档案管理教案

档案管理秘书办公室：李总：小王，你帮我找一下上个月合肥天则公司来我们公司时双方谈判的会议记录。王俐：好的。我马上送过去。（过了好久，王俐也没找到，她与小胡两人一起找，还是没找到。）（李总打来电话）：小王，怎么回事，这么慢？王俐：对不起，李总，我忘记放哪去了……李总：这怎么行？你事后未归档吗？王俐：我记不清了……李总：这些档案是很有用的，难道你不清楚么？我现在要和对方谈具体问题，没有凭据岂不麻烦？……小胡：看看这是不是？王俐：是了，哎呀，李总，找到了！在我的办公台下压着呢！李总：赶紧送过来，以后要多学学如何管理档案方面的知识！相关知识一、档案的作用：档案是单位中最原始、最可靠的信息，主要有单位文件、手稿、书信、合同、凭证、账簿、报表、图表、照片、录音、录像等，发挥着凭证和参考作用。档案的收集：办理完毕的有价值的文字和影音材料。二、档案的整理：全宗：一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案整体。立档单位：在工作、组织和财务上是否有一定的独立性。即可以独立行使职权；可以自己编制预算或财务收支计划；设有人事管理的机构或人员并有一定人事任免权。1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收一是处理完毕的文件材料要随时收；二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；三是本单位发文，在盖章时当时收；四是会议材料，要事先做好工作及时收；五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；六是常规性的文件材料，要逐项收；七是在机构人员变动时，要提前收；八是结合年终检查，集中收；九是年末立卷需要全面收；十是在立卷过程中，发现不全要反复收。2、装订（1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。（2）文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。3、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。１，按时间：年度分类法、时期分类法。２，按来源：组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法。３，按内容：问题分类法、实物分类法、地理分类法。常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。分类方案的设置：一般机关按“年度—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“年度—保管期限”两级分类。4、排列（1）盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。一件文件的排列顺序：发文与定稿为一件，发文在前；收文处理签和文件为一件，收文处理签在前；正件与附件为一件，正件在前；请示与批复为一件，批复在前；转发件与被转发件为一件，转发件在前；原件与复制件为一件，复制件在前；无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。5、编号（1）档号的编制。由全宗号—年度号—类别号—保管期限—件号组成。在编制档号时，注意五点：①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。②年度号是指归档文件形成的年度。③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；(2)、页数的编制：页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。（3）归档章的编制归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。归档章规范式样规格：16＊45mm（全宗号）（年度）（室编件号）(机构或问题）（保管期限）（馆编件号）6、编目即编制归档文件目录（一式两份：一份放入档案盒，一份作为检索工具）。归档文件目录的项目：档号（编在目录的左上角）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。不同类别的归档文件目录要制作目录封面，便于区分、查找。归档文件目录档号：013-2009-W01-Y文件号责任者文号题名日期页数备注归档文件目录封面格式归档文件目录全宗名称————年度————期限————类别———“档号”：与前边介绍的档号编写方法有点不一致，不编件号。“件号”：盒内文件的排列顺序号（小流水号）。“责任者”：文件的署名者或发文机关，要用全称或规范性简称。“文号”：文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度、顺序号等要全部填写。如咸安政办发（2008）8号。“题名”：即文件标题，没有标题或标题不规范的，应自拟标题，用方括号“[]”区别。如任免文件中有本单位干部的，一定要用方括号“[]”单独标识。如标题只是“通知”或“批复”的，要自拟标题，外加方括号“[]”。“日期”：即文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注年、月、日，中间不用任何分隔号，如19990810。“页数”：即文件的总页数，与袋号章的页数对应“备注”：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）。7、装盒（1）盒内材料：按归档文件目录—归档文件—备考表顺序存放。（2）装盒步骤第一步：在同一年度、同一类别、同一保管期限下，按件号顺序装盒。一盒装不下，可装第二盒，排放在一起。在室编起止件号中区分。第二步：填写档案盒封面，只填写单位名称。第三步：填写档案盒脊背各栏目。档案盒封面格式_____________________档案盒背脊格式全宗号类别号期限年度分类号起止件号盒内备考表格式备考表说明：整理人：检查人：整理时间：年月日“全宗号”：填写区档案馆给定的全宗号，暂未给定的不填写；“年度”：填写盒内文件形成的年度，用阿拉伯数字填写；“保管期限”：填写盒内文件的保管期限，用汉字或数字（永久、30、10）表示；“机构（或问题）”：填写分类方案中相应机构（或问题）名称或代号；“起止件号”：起止件号分为室编栏和馆编栏。机关档案室只填写室编栏，馆编栏由档案馆填写。用阿拉伯数字填写本盒内归档文件的起止号，中间用“—”连接。如“12—18”表示盒内第12件到第18件文件。如遇到一盒装不下，需另装一盒的同一类别，同一保管期限的，室编起止件号顺编。如第一盒为“1—24”，第二盒为“25—38”……“盒号”：按年度和分类方案排列顺序编流水号，一年一个流水号。盒号用铅笔填写（如固定好的，可用中性笔写），其他栏目填写用碳素墨水或中性笔，也可用黑色印泥盖章。三、档案检索：检索工具包括：归档文件目录文件号责任者文号题名日期页数备注分类目录；人名索引，由人名和档号两部分组成，按姓氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码方法排列。全宗指南；电子档案检索。四、档案鉴定：分析价值：内容、来源、产生时间、名称、稿本和外形特征、技术因素、功能因素、作者因素。确定保管期限：永久、定期（10年、30年）五、档案保管档案库房安排：合理安排，如尽可能集中等；日常管理：建立管理制度；温湿度（纸质温度１４—２０度，相对湿度为５０—６５）。流动中的保护；安全检查和库房卫生。档案资料整理要求按照档案整理原则进行1、格式要求：（1）A4纸打印。（2）左装订、粘贴式。（3）封面设置：按科目编写：题目居中，下面注明学校名称和年月日。（4）字体字号按一般文件要求。2、整理要求目录编写：按件进行整理，编写归档文件目录和封面。分类：按照学科进行分类，每个学科为一件。装订要求：使用夹纸器。要装盒。