物品申购的流程及相关管理制度

办公物品申购的流程及相关管理制度一、办公物品申购制度为了统一限量、控制用品规格及节约经费开支，所有办公用品、低值易耗品等的购买，须由各部门主管填写《办公物品月申购单》，并经各部门经理审批，后移交前台文员统计编排，最终统一交由总经办负责人批准。办公物品由前台文员负责，物品入库时需严格检查进货品种、数量、规格、单价、总额等是否与《办公物品申购总清单》相符，按手续验收入库，登记上账。没有经审核的月申购单或未办入库手续，财务一律不予报销。总经办负责入库、出库的管理及公司调离人员办公用品的收回。1、所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：a、消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头钉、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本，复写纸，卷宗，标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、订书针…等；b、管理消耗品：复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池、墨盒…等；c、管理品：剪刀、美工刀。订书机、钢笔、计算器、尺子、日期章、塑料文件盒，文件夹，名片册…等。2、文具用品分为个人领用和部门领用两种：a、个人领用：系个人使用保管用品，如铅笔、圆珠笔、橡皮擦…等；b、部门领用：系公司或部门共同使用用品，如订书机…等。3、消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。4、管理消耗品应限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品如（复印纸、传真纸）不在此限。5、管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续，将剩余及列管办公物品一并缴回总经办。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。6、办公用品的申购应于每月25号前由各部门提交《办公物品月申购单》由前台文员汇总。办公物品原则上由公司统一采购入库，然后由各个部门领取。如属必需品、采购不易或耗用量大者，由总经办酌量申购存库，如公司无法统一采购的急需品或特殊品，可经总经办负责人同意后授权使用部门自行购买。7、各部门应及时下载《办公物品月申购单》，于申购时编辑打印并保存备案，由各部门自己管理，各部门人员领取时做好登记，严格控制办公物品的申购。8、前台文员另设《办公物品保管账簿》，对库存办公物品的领用进行管理，并及时做好领用登记，以便统计消耗情况。办公物品严禁领取回家私用。9、新进人员如需领用办公用品的，在符合领用条件的情况下，可先向前台文员领取办公必备物品，如另有需要可申请自行购买或于本月底统一申购。二、办公物品申购流程使用人员列明所需办公物品→其部门主管审核、填写《办公物品月申购单》→本部门经理审核签字确认→前台文员汇总填写《办公物品申购总清单》→总经办负责人审核签字确认→前台文员提请公司购买注：物品购置必须按流程办理，如无特殊情况不得擅自购买；使用人必须办理领取手续，方能领取并妥善保管。办公物品申购流程图：申请人列明所需办公物品清单各部门主管审核、填写《办公物品月申购单》本部门经理审核签字前台文员汇总填写《办公物品申购总清单》总经办负责人审核签字确认前台文员提请采购部采购采购完成后交前台文员统一审核入库财务部门审核并作报销处理总经办通知各部门主管领取（签字确认）并存档申请人向各部门主管领取（签字确认）并存档