预算管理级次：“中央级”。12.选择隶属关系和部门标识：“000000”和“491”。如果您在运行本系统时所连接的数据库中已建立过单位则会出现初始化单位的窗口，如下图所示点击“？”，选择已有的单位，如您没有选择已有单位而是直接点击【确认】按钮则会出现新建单位窗口要求您新建单位。登录清查系统登录成功后，进入系统主窗口，如图所示。进入清查系统后首先需要输入的是单位扩展信息，才能进行其它数据的录入，在数据录入菜单下点击录入封面信息出现如下图所示录入封面信息窗口，将单位扩展信息里的各项内容填写完整。注意：封面信息不完整，不能进行套表数据录入、保存。在套表列表中，点选套表套表2（事业单位资产清查套表），打上“√”标记，再点击【确认】。设置当前套表首次登录成功后，会出现“设置当前套表”对话框注意：1.报表录入、修改、查询计算等都是在当前套表内进行的。2.当前套表的设置不仅在初始化时设置，初始化以后也可以随时进行设置。3.本系统按单位的性质不同共提供了4个套表，包括行政、事业单位资产清查套表（套表4.套表2）和行政、事业单位清查汇总报表（套表3、套表4）。事业单位应选择套表2（事业单位资产清查套表）和套表4（事业单位清查汇总报表）。4.查询、打印清查汇总报表时应选择清查汇总报表（套表4）。数据录入主窗口点击主菜单【数据录入】下的【录入】菜单，或点击主菜单下端的【录入】按钮，屏幕出现具有报表样式的窗口。进行基础报表数据录入时，底色为白色的单元格为数据录入项。底色为绿色的单元格为自动生成项。只有基础表可以填报，报表需要通过从基础表提取数据完成。注意：1.录入、修改前必须单击【修改】按钮。2.录入数据有许多是必填项，必填项见《资产清查软件操作手册》附录4。3.录入编辑器有许多下拉选项，报表下拉选项见《资产清查软件操作手册》附录5。1.选择相应的基础表的子表，点击工具栏上的【修改】按钮。2.如选择的子表为浮动表则点击工具栏上的【追加行】按钮，出现【增加数据】编辑器，开始报表数据逐项的录入，点击【确认】按钮，完成报表一行数据的录入，继续录入需要再次点击【追加行】按钮来进行录入。操作步骤：1．录入数据2．保存数据点击【保存】，出现“保存提示”对话框，如图所示。如果仅保存当前子表，点选第1项；如果保存所有基础表，点选第2项。数据保存成功后，出现“操作提示”对话框，如图所示。可以一次录入多行资产信息，具体操作如下：（1）选择相应的基础表的子表，点击工具栏上的【修改】按钮。（2）点击【编辑】菜单的【批量录入】子菜单，出现【批量录入】编辑器，开始报表数据逐项的录入。在其左下角“批量增加记录数”中输入一次批量录入的行数，点击【确认】按钮，完成录入。（3）点击【保存】按钮，进行保存操作。注意：一次批量录入的数据，每行除序号依次增加以外，其它都是相同的。3.批量录入4.Excel导入将Excel格式文件的数据转换为基础表的数据。点击主菜单【文件】下的【Excel导入】菜单，出现选择Excel文件对话框，如图所示。注意：导入的Excel文件中如果有基础表对应下拉项部分为文字的需要修改为相应的编码，然后才能导入，否则不能导入。例如：《J04G事业单位资产出租出借报表中》出租/出借栏只能填01或02，不能填出租或出借。报表系统中的下拉项见《资产清查软件操作手册》附录5。实现这个操作的前提条件是外部的Excel报表文件的格式要与转入的基础表的格式完全一致，具有相同的栏数。操作步骤：1．选择文件选择需要导入的文件，点击【打开】，出现选择要导入的子表的对话框。2．进行导入在导入子表框中选择要导入的子表，在导入区域中设置起始行、起始列、总行数、总列数，点击【确定】。起始行：导入的基础表中从合计行以后开始的浮动行号。起始列：导入的基础表中开始填入数据的列的自然顺序号。总行数：导入数据的总行数。总列数：导入数据的总列数。3．退出对话框点击【取消】，退出对话框。注意：在进行EXCEL导入时各项内容与代码的关系见附录5。注意㈠J15-1AS；J15-1BS；J15-2S……J15-10SK；J16S；