企业档案规范化管理

企业档案规范化管理企业档案管理内容一、确定本单位档案归档范围、保管期限表及分类大纲二、档案资料的收集三、档案的整理四、档案的作用及重要性档案管理定义：指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。内容：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。一、制订本单位档案归档范围、保管期限表及分类大纲作用：综合档案室档案整理、编号、排架保管的重要依据，是任何实行档案综合保管的单位必不可少的。依据：国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、第79号令《会计档案管理办法》、国家档案局编著的《企业档案分类与组卷实用参考》为标准并结合本单位的实际而制订。某公司文件材料归档范围及保管期限表档案类别类号分类方法文件材料归档范围保管期限产生部门1文书档案0党群工作类年度问题保管期限党委、纪委、团委历届改选及委员组成的报告、请示及批复、党群系统机构设置与干部任免及奖惩、党委与监事会年度工作计划与总结、党委综合性工作、党员年度名册、党员代表大会、党委会与党总支会议纪录、组织工作与党员管理、思想政治工作、精神文明建设、党风整治、重要违纪案件的处置、党务工作大事记、员工民主管理、共青团组织建设、上级机关对本公司有关党群系统方面的表彰和要执行的重要批示、规定及本公司向上级党群机关的重要请示、报告及情况汇报、党员发展等方面的材料。永久党委、综合办、团委、各党总支、党支部党群系统其它事务性工作、党费、团费与工会经费的管理、劳动竞赛的方案、计划、总结、职代会会议材料、合理化建议、劳保福利、计划生育、女工工作、来信来访、两学一做等方面的材料。30年党员、团员的季、月学习计划与安排、员工技术培训、文体活动、通讯报道、各种表彰会议纪录、党费、团费、工会会费的存根、本单位编制的报刊、文体活动、会议通知等方面的材料。10年档案类别类号分类方法文件材料归档范围保管期限产生部门1文书档案1行政管理类年度问题保管期限公司组建方面的请示、报告、方案及上级各部门的批复、企业改制方面的系列材料、公司股东会、董事会、总经理办公会会议纪录及决议、董事会换届、机构设置、中高层人员的任免、职称评聘、股东名册、股本金、公司印模的使用与管理、年度行政工作计划与总结、中高层领导的年度考核与员工的绩效考核、安全保卫、医疗、重大的火灾、盗窃案件形成的材料、本公司向上级部门的重要请示、报告、汇报材料及上级部门的批复、批示、上级部门对本公司行政归口部门的表彰及奖惩、营业执照变更、与本单位有关人大代表提案与答复、员工介绍信存根等方面的材料、档案销毁、转递、查借阅等登记册及审批件。永久综合办、法律事务部、企管办、销售公司办公室其它事务性工作、在职员工的中长期培训、人员的招聘、解聘与人事调配、员工花名册、违反政纪行为的检举、控告材料、监察对象不服纪律处分的上诉、调查、复审材料、信访工作、重要的贺信贺电、重大项目的筹备工作、选举过程中形成的资料、上级部门领导来本单位视察、参观的题词及音（影）像资料、典型材料、评先评优上报事迹材料、房屋管理、车辆管理等方面的材料。30年办公室内部一般性事务管理、会议通知、月、季度工作计划、生活福利方面的规定、计划、民事调解中形成的材料等。10年档案类别类号分类方法文件材料归档范围保管期限产生部门1文书档案2经营管理类年度问题保管期限公司章程、重大改革、资产重组、重大的经营决策与战略管理、公司年度方针、各类统计年报与统计分析、重要的销售合同、重要的合作协议、财务管理、价格、资金、税收、固定资产报废、折旧等方面的请示、报告及批复、经济责任制、产品销售与商标管理、工商执照的申报、登记、批复及违章违法处理、商标、物资管理、企业的规章制度、员工手册、重大的招投标文件等方面的材料。永久综合办、企管办、法律事务部、财务部、物流公司、销售公司、生产部物资采购计划与仓储管理、一般经济合同、协议、产品广告与售后服务、产品销售价格目录、月季度综合统计报告表、一般外购外协件协议等方面的材料。30年企业的月度计划、修旧利废、废旧物资的管理、清仓核库、外协件的管理、财务管理方面的季度计划与总结、市场调查与分析、用户管理、物资供应计划、节能减排等方面的材料。10年档案类别类号分类方法文件材料归档范围保管期限产生部门1文书档案3生产技术管理类年度问题保管期限生产组织、四新项目、ISO贯标体系、控制、检测、安全生产教育、重大的工伤事故的请示、报告、分析处理材料、环境与劳动保护、劳动工资、档案与信息化管理、质量工作、定额管理与计量、标准化工作、环境保护、五险结算资料、员工养老保险手册、技术改造等方面的材料。永久生产部、质保部、技术中心、安全设备科、综合办生产能力的查定与年度生产大纲、一般工伤事故处理、安全生产制度、规定、能源管理、定岗定员、工资方案等方面的材料。30年企业的生产作业计划、安全生产检查、整改措施与典型经验材料、能源消耗定额与奖惩、高温津贴等方面的材料。10年档案类别类号分类方法文件材料归档范围保管期限产生部门2科技档案1产品类系列型号同一产品型号从产品的开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告、鉴定、评优全过程的材料。具体包括：技术协议、试制计划、方案论证、专题会议纪要、关键技术问题、故障分析、产品设计图样、质量技术分析报告、产品性能、试验材料、评新评优等方面的文字与图样资料。永久技术中心、质保部、生产车间、销售公司2科学技术研究类研究项目同一科研项目从课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目和管理全过程的文字与图样资料。具体含：课题立项的申请报告及审批文件、课题任务书、委托书、合同、协议书、专题报告、方案论证、调研、调查报告、专题会议记录、原始实验记录、实验报告、设计文件、图样、关键工艺文件、签订的证书、验收报告、科研报告、阶段总结、成果申报材料、审批文件材料、获奖证书、专利申报与批准、成果转让与推广、推广应用的方案、总结、用户反馈意见、科研论文、科研总结、获得的各种证书、合格证等方面的文字与图样资料。永久技术中心、质保部、生产部、销售公司档案类别类号分类方法文件材料归档范围保管期限产生部门2科技档案3基本建设类使用性质单项项工程同一工程项目内，从工程的可行性研究、土地征用的请示报告与批复、拆迁补偿、勘探测绘、设计、施工、竣工验收、创优全过程、房产等相关证件的文字材料及图纸。具体包括：1、可行性研究、设计任务书，含项目建议书及批复、可行性研究报告、环境预测调查报告、设计任务书；2、设计基础材料，含工程地质、水文地质、勘察记录、试验报告、重要的土岩样本及说明、地形地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要的设备安装测量定位、观测记录；3、设计文件，含初步设计、技术设计、施工图设计、设计计算书、关键技术试验、设计评价、鉴定及审批；4、工程管理，含征用土地批准文件及选线图、拆迁与补偿协议、发包合同、协议书、招投标文件、施工资质；5、工程建设施工文件，含土建施工文件、设备及管线安装施工文件、电气仪表安装施工文件；6、竣工文件，含竣工验收报告、竣工图、质量评审材料、竣工验收、审计结算单；7、工程项目的评优材料永久资产管理事业部、综合办4设备仪器类系列型号同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、使用维护、设备改进及管理全过程的材料。具体包括：引进、外购设备的可行性经济、技术研究报告、经济效益预测、方案论证、立项、考查、签约、人员培训、开箱验收记录、随机图样及文件、设备安装调试、试车记录、总结、竣工图样精度检测、验收报告、设备操作及安全技术、维修保养规程与记录、设备改造与转让、报废、折旧等方面形成的文字与图样资料。视设备的使用年限而定物流公司、设备科、综合办、相关分厂车间档案类别类号分类方法文件材料归档范围保管期限产生部门3会计档案年度类别工资册、评估资料、验资报告、年度财务审计报告、会计档案保管与销毁清册、会计档案鉴定意见书。永久财务部、综合办会计凭证、帐簿、会计移交清册。30年会计月报表、银行对帐单、银行余额调节表、纳税申报表10年固定资料卡片5年4人事档案在职员工档案、离退休人员档案、死亡员工档案。具体为单个员工从招聘、上岗、奖惩、入团入党、职务任免、岗位调整、单位更换、工资调整、劳动合同、工伤材料、评先评优等全过程的资料永久综合办、员工所在部门5声像档案年度类别反映企业主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;各级领导人和著名人物参加的与企业有关的重大活动的声像资料;企业有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。涉及企业权益的声像资料。其它具有保存价值的声像资料。永久相关部门6实物档案年度类别在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；其它有保存价值的实物。永久相关部门文件材料保管期限划定的原则企业在生产、经营等各项工作活动中形成的文件材料对国家、社会、行业、企业有长远利用价值和保存价值的，其保管期限定为永久；对企业在较长时期内具有利用价值的，保管期限定为30年；对企业在短期内具有利用价值的，保管期限定为10年。保管期限的确定，应由文书处理部门、档案部门负责人或项目负责人参照保管期限表，并征取职能部门意见结合企业实际情况而定。在各企业中产生的文件档案材料，其它单位都没有，属“孤本”范畴，本单位若没保存下来，那以后要查找提供利用就不可能了。所以建议单位的保管期限尽量放宽些，也就是说就高不就低。二、档案资料的收集定义：指按照单位制订的文件材料归档范围和保管期限表，通过例行接收制度和专门的征集方法，将分散在子公司、各职能部门及个人手中的档案资料，集中到综合档案室进行科学管理的第一业务环节，是档案工作的起点，它既为档案管理提供了物质基础，又是开展档案利用的前提。方法：1、我们要从制度入手，建立健全组织机构与岗位工作职责。2、档案管理人员要有高度的职业责任感，要有对历史负责的态度来对待这一平凡岗位。3、加强学习，与时俱进，不断提高专业素质和综合素质。三、档案的整理（一）文书档案的整理（二）科技档案的整理（三）会计档案的整理（四）人事档案的整理（一）文书档案的整理内容：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。步骤：1、确定分类方案2、归档文件整理：组件、修整、装订、排列、编号、编制目录和归档文件说明、装盒及编目、装订目录册（二）科技档案的整理定义：指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。内容：产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类特点：分阶段、成套性依据：GB/T11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》收集范围：详见文件材料的归档范围。归档要求：a文件材料应为原件；b归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统；c应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。d应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。e图纸应折叠成A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。f组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。归档时间：a基建档案a1工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性归档。a2施工、监理、竣工文件：规模小，竣工验收后三个月内一次性立即归档；规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档。b设备、仪器：大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。c科研课题（一般情况下）：在研究结束并完成成果鉴定后归档；研究周期长的，可按阶段归档或按年度归档。d产品、工艺：应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档整理方法：分类→组卷→卷内文件排列→拟写案卷标题→复查定卷→编页号→填写卷内文件目录→填写卷内备考表→填