四通物业管理系统V31培训手册

四通物业管理系统V3.1培训手册主要操作流程...........................................................................................................................2一．系统初始化.............................................................................................................2二．基础数据维护........................................................................................................4三．项目大楼维护........................................................................................................5四．房间资料维护........................................................................................................5五．客户资料录入........................................................................................................8六．收费设置...................................................................................................................8七．操作员授权...........................................................................................................11八．月结处理.................................................................................................................14九．费用录入.................................................................................................................15十．财务收款.................................................................................................................19十一．常用报表...........................................................................................................20其他模块说明.........................................................................................................................21一．公摊设置.................................................................................................................21二．缴款通知单设计.................................................................................................23三．租赁管理.................................................................................................................271．租赁定价..................................................................................................272．租赁登记..................................................................................................283．图文查询..................................................................................................284．退租管理..................................................................................................29常见问题解答.........................................................................................................................29主要操作流程系统初始化—基础数据维护—项目大楼维护—房号生成—房间资料维护（房间面积）—客户信息维护—收费项目设置—操作员维护—用户授权—月结处理—费用录入—财务收款—报表的统计查询一．系统初始化1．进入系统：当四通物业系统安装成功后，鼠标双击桌面上的物业管理系统的图标既可进入系统，初次使用系统的登陆号为：GUEST密码：001。然后按回车键即可进入系统：2．系统主界面：系统主界面使用菜单+我的工作台模式，系统中的所有模块放在窗口上部的菜单上，共有“资料管理”（维护项目、大楼、房间、客户信息），“日常工作”（设备、保安、报修、投诉等管理），“财务管理”，“行政办公”（员工档案），“租赁管理”，“统计报表”，“基础数据”，“系统管理”八个大模块，所有模块都可以使用菜单进入。窗口右部的图标为用户自己设定的，“我的工作台”内的常用模块。3．系统初始化：初次使用系统时必须初始化。进入管理系统的‘系统管理’—‘系统初始化’出现如下窗口，输入超级用户密码（001），按确定按钮。（注：只有用GUEST登陆系统后才有权限初始化系统，试用版本用户不能初始化系统）:系统会提示：“请按任意键重新启动系统！”，按‘确定’按钮出现如下界面：输入两遍自设的超级用户口令（6位以内），重新登陆系统。二．基础数据维护1．系统参数设置：初次登录窗口会要求用户设定系统参数，系统参数设置窗口如下：说明：1）业务点编号：建议为1。2）业务点名称：所有项目的总上级名称。3）打印表头：报表和收据的打印表头。4）收据号方式：建议为部门一单。5）收款精确：财务收款的精确金额，建议为角。6）系统参数设定：包括是否催款、催款天数、房屋租金计算方式等。完成后保存并关闭，系统参数可在菜单的“系统管理—系统参数”模块进行修改。2．物业类型设置：在基础数据模块中维护物业类型，进入菜单“基础数据—物业类型”模块，点击“增加”，根据公司实际情况输入物业类型，如（营业房、写字楼）等。增加完毕后点击“保存”。三．项目大楼维护1．项目录入：进入菜单“资料管理—项目资料”，单击按钮，在管理区资料里录入管理区的情况，其中管理区代码、管理区名称、开发商为必填字段，其他字段可根据具体情况填写，内容填写好后保存即可。录入界面如下图：注意：1.管理区代码必须唯一，一般以管理区名称拼音为管理区代码，如城市花园：CSHY。2.开发商信息可以下拉选择，如果没有就单击该字段右边的进行增加。3.如果某个管理区下面有多个组团，即有子管理区，只有在该管理区没有大楼的情况下选中该管理区后单击按钮，系统会自动默认该项目为上级项目。4.删除管理区时，必须先将该管理区的所有大楼资料、房间资料、财务资料删除后才能将该管理区删除。2、大楼登记（1）大楼资料录入：选中要新增大楼的所属管理区，单击后在大楼资料栏填写大楼资料，大楼代码、大楼名称、大楼栋号为必填字段，其他内容可根据具体情况填写，然后保存即可。注意：如果大楼栋数有10栋以上，建议在录入大楼代码1-9栋时应在前面加上0如：01、02…09，以便将来查找。在删除大楼资料时，必须先将该大楼的户主资料、财务资料删除才能将该大楼删除。四．房间资料维护1．房号生成有了大楼资料后才可以生成相应大楼的房间号。进入菜单“资料管理—房间资料”，选择大楼后，点窗口右下角的“房号生成”按钮：输入房号的生成规则后，按“保存”—“房号生成”，生成房间号。说明：1、生成方式说明：房号在每层重新编号即每层房号相同，如每层均以1,2重复编号；如果不选择每层重新编号，生成时将以单元为单位，由序号1开始递增编号。2、生成规则说明：系统房间编号规则按大楼代码+单元号+楼层+房号构成，如1栋1单元1楼1号，系统编号为：1-1-1-1，其中楼层与房号间的间隔符可以由用户定义，如间隔符为‘0’，系统编号为1-1-101，如间隔符为‘0A’，房间编号为1-1-10A1。3、规则编辑说明：单个数值可直接输入，多个数值如果是数字连续的可以用半角状态的‘-‘表示，字符或不连续的数字可以用半角的’,’分隔。“1-3”表示1,2,3；“1,3”表示1,3。4、.间隔符说明：间隔符是指楼层和房号之间的间隔符号，一般用：“0”或者“-”表示，也可以根据实际情况进行设定。5、生成后的房间编号在没有销售以前还可以根据用户的要求进行更改。生成示例：示例：1栋楼有2个单元，1单元每层2个房号共5层，2单元每层2个房号共6层，如果每层房号为1,2则规则明细如下：如果每层房号为A,B则规则明细如下：2．面积批量录入在房产资料模块，单击“批量输入”按钮，在弹出的条件框中，输入需要批量维护的过滤条件如下图：（图中范围为1栋1单元2-5层的1号房、1栋2单元2-5层的1号房与2号房共12套房。）选择需要输入房间资料的所属项目、物业类型，在输入窗口中定义批量输入范围，包括大楼、单元、楼层、房号，单击确定按钮，系统将弹出房间资料录入窗口，在需要批量输入的字段栏双击鼠标，在弹出的数据录入框内输入相关数据，单击确定，按确定即可。注意：1.如果在下拉框中没有需要设施名称，可以到系统字典的房间资料里附属设施中进行增加。2.附设面积必须输入，单价可以不输，后面的定价系统中会要求设置附设单价。3.附设录入完成后回到批量录入窗口一定要先确定（相当于保存）后才能关闭。4.房间资料的修改：批量输入完成后，对个别房间资料的修改可在左边浏览框中选择需要修改的房间，单击按钮后即可进行修改。单击按钮和按钮可以增加和删除房间，增加的房间代码必须输入房间代码组成的相关信息，包括所属大楼、单元、楼层、房号，否则会影响以后相关数据；必须要在房间没有销售和财务资料的情况下才能删除房间。注：如果用户使用了本公司的售楼管理软件，需要其中的管理区和大楼的数据以及客户资料可使用售楼数据接口进行数据导入，这在后面第7章数据接入中有详述。五．客户资料录入进入菜单上的资料管理—客户资料，选中管理区，再选中大楼，最后选中客户即将入住的房间，单击按钮将弹出的入住登记对话框。在对话框中输入客户的个人资料，其中客户名称为必填资料，录