第五章-文书档案的管理

第五章文书档案的管理一．档案的收集二．档案的整理三．档案的保管四.档案的利用五.档案的检索与编研一．档案的收集（一）档案收集工作的内容1．文书的接收归档工作2．零散文书的收集工作（二）档案收集工作的原则1．贯彻集中统一管理原则2．遵循档案客观形成规律的原则二．档案的整理（一）档案整理的内容1．系统整理2．科学编目（二）档案整理的原则按照档案形成的规律和特点，保持档案的内容与构成。其具体工作包括：确定保管档案号和编制档案目录。（三）档案分类类目的设置1．大类即一级类目，原则上按组织的管理职能进行分类设置。如我国《工业企业档案分类规则》中规定，工业企业档案设十个一级类目：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学研究类、基本建设类、设备仪器类、会计类、人事类。2．属类即二级类目，常分三种情况作不同考虑：（1）管理类档案包括党群工作、行政管理、经营管理及生产技术管理四大类。（2）科技类档案。包括产品、科学研究、基本建设、设备仪器四大类。（3）会计档案和人事档案3．小类即三级类目三．档案的保管（一）档案保管工作的任务按照集中统一管理的原则，采取各种有效的措施，实现档案的科学保管，防止各种不良因素对档案造成的破坏性影响，全面、系统地维护档案的完整与安全。（二）档案保管工作的基本内容1．库房的日常管理工作2．档案的保护工作3．档案的修复工作•（三）档案的库房管理•1．档案库房的建筑设计与防护设施•（1）库房地址选择•（2）库房面积选择•（3）库房防护措施•2．库房合理利用和排架管理•（1）库房的合理利用根据档案的分类和库藏档案的数量，对库房进行合理的房间划分和保管区段，对不同类别的档案实行定位存放与管理。•（2）档案的排架管理要依据档案的分类方法来进行，要与档案整理、分类的方法相一致，排架序列要反映整理分类的成果，同时还要方便保管和查询利用。一般来说档案常彩以下两种排架方法：•①按大类分年度的排架方法•②按年度分大类的排架方法3．档案的保管环境（1）温度、湿度湿度是14˚C-24˚C相对湿度是45％-60％（2）洁净、避免光照（3）减少火灾和虫害隐患•4．特殊载体材料档案的保管•（1）底图、蓝图•①底图的保管方法•──存放利用专门的底图枢存放•──严禁装订•──包边•──简单修复•②蓝图的保管方法•──折叠•──装订•──装具(2)缩微胶片的保管方法①入库②包装平片外加装纸套,放入卡片箱中保存;卷片不要用橡皮筋捆扎③存放平片要立放,卷片要平放,禁止压摞或重叠放置.不同材质的分开放④取用使用胶片夹或戴手套,只接角片的边缘部分⑤定期检查与修复⑥存放的最佳环境条件温度10˚C-15˚C.一般不能低于4;相对湿度50%-60%(3)磁记录档案①环境条件温度14˚C-24˚C,相对湿度45%-60%;远离磁场;避光、无尘②装具③存放和取用采用直立竖放④定期检查和复制四、档案的利用(一)档案利用工作的意义(二)档案利用工作的内容(三)档案提供利用的方法和制度(一)档案利用工作的意义1、利用工作是档案工作的根本目的。2、利用工作是档案工作的中心任务。3、开展利用工作可以提高档案工作的社会地位。(二)档案利用工作的内容1、编制各种检索工具2、编制各种参考资料3、采取多种方式，直接开展服务(1)提供馆(室)藏信息(2)以档案原件提供利用(3)以档案复制品提供利用(4)提供有关咨询服务(三)档案提供利用的方法和制度1、方法(1)档案原件的利用方法①室内阅览②借出阅览⑧复制供应(2)档案信息的利用方式①信息检索②信息交流③信息咨询2、制度(1)凡本组织内有关人员，因工作需要到档案室查阅档案者，应首先在查阅单上登记方可查阅。(2)本组织内有关人员借出档案时，须经部门领导签署意见方可借出，借出后应定期返还。(3)外单位查阅档案，需持单位介绍信，经有关部门领导签署同意后主可接待如需要索取、借出者，需经单位主要负责人批准后按规定办理。(4)借阅档案，必须填写利用效果登记簿。(5)借阅档案或查阅档案不痊在卷内档案文书、图纸上勾画、折叠、撕折和污损，不准在档案文书、图纸上作任何记录、符号和标记，更不准抽页或涂改。五、档案的检索与编研(一)档案的检索档案的检索是指将档案的各方面信息，利用一定的方式和途径，从馆(室)藏中索取出来，向利用者提供服务的一项工作。1、档案检索系统(1)检索工具是指档案信息检索利用的工具。通常是在对档案内含信息经过系统整理后，编制而成的一种档案信息有序存储的载体，包括各种目录和数据库。(2)检索设备是指用于从事检索活动的设备。包括各种目录卡片柜、缩微品检索系统、电子计算机终端设备等。(3)检索软件是指从事档案信息检索活动所利用的各种标准和语言性工具。包括著录标引规则、检索语言等。2.常用检索工具①案卷总目录②案卷分类目录③综合目录④专题目录(二)档案的编研1．档案编研的程序(1)拟定方案其内容大致包含：题目名称、主题内容、结构形式、材料来源、工作步骤、组织分工、质量要求、利用范围、注意事项等。(2)确定主题两方面因素：其一，满足组织活动的客观需要，配合各项管理工作选择最为急需的题目；其二，根据所藏档案的实际情况进行编制。(3)选择素材两项工作：一是按照主题广泛收集档案材料：二是通过比较和筛选，从中选择最有价值的信息材料。(4)编排加工它是指在对所选素材进行分析研究的基础上，进行内容选录、摘抄(或复印)、校核、文字加工、图表绘制等，然后按照一定规格和体例进行系统性排列制成编研成品的一项工作。开展这一工作的方法主要有：①抄录档案原件的部分内容②对档案内容进行摘编，即选择性摘录，并按一定的体例整理成编研成品。③按照档案信息重新撰写。(5)审核批准这是指对初步盛开的编研成品进行校对、审核后，报请有关领导批准印发的一项工作。2、常用的档案编研成品(1)基础信息汇编这是根据组织历史和现实情况，汇总各方面信息编制而成的。它主要供领导、职能部门管理人员使用，作为经营决策和日常管理的依据。如《历年经营计划信息汇总》、《基本建设概况统计》等。(2)重要信息摘要这是根据档案信息进行摘录，以简明扼要地显示其主题并予以报道的一种编研成品。如《企业新产品简介》、《科研成果简介》、《市场动态摘编》等。(3)手册、图册这是指利用档案的内涵信息，按照职能部门人员的工作需要编制而成的小册子。如(产品图册》、(经营销售手册》等。(4)年鉴、大事记、史志这些是按照组织发展的历史和客观需要而编写的有关组织各方面情况的史料性编研成品。年鉴以年度为时限，综合性地记述组织活动的主要成就和发展历史。大事记是按时间顺序简要记载组织在某一时间期限内所发生的重大事件。史志则比较全面地记录了组织发展的历史况状。