厅发10号中国石油天然气集团公司档案管理手册(XXXX版)

中国石油天然气集团公司档案管理手册（2010版）办公厅二〇一一年二月中国石油天然气集团公司档案管理手册1前言近年来，集团公司档案工作牢牢把握服务企业发展的宗旨，充分发挥实体保管利用和业务监督指导职能，紧紧抓住体制机制建设、基础业务建设和信息化建设主线，在服务企业发展中发挥了重要作用，档案管理水平有了较大提高。但在档案工作中也存在理念不一、标准不一、发展不均衡等一系列问题。为更好地服务建设综合性国际能源公司的发展战略，实现集约化、专业化、一体化的管理要求，迫切需要对档案工作的基础业务规范、规章制度进行整合和修订，全面提升档案管理与服务水平。为此，办公厅组织制定了《集团公司档案管理手册》。这部手册是集团公司档案工作完整制度体系的重要组成部分，共分三部分。第一部分《集团公司档案工作规定》，是档案工作的纲领性文件，侧重规范企业及档案管理者应遵循的档案工作准则和档案业务工作的基本原则；第二部分《档案基础业务规范》，规定档案的分类、标识和著录规则，并按照收集、整理、保管、利用等业务流程展开，侧重规范档案人员的业务行为；第三部分《档案信息化规范》，适应档案工作发展，侧重规范归档电子文件管理和档案数字化。三部分内容紧密联系，互为一体，确保档案管理的各项工作有章可循。在手册制定过程中，编者认真分析档案工作从实体管理向信息资源管理转变的新形势，总结概括了集团公司档案工作的成熟经验和创新成果，借鉴吸收了档案管理新的理念和模式。首先，确立“收集是档案工作的第一要务”的理念。归档范围确认制与备案审批制，既是对实践经验的总结，也是收集工作的创新发展，为文件材料的归档齐全提供了制度保证。其次，确立“整理尽可能简化”的理念。整理最直接的目的和意义是为了有效地找到馆藏的每一份文件，档案信息化为此提供了有力保障。因此，手册在分类上合并大类，取消部分二级类目和全部三级类目，简化档号编制规则，正是这一理念的具体体现。第三，确立“信息资源管理”的理念。重点加强对信息技术总体规划中各业务系统归档电子文件的管理，手册专门就归档电子文件格式、元数据和档案数字化进行规范。结合档案管理系统建设固化手册内容，使信息资源管理不再停留在理念层面，而在实际中发挥作用。此外，核心档案管理、内容管理、变保管为保护等理念，在手册中都有较为充分的体现。因此，手册不仅具有重要的现实意义，更具有档案工作发展的前瞻性。实践表明，相对于解决业务问题、管理问题而言，更新思想观念更为重要而迫切。从制度层面引导档案工作的发展，制定一套好的制度固然重要，在实践中践行好各项制度才是最终目的。中国石油天然气集团公司档案管理手册2目录前言...................................................................1目录...................................................................2第一部分档案管理规定...................................................3中国石油天然气集团公司档案工作规定....................................3第二部分档案基础业务规范...............................................7档案分类规则..........................................................7档案标识规则.........................................................11档案著录规则.........................................................21档案业务管理规则.....................................................27档案归档范围.........................................................39档案业务流程.........................................................61附表................................................................69第三部分档案信息化规范...............................................125归档电子文件元数据规范..............................................125档案数字化技术规范..................................................179归档电子文件格式规范................................................190中国石油天然气集团公司档案管理手册3第一部分档案管理规定中国石油天然气集团公司档案工作规定第一章总则第一条为规范中国石油天然气集团公司（以下简称集团公司）档案工作，加强档案业务建设，发挥管理职能，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等有关法律法规，制定本规定。第二条本规定适用于集团公司总部机关及所属企事业单位（以下简称各单位）。第三条本规定所称档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。第四条档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。集团公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，坚持资源整合和资源开发，为各项工作提供有效服务。第二章档案管理机构和人员第五条集团公司办公厅是档案工作的归口管理机构，其主要职责是：（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，组织制定集团公司档案工作的各项管理制度。（二）制定和实施集团公司档案事业发展规划和年度计划，对集团公司档案工作实行统筹规划和宏观管理。（三）组织、指导、检查、监督、协调各单位档案业务工作。（四）负责总部机关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导总部机关各部门、临时项目组和重大活动组织机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。（五）负责组织协调集团公司档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。（六）负责档案信息化建设。（七）负责档案编研工作。第六条各单位档案工作机构的基本职责是：中国石油天然气集团公司档案管理手册4（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行集团公司档案工作的各项管理制度。（二）制定和实施本单位档案工作规划和计划。（三）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导本单位各部门、临时项目组和重大活动机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核。（四）负责组织本单位档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。（五）负责组织档案管理新技术、新方法的推广和信息化管理的应用工作。（六）负责开展本单位档案编研工作。第七条档案工作人员负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用，监督、指导各归档单位（部门）、临时项目组或重大活动组织机构文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导和检查，对档案管理工作质量负责。第三章档案工作基本要求第八条各单位应当加强对档案工作的领导，建立以主营业务档案为核心的档案管理体系；明确分管档案工作领导，建立适应工作需要的档案机构；确定档案部门的负责人，配备档案工作人员。第九条各单位应当将档案工作纳入本单位领导工作议事日程；纳入本单位规章制度及工作流程；纳入本单位有关人员的业绩考核或岗位责任制；纳入本单位发展规划和计划。第十条各单位应当对档案工作人员定期进行业务培训。档案工作人员应当遵纪守法、忠于职守，具有档案专业及相关专业知识，符合专业技术或管理人员要求，具备大专以上或同等学识水平。第十一条各单位应当为档案安全保密和档案工作发展提供相应的技术和设施、设备保障。第十二条各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构应当明确档案工作负责人，配备专职或兼职档案工作人员。第十三条各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构的档案工作负责人对本单位（部门）、项目、机构归档文件材料的齐全、完整、准确负责。文件形成者应按规定向本单位（部门）、项目或机构专兼职档案人员移交。各单位（部门）、项目或机构的专兼职档案人员负责收集、整理本单位（部门）、项目或机构归档的文件材料，并按要求做好文件材料的中国石油天然气集团公司档案管理手册5移交工作，对文件材料的归档质量负责。第十四条产品定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收、设备仪器开箱验收及项目引进等有关活动应有档案工作人员参加，并负责有关文件材料的验收。没有完整、准确、系统的文件材料不得验收或鉴定。第十五条涉及地质资料汇交的单位应当按照集团公司相关规定做好汇交工作。第十六条资产与产权变动时档案的处置按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》的规定执行。第十七条各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。第十八条各单位应当依据国家有关规定评聘档案工作人员的专业技术职务，并给予其享受管理人员或其他专业技术人员同等待遇。第四章档案基础业务管理第十九条各单位应当实行归档范围确认制与备案审批制，保证归档文件材料齐全、完整、准确。第二十条各单位应当简化档案实体整理、深化档案信息著录，加强归档文件材料的全过程保护，提高档案信息检索与利用效率。第二十一条各单位档案保管应当做到档案实体保护与档案信息安全保密并重，最大限度地延长档案实体寿命。保护国家秘密和商业秘密，维护国家和集团公司的权益。第二十二条各单位应当制定档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，确保档案实体安全。第二十三条各单位应当重视档案的鉴定工作，对超过保管期限和保密期限的档案进行鉴定。第二十四条各单位应当建立完善档案利用制度和保密制度，规范利用档案的审批权限。第二十五条各单位应当按照信息公开的范围、方式和程序，结合实际情况积极开展档案编研工作。第二十六条各单位应当加强档案统计工作，保证统计准确。第五章档案信息化建设第二十七条各单位应当适应集团公司信息化建设和档案事业发展的要求，使档案信息化建设与本单位信息化建设同步规划、同步发展。中国石油天然气集团公司档案管理手册6第二十八条集团公司建设统一的档案信息管理平台，实现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化。第二十九条各单位应当加强电子文件收集、保管和利用工作。第三十条各单位应当以档案利用为导向，对馆藏档案数字化进行总体规划、分步实施。第六章奖励与惩罚第三十一条有下列事迹之一的单位和个人，各单位应当给予表彰和奖励：（一）对档案的收集、整理、提供利用作出显著成绩的；（二）对档案的保护和现代化管理作出显著成绩的；（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家或企业的；（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第三十二条各单位应当实行档案工作责任追究制度。有拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，根据国家及集团公司相关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。第七章附则第三十三条本规定由集团公司办公厅负责解释。第三十四条本规定自印发之日起施行。原《中国石油天然气集团公司档案管理规定》（中油办字〔2001〕522号）同时废止。中国石油天然气集团公司档案管理手册7第二部分档案基础业务规范档案分类规则1适用范围为规范集团公司档案分类原则、分类方法，一、二级类目的设置及其所包含的基本范围和标识，特制订本规则。本规则适用于各单位档案的分类整理。2术语和定义2.1档案本规