办公室管理手册会议的组织和管理

1主讲人：周玲秀2会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录3会议的组织和管理会前准备-目录会前准备策划案的内容Team小组会场勘察起草协议会务分工制定会议费预算4会议的组织和管理会前准备-策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等策划案的内容5会议的组织和管理会前准备-策划案的内容案例：《99年代理会及联欢会策划实施案》6会议的组织和管理会前准备-策划案的内容会务工作要保证策划案的顺利实现7会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组组织落实，成立TEAM组TEAM组负责人职责总指挥整个活动的总负责、总协调副总指挥协助总指挥，负责常务工作策划组会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编8会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作9会议的组织和管理会前准备-会场勘察原则勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行10注意事项会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场方面宾馆的软硬件11注意事项会议的组织和管理会前准备-会场勘察餐饮方面租车问题价格问题12会议的组织和管理会前准备-起草协议《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、漏洞。13会议的组织和管理会前准备-起草协议1、会议日期2、住房标准及费用3、场地安排及费用内容涉及14会议的组织和管理会前准备-起草协议4、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定7、结算等内容涉及15会前准备-起草协议会议的组织和管理案例：2000与成都银河王朝酒店的协议16会议的组织和管理会前准备-会务组的分工会务组的分工人员分工负责人会前会中会后总负责会务总协调、考察、签约、预算、组织等内外沟通、协调、处理突发事件结算、善后、总结物资组采购会议物品、印刷、制作、旗、落实设备分发物资历、采购会中物品食品、保证设备到位结帐、剩余物资处理签到组邀请、人员落实、房间餐桌车辆分配签到、发资料、安排代表的食宿、订餐落实退房、回收问卷、结帐车辆调度寻租车资源、签约、接站场地租用、领导行程接站组织、车辆调节器度交警联系、司机安排结帐17会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：99代理会人员分工职责18会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执19会议的组织和管理会前准备-会务组的分工工作认真负责、细心、耐心沟通协调能力强任劳任怨能连续作战服从分配协作意识好原则性强应变能力强20会议的组织和管理会前准备-制定会议预算必须注意的问题年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批；21会议的组织和管理会前准备-制定会议预算必须注意的问题距开会日期前一周，务必汇出所需款项；提前行文，写明规则。22会议的组织和管理会前准备-制定会议预算案例：99年代理会预算表99年代理会费用申请文件23会议的组织和管理案例案例：西安活动费用使用审批、报销规定关于参加西安活动的人员通知24会议的组织和管理会务的实施会务的实施会务组：出发时间及工作内容签到注意事项会议期间的工作会议结束的工作25会议的组织和管理会务的实施-出发时间提前两天出发熟悉环境检查工作熟悉各自接口人购物及准备工作开预备会26注意事项会议的组织和管理会务的实施-签到关键点：住房钥匙签到台住房分配其它27会议的组织和管理会务的实施-签到案例：签到程序界面演示28会议的组织和管理会务的实施-开会期间与餐厅的联系与会场的联系与服务台的联系与客房部的联系处理突发事件29会议的组织和管理会务的实施-会议结束会议结束的工作1退房；整理物品；结帐；回收问卷。30会议的组织和管理会务的实施-会议结束案例：意见反馈样式31会议的组织和管理会后总结和决算总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、99年总结、公务人员考核标准32会议的组织和管理会后总结和决算统计分析参会情况会后的总结和决算案例：2000年代理会分析33会议的组织和管理会后总结和决算会议费的报销、决算和分摊会后的总结和决算案例：99决算34会议的组织和管理中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施会务工作程序会议准备检查表会议主持人自我检查表35会议的组织和管理其它其它《会务指南》《会场安排一览表》《各会场布置要求一览表》36会议的组织和管理谢谢大家谢谢大家