沙龙分享会年会策划书

第1页共11页2018建谈分享会策划书第2页共11页目录前言·····················································×一、活动介绍·············································×二、活动目的·············································×三、活动对象及邀请嘉宾··································×四、活动行程安排·········································×五、宣传方式·············································×六、前期准备·············································×七、活动流程·············································×八、注意事项·············································×附录····················································×第3页共11页一、活动介绍1.活动主题：互融、传承、发展2.活动时间：2018年10月21日3.活动地点：壹夫咖啡馆（重庆市渝北区渝航大道广告产业园15幢F4单元1楼）4.活动对象：工作室各届成员5.活动形式：分享交流会6.活动主办单位：重大城科建筑学院肆零玖工作室7.活动承办单位：壹夫咖啡馆二、活动目的1.以建谈为活动基础，以分享交流为活动形式，以各届成员互通交融为活动目的；2.通过交流分享的形式将各届成员优秀的成长经历和工作室发展中积累的宝贵发展经验进行传承。同时为工作室成员树立榜样和目标，加强各届成员的沟通和联系；3.各届之间通过交流互通有无，交换思想，促进工作室资源整合同时激发成员建言献策推动工作室不断发展。第4页共11页三、活动对象及邀请嘉宾1.活动对象：肆零玖工作室历届成员（以重庆市和成都市范围内为主）2.邀请嘉宾：（名单待定）四、活动行程安排(一)活动前期：1.活动进行前两周发出电子邀请函（10月10日左右）并在微信公众号和官方QQ上发出相应通知；2.制定活动日程程并提前发于参会嘉宾，同时落实各主讲人到会情况；3.收集受邀嘉宾与会文件提前试播如有问题提前联系主讲人（讲演所需ppt等）；4.于活动前两天购买在校学生来往返车票；5.于活动前一周现场查看活动场地情况落实场地布置方案，整理清点所有要携带的物资、音像文件等；6.前两周开始进行活动线上线下宣传相关内容；7.提前落实晚饭餐厅和用餐类型，价格和接待能力需提前沟通；（二）活动中期（活动当天）：1.9:00-10:00工作室在校成员布置场地，检查设备；2.11：00-12:00按照活动流程进行彩排（包括主持人、主讲人彩排），与主讲人落实讲演细节；3.13:00～13:45参会人员签到落座，最后核验PPT、设备；第5页共11页4.14:00-17:00建谈主讲人分享（包含提问）；5.17:00-18:00自由交流时间；6.18:30开始晚宴聚餐（暂定20:00结束聚餐）；（三）活动结束：1.组织嘉宾先行离场，2.活动结束前尽早准备在校生乘坐高铁返校的相关事宜。五、活动宣传(一)前期宣传：1.活动开始前一周工作室公众号推文，介绍此次沙龙活动（有必要可对每届学长学姐做专期推文），2.制作合适数量的海报，张贴至学校公告栏和工作室外，（二）中期宣传:1.活动现场宣传物品布置，结合海报，手册，纪念品等多样化宣传方式，2.通过直播，朋友圈发布小视频等途径扩大即时宣传力度，图文并茂，避免单调，（三）后期宣传:1.整理活动现场照片和视频，公众号推文2.保存活动相关的文件资料。第6页共11页六、前期准备1.工作室历届成员通讯录（注：10月12日前统计制作完成）2.邀请函制作及递送（注：10月12日前完成并传达本次活动的内容并做好反馈记录以确定活动主要分享人员）3.PPT、主持人文稿、多媒体视频等（注：10月19日前完成并敲定主持人）4.场地预约及晚宴场地预约（注：10月20日前预约场地并安排人员熟悉场地确定会场布置）5.会场布置物资：工作室历届成员的作业、水果零食若干、手提电脑2台（一台备用）、电源插座一个等注：商议会场布置方案（待议）6.在校生收集问题，包括对本次活动的一些意见。将其汇总，在活动中进行互动。7.通过自主报名及推荐确定好此次沙龙上台主讲人，包括：在校生、研究生、自主创业、大院、私企、跨行等，并告知此次分享内容为从初入大学到加入工作室到步入社会（继续深造）的成长经历。并在活动前天短信通知参加人员，反馈登记。第7页共11页七、活动流程时间阶段名称流程简介备注13:00-14：00活动前期准备①场地布置完成，做好到场人员签到工作,(座位牌是否需要准备)②主持人与主讲嘉宾提前碰面，商量好活动细节①活动开始前检查调试场地设备，②迎宾组：XX签到组：XXXX设备组：XXXX机动组：XXXX14:30-14:40活动开始①播放开场视频②朱贵祥老师开场并进项概述性介绍①注意视频播放与讲话的衔接②主持人串词14:40-16:40分享交流①主讲人以年级从低到高进行分享交流②主讲人分享①初步选定八位主讲人，每位讲解和互动环节预计15分钟第8页共11页结束后进行互动交流环节②场务负责卡准各个环节的时间，视情况做相应提醒16:40-17:00不见不散①活动结束，组织集体合影和收尾工作②活动结束前半小时准备晚宴的安排，确定人数，行程①机动组：XXXX有序组织现场合影拍照及晚宴②设备组：XXXX清理场地设备和物资并带回第9页共11页八、注意事项（一）前期：1.事先收集制作多媒体和PPT的相册、视频、音乐等2.主持人事前准备主持稿3.收集问题并挑选4.确定好主讲人到达沙龙地点的时间，在活动开始前一小时交流此次活动5.多媒体文件等电脑资料做好备份并提前一天拿到主讲人的媒体文件6.安排好在校生的行程(二)活动开始前准备1.场地布置确保能够容纳参会人员2.注意演讲位置3.播放PPT和视频的电脑连接好线材，检查线材是否完好4.检查调试好话筒5.调试好投影仪6.做好参会人员的指引接待工作（三）活动开始时1.注意会场的人流控制，有序进出，工作人员维持现场秩序2.时刻关注现场状况，及时反应（四）活动结束时1.工作人员将所有物品归位；收纳携带的所有物资，安排专门人员根据物资清单进行清点；打扫卫生（五）晚宴1.清点参加晚宴人员，及时安排2.离席时清点是否有人遗落物品3.提醒大家到家后在工作室群里反馈到家情况并进行记录（六）后期1.进行视频、图片、文字的记录并上传工作室群内第10页共11页附录一参与活动人员通讯录第11页共11页附录二活动物资清单