大型超市采购管理手册--全套文件

文件名称文件编号GH—PU—OP—001生效日期2002年06月10日商品部组织架构图版次第1版页次第1页，共3页1．0目的：为明确规定公司商品部和采购部的组织架构，特制定本组织架构图。2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。3．0相关文件3．1《广汇商贸五一连锁超市组织架构图》3．2《广汇商贸五一连锁超市职责说明书》4．0名词解释（无）5．0职责5．1建立合理的组织架构，使采购部、企划部、质量控制部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。6．0作业程序6．1商品部组织架构图广汇商贸五一连锁超市组织架构图（商品部）业务副总经理商品部采购部企划部质量控制部食品采购百货采购洗化采购企划组促销组价格控制质量控制文件控制生鲜采购副食采购6．2商品部职位架构图广汇商贸五一连锁超市组织架构分解图（商品部）人数合计：17人核准制订修订次数010203北京烽雅精英北京烽雅精英修订日期采购经理1企划经理1质量控制经理1商品（采购）总监1业务副总经理采购主管5采购助理2美工1促销主管1质检员1核价员1合同员1总监助理1文件名称文件编号GH—PU—WI—012生效日期2002年06月10日营采合作管理规范版次第1版页次第1页，共3页1．0目的：为明确规定公司的采购与营运合作的程序，特制定本管理规定。2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部、营运部及店铺全体员工。3．0相关文件《营运管理手册》4．0名词解释（无）5．0职责5．1职责：建立采购部与营运、店铺的沟通机制，使双方合作更加顺畅，共同完成公司的经营目标。6．0作业程序6．1营采合作：界定营、采双方在各自工作岗位中所担当的角色，使营、采双方了解各自的权限和责任，了解双方共同的目标与前提，以满足客户一次性购足为目标，以保证公司整体利益为前提。6．2门店的基本工作：A．商品的续订货B．商品的陈列与组合C．销售业绩的追踪D．商品库存数的盘点及控制损耗E．快讯、惊爆商品的促销F．店内促销的品项选择及计划G．商圈内的市场调查分析H．人员的掌控与管理、培训6．3采购的基本工作：A．提供给门店合适的商品组合B．提供给门店的该地区具有竞争力（性价比高）的商品：中高的品质要求，中低的销售价格C．合理的商品品质及包装要求D．正确的供应商基本资料讯息：帐期、最小订货量、退换货条件E．提供给门店专业的知识培训计划F．提供给门店促销计划及惊爆的销售价格G．对商品进行清楚的核价及合理的杀价动作H．新品的引进、滞销商品的删除I．商品价格的确定J．端架、地堆费用的收取K．门店广告位的销售L．门店损耗较大商品的补损6．4双方沟通事项：A．采购与门店：a.商品包装规格b.供应商供货的状况c.商品最小的订货量d.供应商品送货行程表e.商品缺货的提前通知f.商品退换货的约定g.商品促销计划通知h.商品价格的制定i.退/换、转货的通知j.提供门店专业知识的协助训练k.门店端架、地堆商品陈列的通知（每14天为一周期）B．门店与采购：a.提供新商品引进品项建议b.商品价格变更请求c.商品促销的方式建议d.市场调查的汇总及反馈e.供应商特殊状况的通知f.商品缺货的通知g.损耗较大商品补损请求h.端架、地堆商品销售情况反馈及建议i.新商品及滞销商品销售情况反馈及建议j.快讯商品销售情况反馈及建议6．5沟通的方式a.通过固定格式，在每周固定时间以沟通文件方式发送b.通过每周采购巡店和采购、营运沟通会议传达c.在以口头方式沟通后，以书面形式补充通知d.以建设性意见代替负面批评，以及时解决问题为目的e.以第一时间沟通，内容尽量量化、数据化、表格化6．6双方合作中的基本要求：A．采购确定的商品品项，门店必须全部陈列B．采购必须及时设法解决门店缺、断货现象C．采购应及时设法解决门店新商品需求D．门店根据市调情况及店内促销变价要求，采购应及时回复E．门店对于采购提出端架、地堆商品，应及时予以配合，及时陈列F．采购对于门销售不佳的端架、地堆商品，应及时予以调整商品品项G．采购与门店一律通过门店各部门经理或付经理沟通H．店内专柜的引进，一律通过各店长、付经理沟通I．门店应及时提供采购可供销售的端架、地堆位置及数量J．双方沟通中存在的问题，由营运部协调解决核准制订修订次数010203北京烽雅精英北京烽雅精英修订日期文件名称文件编号GH—PU—OP—002生效日期2002年05月10日采购部工作职责版次第1版页次第1页，共2页1．0目的：为明确规定公司的采购部、促销部的工作职责程序，特制定本管理规定。2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部、促销部全体员工。3．0相关文件3．1《广汇商贸五一超市职位说明书》4．0名词解释（无）5．0职责5．1采购总监工作职责：5．1．1监管所有的采购决定；5．1．2负责制定销售计划和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责5．1．3指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标5．1．4负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实5．2采购部门经理工作职责：5．2．1负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算5．2．2指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标5．2．3发展与供应商的业务关系5．2．4督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格5．2．5制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实5．3促销部的工作职责：5．3．1负责整体的超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销方案5．3．2负责DM采购计划的组织和跟进5．3．3负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作5．3．4负责促销活动结束后的评估总结5．4采购主管的工作职责：5．4．1负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理5．4．2完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实5．4．3负责本部门商品计划表的落实和调整5．4．4负责本部门商品的促销计划落实5．4．5负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换5．4．5负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力5．4．5定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。5．5采购助理的工作职责：5．5．1协助采购主管开展工作5．5．2负责订单发放和送货跟踪5．5．2负责采购主管的文书工作5．5．3供应商前期接待、合同和相关资料的整理核准制订修订次数010203北京烽雅精英北京烽雅精英修订日期文件名称文件编号GH—PU—OP—003生效日期2002年06月10日采购部员工基本素质要求版次第1版页次第1页，共2页1．0目的：为明确规定公司的采购部工作人员的工作原则，特制定本管理规定。2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部全体员工。3．0相关文件3．1《广汇商贸五一超市员工奖惩实施条例》4．0名词解释（无）5．0职责5．1操守廉洁5．1．1正直高尚的个人品质5．1．2良好的职业道德5．1．3不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠5．2市场知识5．2．1对零售行业有深入的了解5．2．2对消费品市场有深入的了解5．2．3掌握对所负责部门商品的专业知识5．2．4对供应商的熟悉5．3精打细算5．3．1把超市采购看成是自己的生意5．3．2良好的成本控制意识5．3．3尽最大努力创造最高的利润5．3．4时时处处维护公司的整体利益5．4．积极认真5．4．1敬业、爱业，热爱零售业5．4．2良好的心态，工作认真扎实5．4．3上进心强5．5创新求进5．5．1不断寻求突破，提升业绩5．5．2善于学习，提高自我5．5．3不躺在原来的成就上沾沾自喜5．6适应性强5．6．1良好的身体素质和心理素质5．6．2能适应超市快速扩张的需要和重复繁琐的工作5．6．3合理安排工作5．7团结合作5．7．1良好的谈判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作5．7．2良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作5．7．3尊重供应商、同事及店铺员工核准制订修订次数010203北京烽雅精英北京烽雅精英修订日期文件名称文件编号GH—PU—WI—001生效日期2002年06月10日采购部考核指标版次第1版页次第1页，共5页1．0目的：为明确规定公司的采购工作重点和考核标准，特制定本管理规定。2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。3．0相关文件3．1《广汇商贸五一超市奖惩管理条例》4．0名词解释（无）5．0职责在遵循公司总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考核标准，将商品结构的品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化；6．0作业程序6．1销售计划为强化各部门、门店的目标责任制，应该制订相应的销售计划。根据五一超市的现状，为便于顺利调整到位，使目标制订更加切合实际，将公司销售指标计划分为两个阶段：第一阶段为2002年6月1日至2002年12月31日，计划如下：A类店（400-800平方米）B类店（1700-1800平方米）日均销售15000元27000元平均米效30元15元客单价20元20元日来客数750人次1350人次周转次数14次/年10次/年周转天数26天36天平均库存40万元98.5万元第二阶段为2003年1月1日至2004年12月31日，计划如下：A类店（400-800平方B类店（1700-1800平方米）米）日均销售20000元45000元平均米效40元25元客单价22元22元日来客数900人次2045人次周转次数16次12次周转天数22天30天平均库存45万元135万元6．1．1销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。6．1．2不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。6．1．3根据不同的季节、月份、节假日制定细分的季度、月份、周销售额目标6．1．4制定促销商品的销售额指标6．1．5制订DM商品的销售额指标6．1．6每天查看电脑系统的销售信息，包括部门昨日、本周、本月的销售额与前一日、上周、上月和去年同期的对比情况。6．1．7每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售报表，按部门、门店分别汇总，并列出与上周、上月、去年同期的增长和下降比例，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理、采购主管。6．1．8采购主管在掌握销售情况后，应针对部门、门店和单品销售中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。6．1．9采购部应在每周例会中通报销售增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。6．2销售占比和毛利计划为便于公司毛利的调整，根据五一超市的具体情况，便利店和便利超市系统（不含未来的大卖场）将毛利指标分三阶段实行，计划如下：第一阶段（2002年6月1日至2002年12月31日）第二阶段（2003年1月1日至2004年12月31日）第三阶段（2005年1月1日至2006年12月31日）销售占比毛利销售占比毛利销售占比毛利生鲜10%9%15%10%15%11%副食27%12.5%20%12.5%20%12.8%食品33%13%30%13.5%30%14%洗化16%10.5%16%11%16%12%百货14%25%14%25.6%14%28.6%综合100%13.8%100%14%100%15%6．2．1制订各商品类别的占比：生鲜食品、食品、百货、服装等6．2．2制订各大类商品下小分类商品的占比6．2．3同一商品类别中，不同性质商品的占比：全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品6．2．4每天查看电脑系统销售占比和毛利变化，包括本部门、各门店及店内各类的情况，及与上月实际、去年同期实际及部门计划的对比。6．2．5每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售占比、毛利报表，按部门、门店及门店内分类分别列出，并列出与公司规定计划的对比，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。6．2．6采购主管在掌握毛利情况后，应针对部门、门店和单品毛利中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。6．2．7采购部应在每周例会中通报毛利增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。6．3库存周转为强化五一超市系统库存周转意识，逐步提高商品周转率，优化商品结构，合理控制库存，公司应制订严格的