企业人力资源作业实务手册选才篇

企業人力資源作業實務手冊選才篇主辦單位︰行政院勞工委員會職業訓練局承辦單位︰中華民國全國工業總會目錄第一章掌握企業人力需求狀況.......................2第一節人力盤點與企業人力需求.................2第二節人力成長須符合企業發展需要及提升生產力.5第二章瞭解人力市場供需狀況.......................6第一節五種企業掌握人力市場變化的途徑.........6第二節人才求職高峰期知多少？.................7第三章擬訂年度徵才計劃...........................8第一節企業年度徵才活動提案...................8第四章選才的重要性與流程........................11第一節選才的重要性..........................11第二節選才的流程............................11第三節訂定選才的標準........................13第四節選才用人四大思考原則..................15第五章履歷表....................................16第一節履歷表的功能..........................16第二節履歷表的基組成與意義..................17第六章面談技巧..................................19第一節甄選面談的意義與目的..................19第二節面談前的準備..........................19第三節面談的進行............................22第四節面談技巧..............................25第五節如何做一個好的面談主管................30第七章測驗運用..................................35第一節心理測驗在企業選才的運用..............35第二節企業界測驗使用現況....................35第三節測驗種與功能..........................38第四節測驗的專業指標........................38第八章結語......................................40附錄：面談主管自我檢核表..........................431第一章掌握企業人力需求狀況「人力計劃永遠是跟著營運計劃走！」這是HRD主管針對企業如何掌握內部人力需求所下的定義。而有效、可行的人力成長計劃，必須以達到提升企業生產力的首要目標，亦即企業營運成長須大於人力成長。據了解，若企業預估明年的營業成長可達45%～50%，則合適的人力成長比例為5%～10%，只要針對此二項指標控制得宜，則生產力勢必可望獲得提升，而這就是企業掌握內部人力需求與成長的要領。第一節人力盤點與企業人力需求企業若欲進一步掌握內部人力需求與成長概況，則可透過人力盤點獲得圓滿的結果。一、人力盤點第一步：係針對上一年的人力運用及新一年的預估人力做一統計與比較。就每年均有擬訂年度徵才計劃的企業而言，多會在每年9、10月間，針對明年營運成長正負情形，擬訂人力需求計劃。人力盤點的第一步，係針對各部門、各職種之人力現況與新年度預估成長情形，進行詳細的統計，包括新一年的人力增減率、新人成長率及近一年內的離職率等。企業人力盤點表：人數統計部門時間董事長副董事長總經理副總經理處長副處長協理經理副理廠長副廠長課長組長特助秘書工程師管理師職員領班助理作業其它合計去年人數去年董事長室今年去年總經理室今年去年行政管理處今年2去年行銷企劃處今年去年業務處今年去年研究發展處今年去年製造處今年去年總計今年二、人力盤點第二步：進一步預估新一年的企業人力成長狀況，一般而言，企業各部門人力成長的原因不外：(一)增補新人：係根據部門的營運成長需要須遞補的人力，也就是依部門的生產力擬訂增人的預算及計劃。(二)離職補缺：這是針對現有人力可能發生的流動情形，或者確定有人員流動所進行的補人計劃。(三)輪調補缺：這是以預先掌控的的人力異動狀況，可說是有計劃的補人計劃。企業人力盤點表(二)：徵才統計部門增補新人人數離職補缺人數輪調補缺人數儲備人數其它總計預估離職率預估徵才人數實際徵才人數3(四)儲備人才：多數企業針對核心業務人才或企業長期發展需要之人才，均有定期性的儲備計劃，這不僅是企業的一項徵才計劃，更是一項培育人才計劃。(五)不同經營策略的人才任用策略思考1.防衛型的策略在才任用的重點．強調自行陪育所需人才。．幾乎很少進行招募。．重點可能放在淘汰不適任員工。2.前曕型的策略在人才任用的重點．著重外聘人才。．招聘對象涵蓋各層級人員。．運用有效工具協助遴選才。3.分析型的策略在人才任用的重點．自行培養與外聘兼顧。(六)不同生命週期的人才任用策略思考1.企業處於開創期在人才任用的重點．招募優秀的技術及專業人才。．招募具開創型的人才。2.企業處於成長期在人才任用的重點．招募各種具能力的員工。．管理快速流動的內部勞動市場。3.企業處於成熟期在人才任用的重點．利用水平流動和晉升以提昇效率。4.企業處於萎縮期在人才任用的重點．縮減人力並重新安置人力。．提早退休。．將人力轉換至不同事業單位。(七)人力資源規劃歷程4第二節人力成長須符合企業發展需要及提升生產力既要預估人力成長，則不能不能離職率的變數考慮在內，所以，從上述的盤點行動中，雖然企業已大致獲得最新的人力成長數字，則進一步更要藉重人事單位提出企業往年徵才後的平均流動率，將預估人數加上乘以流動率後的數字，才是企業確實的徵才人數。多數人事主管認為，為掌握企業內人力需求狀況，則人事單位及各部門均須各司其職，如：人事單位應根據明年的企業營運計劃提出企業的人力成長計劃、人力成長率、總人數，其它尚包括上一年的人力運用概況、營運概況及平均流動率等都是人事單位應事先提出以供各部門參考。各部門則應就其上一年的營績效、人力運用情形、流動率及新一年的營運計劃、人力成長計劃提出完整的報告。最後，則是在人事單位提出的整體計劃下，再協調各部門細部的執行計劃，共同研擬出企業整體的人力成長計劃，而這項計劃則須符合企業發展需要及提升生產力二個目標，才是既有效率又可行的計劃。※人力需求的預測：一、進行人力需求預測的分析方法1.判斷法（適用於小型企業或缺乏資料）‧德菲法‧管理人員預估‧經驗法則2.統計法（適用於大型企業）‧比例趨勢分析‧經濟計量模型‧工作研究預測法二、常見人力需求預測做法1.決定平均員工生產力2.決定各類人員配置比例3.利用預期業務量計算各類人力需求5第二章瞭解人力市場供需狀況人力結構變化的消長及就業人力移動的現象與趨勢，都是企業獲得成功徵才成果必須掌握的重要情報，如：近年來高科技產業的蓬勃發展影響其它製造業、服務業不易徵得人力，而高科技產業中的半導體業大舉徵才也對其它高科技公司徵才造成衝擊。不少有經驗的人事主管強調，來自第一線徵才現場的人力情報有助人事單位掌握人力市場現況的變化，而來自外界的資訊則顯示出人力變化的可能趨勢。所以，人事單位掌握人力市場供需的變化，應結合企業各部門的用人實況，加上情報的分析。此外，人事單位亦須有解讀各種人力變化現象的判斷能力，瞭解某一現象係反映一種趨勢或只是一個個案，進一步掌握趨勢變化調整徵才做法，或針對個案中所呈現的制度面或人事面癥結，尋求解決方法，改善問題獲得圓滿解決。第一節五種企業掌握人力市場變化的途徑一、藉同業先進經驗強化企業徵才效果以下提供五種可行的途徑，有助企業進一步瞭解人力市場的供需狀況：(一)運用政府單位公布之統計數字：包括行政院主計處每月出版的人力資源統計月報、薪資與生產力統計月報及年報、經建會發表的國家整體人力統計報告及人力成長推估報告、青輔會有關專科以上、博碩士人力求職、就業狀況調查、勞委會有關勞動力、工讀生等人力結構報告、職訓局每季出版的求職與求才人力統計速報、勞動參與率統計及教育部針對各級學校各科系畢業人數的統計等，都是有助企業搜集、分析人力市場供給與需求變化的數據資料。有關上述資料之取得，各政府單位之統計室、圖書室均有提供購買、借閱或贈閱出版品之服務，可多加利用。(二)與業界交流情報：目前公會、社團等組織相當蓬勃，加入同業或人力資源相關性質組織，則有助進一步獲得業界寶貴的實務經驗與確切情報，對企業研判人力市場變化實有莫大助益。諸如：新竹科學園區企業人事主管共組的聯誼會、台北縣亦有相同性質的組織，其它如：百貨業、石化業等均有定期的人事主管集會活動，以進行同業間密切的交流，其中不外交換彼此人力運用情形、協調調薪、叙薪做法等事宜。有一陣子關廠歇業事件頻傳，一些相似性質業者因及時掌握這些情報，順利地目這批釋出人力當中補足本身人力的需求，可說是透過同業管道獲得紓6解人力荒的典型例子。除了加入業界組織外，人事單位主管亦可主動出擊，藉各類研討會、徵才活動等結識不同行業人事單位先進，進一步向其請益人事實務經驗，除交流情報外，更可提升彼此經驗層次與工作視野，可謂一舉數得。二、最真實的情報來自第一線(一)從實際徵才作業中獲得第一線情報：許多人事主管認為，從企業實際的徵才過程中亦可掌握人力市場動態變化，包括透過何種管道徵求哪類人才效果最大？哪些時期人力供給較充沛？何時最不利徵才？何種人才較易獲得？何種人才最難找到？招募某類人才大約須費時多久等。其實，只要人事單位在執行徵才作業當中，確實記錄相關細節、調查並做分析，便不難獲得這類寶貴的情報。(二)廣泛搜集專業報紙媒體資訊：透過工商、經濟等專業報紙新聞及專題報導，有利人事單位掌握產業、整體經濟景氣動態，及人力市場變化。此外，國內唯一的專業求才求職媒體「就業情報雜誌」，均會定期進行有關就業現場、薪資市場、求職者工作期望等主題報導，對企業而言亦是不可多得的參考工具之一。(三)企業內跨部門會議：東元電機人事單位每月召集各部門進行人事會報會議的經驗值得企業參考，這項會議由人事主管主導，邀請各部門用人主管參與，各單位均須提出包括當月計劃人數、實際人數、缺多少人、預計如何補人、離職人數及原因等內容的人力動態分析報告，接著是各單位針對徵才、人事流動等瓶頸加以分析原因，並共同研擬出解決方法及行動方案。其實，透過內部溝通管道不僅可以掌握最實際的徵才、人力供需的動態，更可進一步就企業徵才的瓶頸，提出較務實的做法加以解決。第二節人才求職高峰期知多少？一、求職高峰期在9月及12月分析政府人力統計、就業服務單位提供的數字，即不難得知人力供給的高峰期，及人力爭奪的高度競爭期，根據歷年職訓局的就業服務統計資料，發現平均求職人力的高峰期出現在9月及12月，而1、2月則是求職的淡季，這段時期亦是企業求才的低潮期；4、5月則是企業求才高峰期，此時平均每位求職者有5個工作機會，9、10月時則每位求職者可選擇的工作機會最少，平均只有2個。HRM主管應掌握人力市場變化，從職訓局就業服務統計資料及行政院主計處人力資源統計年報，做分析、了解，訂定企業有效的徵才計劃。7第三章擬訂年度徵才計劃多數企業人事主管一致認為擬訂年度徵才計劃有其必要性，一方面利於控制預算及人力成長，一方面則因應人力市場供給面週期性的變化，以便在最有利的時機獲得合適的人才。但人事主管們亦強調，徵才計劃應保持相當的彈性，靈活地運用內外在資源，而非抱持「一個蘿蔔一個坑」的消極僵化心態，致徵才效果大打折扣。企業徵才目標不外是為了提升生產力，所以，人事單位須在控制預算、提升生產力與徵才需求間，做一恰當的取捨、抉擇，達到提升企業生產力的目標。第一節企業年度徵才活動提案一、掌握人力曲線掌握最佳徵才時機企業擬訂年度徵才計劃第一要領，是採取定期與不定期的交叉做法，主要是考量人力市場供給面的變化與企業的需求面。大體而言，從1～12月可歸納出一個人力供給面的變化曲線，如：2～3月正值農曆年後的