合同管理规定

湖南原子九洲光电工程有限公司-1-合同管理规定1.目的为建立公司的合同管理制度，维护公司的合法权益，规范公司合同的签订程序，防止不应有的纠纷，控制公司风险，特制定本规定。2.适用范围本规定适用湖南原子九洲光电工程有限公司、湖南原子照明科技有限公司以及联名合作公司对外签订的所有合同。3.定义3.1本规定所指的合同，是指公司在经营活动中以法人及联名合作公司名义对外签订的各种合同（包括具有合同性质的各种订单、协议书等）。3.2公司合同的种类包括各类采购合同、工程合同、产品合同、联名公司合同、等经营活动中产生的各种有名和无名合同。3.3合同管理是指对公司合同的审核、监督和管理，包括合同的评审、合同格式的提供，合同履行的监督以及合同纠纷处理等全过程的管理。4.合同管理部门与职责4.1公司财务部是公司合同的归口管理部门，各主要业务部门应指定专人负责合同的管理和合同事务承办。4.2公司财务部负责对公司的合同统一进行监督管理并行使以下职责：（一）制订完善合同管理制度，提高公司合同管理水平；（二）评审公司对外签订的所有合同；（三）制订公司需对外签订的各种合同格式，并在履行过程中不断修改完善；湖南原子九洲光电工程有限公司-2-（四）监督合同履行情况，并对存在问题提出整改意见；（五）参与公司重大合同的谈判；（六）配合有关部门办理相关合同的公证、登记、备案等事项；（七）对公司业务部门和相关人员进行合同法律常识方面的培训，提高业务素质。4.3公司各部门合同主办人员主要履行以下职责；（一）在权限内负责办理与本人业务有关的合同签订、变更、解除等有关事宜；（二）起草本人业务过程中需要的各种合同文本并与财务、财务审核后确认；（三）认真执行其本人业务往来中所签合同；（四）对合同履行中发生的问题和纠纷采取必要措施，并及时汇报，协助有关部门积极的解决问题和有关纠纷，维护公司的合法权益；（五）负责将其本人签订的合同文件整理形成档案，交由所在部门统一保存；（六）配合公司财务，对合同的日常管理工作提供必要的协助。5.合同的订立与资信调查5.1公司对外交易活动，除能即时结清、无风险的小金额交易外，必须签订书面合同，无风险的口头订单参照本规定执行。无需签订书面合同的口头订单是指合同金额在2000元以下且能即时结清，公司没有风险（主要是不涉及后续的产品质量保证和售后服务事宜）的一般商品买卖交易。5.2与所签订合同有关的补充协议、往来文书、图纸、表格、信函、传真、数据电文（电子邮件）等均为合同的组成部分。5.3合同签订之前的风险调查：公司相关部门在选定合作对象之后，合同签订之前，应当根据情况调查对方的资信状况和履约能力，尤其是对欲建立长期合作关湖南原子九洲光电工程有限公司-3-系和涉及食品安全、工程安全的供货商、销售商，必须派人调查其详细的经营状况，主要包括以下几个方面：（一）审查工商营业执照、组织机构代码证、税务登记证、生产许可证、卫生许可证、安装资质、安全许可等资质证明文件的真实性以及年检情况；审查个人身份证明、授权委托书等。通过此项审查确定对方当事人是否具有签订合同的主体资格和经营资质；（二）调查对方以往产品、安装工程的质量情况、货源渠道和售后服务情况，通过此项调查确认对方的业务能力和诚信状况；（三）考察对方的地址、经营状况、人员情况等，以此确定对方的实际履约能力。5.4各部门合同主办人员应当将调查了解的对方资信、经营状况形成书面文件，并提出合同签订意见由该部门负责人签字后，作为附件，随合同一起评审。6.合同评审及流程6.1合同的起草6.1.1统一合同文本的制定。公司财务统计各业务部门的合同签订需求，经过与业务部门协商，在公司现有的各种合同文本基础上进行修改或重新起草修订，制定公司统一的合同文本格式，以便于在后续业务活动中采用。6.1.2其他临时性合同或专业性较强的合同文本由公司财务会同相关业务部门共同起草修订。6.2合同的评审6.2.1合同经办人将整理好的合同文本（含公司统一的合同文本或其他公司提供的合同文本）随合同审批表一起送交与该项业务相关的其他部门审核传阅，并对各部门提出的意见进行筛选，完善合同事项，形成合同评审意见稿。湖南原子九洲光电工程有限公司-4-6.2.2合同经办人将合同评审意见稿发送对方进行商谈，将对方提出的修改意见进行反馈，由该业务部门负责人与公司财务共同确定合同内容。公司与合同有关的保底性条款不得更改。6.2.3合同经办人将确定好的合同文本、合同审批表经部门负责人签字后提交总经理审批。合同经办人或部门负责人应当在合同审批表中注明需要总经理审批或关注的特殊事项（如合同的价格、付款条件、特殊质量要求等相关条款）。6.3合同经总经理审核完毕签字批准后，合同经办人负责合同签订具体事务的办理。6.4合同经办人在最终签订合同时，不得对已经评审确认好的合同进行任何的添加或修改，如确需修改合同时，应当经部门负责人与公司财务共同确认后方可更改，但关于合同价款、特殊工艺质量要求、付款方式的更改仍需总经理批准。7.合同的履行7.1合同签订生效后，各部门合同经办人应当注意合同的每个履行阶段，监督合同对方的履约情况；并确保公司按照约定履行合同义务，避免出现违约情况。在合同履行过程中，遇履约困难或争议，应及时向部门负责人汇报。7.2合同付款7.2.1合同付款的一般要求：（一）除能即时结清金额在2000元以内合同外，一般不得采用现金付款；（二）采用银行电汇方式付款时，原则上应支付至合同对方的户名和账号，如对方要求我公司将款项支付至其他银行账户，必须在合同中特别注明或由合同对方向我公司出具收款账户证明，否则不得将款项支付至其他账户；（三）合同付款种类分为定金（或预付款）、货前款、货后款、安装验收（或调试验收）后款、质保金。公司业务部门应当根据实际情况，在进行合同谈判时，湖南原子九洲光电工程有限公司-5-将除合同定金外的付款控制为货到验收或调试安装后，减少货前或验收前支付款项，并且尽量降低定金数额（一般情况下定金的最高数额不得超过合同总额的20%），预留一定数额的质保金，以充分保证公司的利益。（四）付款时必须向合同对方索要发票或收据。7.2.2财务付款后，合同经办人应当及时向对方落实款项到账情况，付款过程中出现问题时应当协调相关部门及时处理。7.3合同收款7.3.1除2000元以内小额合同或对方上门付款的情形外，其他合同履行中不得收取现金。7.3.2合同或业务经办人收到对方支付的款项后应当在第一时间交付公司财务部。7.3.3客户采用支票、电汇方式付款时，财务部应当在款项到账后立即通知相关业务部门，以做好合同履行工作，避免出现违约现象。7.4合同履行过程中，涉及合同变更、验收、通知等重要事项时，应当采取书面文件的形式，如需将上述文件提供对方时，应当采用快递或直接由对方签收等方式发出，快递单据或对方的签收凭证应当随合同一起妥善保存。7.5合同履行过程中，禁止公司任何人在合同对方提供的各种文件资料上签署名字或加盖印章；如因业务需要必须签字或加盖印章时，应当经该部门的负责人对需签字的文件内容审核通过后方可。8、合同纠纷处理8.1合同履行中产生纠纷时，合同主办部门负责处理，财务部门予以协助。8.2合同纠纷发生后，合同经办人应当先以协商解决为基本方法，协商不成时，再采用诉讼或仲裁的方式。湖南原子九洲光电工程有限公司-6-8.3对重大合同纠纷，合同管理和承办人应提出处理意见，并将合同纠纷情况经部门领导签字后交送财务部，由财务部出具处理意见报总经理审批后组织实施。8.4进入诉讼或仲裁阶段的合同纠纷按照公司诉讼管理办法另行规定。9、合同档案9.1公司各部门负责人应当指定专人，将本部门签订的各种合同文件建立档案并且统一妥善保存。9.2合同档案内容应当包括但不限于以下内容：合同原件、补充协议、报价单、交货单据、验收证明以及双方在合同履行过程中的往来信函、传真和电子邮件等与合同履行有关的一切文件。10、罚则10.1凡未按本规定的要求签订和管理合同事宜、或发生问题未及时汇报情况的，将根据具体情节给予相应责任人100元以上500元以下的经济处罚。10.2因违反本规定给公司造成经济损失的，公司将追究责任人的法律责任。11、附则11.1本规定解释权归财务部11.2本规定自2016年6月8日起实施12、与合同管理规定有关的记录与文件12.1合同审批流程图（附件一）12.2合同审批表（附件二）湖南原子九洲光电工程有限公司-7-附件一：合同审批流程图一、合同审批流程图（另附详细文字说明）二、合同备案1、所有合同原件均由财务部保存，同时提供合同正本扫描件。业务部门合同申请人可自行保留合同复印件以备参考。2、在合同双方签署盖章后，合同申请人应在三个工作日内将合同原件返还存档。承办部门/经办人（合同方向拟定）组织起草编制外部或标准合同经办人把合同稿报送相关部门负责人初审并出示意见，初审通过送合同管理员就文本格式进行审核。不合格，返回修改审核通过后，经办人填写《合同审批表》，附合同草案及相关文件资料，送会签部门审查签批。审查部门应提出具体的审查意见,按职责在会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见并签字。总经理签批通过通过通过不通过不通过公司法律顾问审查，认为符合法律规定并有利于公司经营的，提出具体的审查意见并签署“同意”。认为法律上有漏洞或不利于公司经营的，应当要求经办人与合同方协商并进行修改。必要时，法建顾问可直接修改。不通过通过通过湖南原子九洲光电工程有限公司-8-三、合同执行及备注1、相关部门及签署人特别是合同申请人均应对合同的执行负责。2、合同申请人应该掌握合同执行的整体情况，确保公司权益得到保障及未构成违约。3、鉴于一些部门的特殊情况可以和法律部联系协商特殊流程，经法律部确认后可执行。湖南原子九洲光电工程有限公司-9-附件二：合同审批表合同编号：合同名称申报类型□紧急□普通保密类型□绝密□保密□普通合同类型□联名类□项目类□产品类□采购类□行政类□其他类合同主体甲方：乙方：合同主要内容合同金额合同期限申请人所在部门产品部运营部项目部意见职能部门意见总经理意见说明：1、本流程表适用合同订立、变更、解除、作废等事宜；2、各部门根据各自职责、权限审核签字，职能部门包括但不限于财务、人事、行政、采购、分管领导等；3、印章保管人依据本表的签字情况用印；4、本流程中必须随时附合同稿及有关文件，凡审核同意者同时在其中一份合同正本上签字，以此作为财务部处理的依据。