文书流程管理手册(1)

文書流程管理手冊行政院研究發展考核委員會中華民國94年4月目錄I文書流程管理手冊目錄第一章總則…………………………………………1第二章權責劃分…………………………………………8第三章管制標準…………………………………………12第一節處理時限………………………………………12第二節管制區分………………………………………12第三節計算標準………………………………………14第四章管制方法…………………………………………21第一節登錄……………………………………………21第二節統計……………………………………………23第三節分析……………………………………………24第五章文書稽催…………………………………………33第一節衡量準據………………………………………33第二節實施稽催………………………………………33第三節展期申請………………………………………35第四節檢討運用………………………………………36第六章一般公文時效管制………………………………37第一節法令依據………………………………………37第二節管制原則………………………………………38第三節處理時限………………………………………40第四節計算標準………………………………………40文書流程管理手冊II第七章專案管制案件時效管制…………………………42第一節法令依據………………………………………42第二節管制原則………………………………………42第三節處理時限………………………………………43第四節計算標準………………………………………44第八章人民申請案件時效管制…………………………46第一節法令依據………………………………………46第二節管制原則………………………………………46第三節處理時限………………………………………47第四節計算標準………………………………………48第五節研討縮短處理時限……………………………49第九章人民陳情案件時效管制…………………………50第一節法令依據………………………………………50第二節管制原則………………………………………51第三節處理時限………………………………………52第四節計算標準………………………………………53第五節訂定處理程序…………………………………54第十章訴願案件時效管制………………………………55第一節法令依據………………………………………55第二節管制原則………………………………………57第三節處理時限………………………………………57目錄III第四節計算標準………………………………………58第五節訂定處理程序…………………………………60第十一章立法委員質詢案件時效管制…………………61第一節法令依據………………………………………61第二節管制原則………………………………………62第三節處理時限………………………………………62第四節計算標準………………………………………62第五節訂定處理程序…………………………………64第十二章公文檢核………………………………………65第一節目標訂定………………………………………65第二節作業項目………………………………………65第三節建立公文檢核制度……………………………68第四節獎懲……………………………………………71第十三章訓練與宣導……………………………………74第一節訓練……………………………………………74第二節宣導……………………………………………74第十四章附則……………………………………………76附錄１：公文時效統計格式與說明………………………77附錄２：文書流程管理相關規定…………………………90第一章總則1文書流程管理手冊第一章總則公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具，公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。為因應業務發展需要，行政院於93年12月1日以院臺秘字第0930091795號函頒修正「事務管理手冊」文書處理部分，對於公文製作程式、結構、表達方式、處理程序及流程管理，以及文書自收文或交辦起至發文歸檔止之流程提供相關作業規定。為提高公文辦理時效，行政院研究發展考核委員會（以下簡稱行政院研考會）於63年3月訂定「公文時效管制作業手冊」，付諸實施，其後歷經同年9月1日再版及66年6月、82年2月修正3、4版，實施以還，已具相當成效。配合「文書處理手冊」之文書稽催專章修訂為文書流程管理，文書稽催之消極間接管制觀念已為積極主動導正之流程管理理念取代，「公文時效管制作業手冊」爰更名為「文書流程管理手冊」，除文書稽催外，並隨執行需要，將原手冊部分章節增修檢討或予充實，於90年4月修正5版，另為配合行政院事務管理手冊文書處理部分之修正，茲經蒐集分析各機關實務運作情形、管理措施等相關資料，於94年1月修正6版，提供各機關參用。重點分述如次：一、全程管制（一）文書流程管理，為一整體作業，亦為機關內每一成員的基本職責。流程管理的實施，應由各級人員自我管理做起，以業務單位主動導正為主，文書單位稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。（二）公文從收文至發文（或存查）應全程列入管制。二、全面管制文書流程管理手冊2（一）行政機關均應實施文書流程管理，以求全面配合。（二）行政機關內各單位均應列入管制範圍，即無論總收、總發文件，或單位收文、單位發文、創簽、創稿文件（或存查）均應列入管制。（三）文書流程管理屬全面性、一致性的作業，有關要求標準、處理原則等必須統一規定，共同遵守。一般行政機關，其作業技術在不牴觸院頒事務管理規則、文書處理手冊與本手冊原則之情形下，得配合組織型態、業務特性與事實需要，由各機關自行訂定。至與一般行政機關性質不同，不盡適應一般管理規定者，如學校、事業機構等，得由其上級機關按其業務性質與需要，參考本手冊自訂規定實施。三、作業範圍：（一）強化機關各層級人員自律時效、全面品管精神，共同落實提高公文處理時效及品質之管理理念。（二）建立完整的登錄系統，對每一公文的全部流程，予以正確的登錄，作為稽催、統計與管理的依據。（三）精確統計每一公文全部流程所使用的時間，作為分析的依據。（四）分析流程狀況，發掘問題，尋找瓶頸所在，作為檢討依據。（五）有效稽催，以防止積壓與偏差。（六）不斷檢討改進登錄、統計、分析與稽催結果所發現的缺失與問題，使法令、組織、執行三大環節密切結合，促使各機關對文書流程適時運用工作分析與簡化，達到處理迅速確實、提高行政效率與公文品質的要求。四、管理原則文書流程管理為一全程性、全面性作業，其應遵循的原則如下：（一）視機關組織特性，明確劃分文書流程管理作業權責，賦予每一單位、每一成員應負的職責，使能各盡其職，責無旁第一章總則3貸。其權責劃分應以本手冊規定為原則，如因機關特性肇致實務作業有業務單位、文書單位及專責管制單位權責劃分難符手冊規定之情形，各機關得依業務性質彈性調整。（二）有關法令規章，必須隨時檢討，定期修訂，使每一作業皆有準據。（三）層層負責，逐級考核，使執行不致偏差。並按行政系統逐級推動，督導所屬機關全面實施文書流程管理。（四）必須做到組織、法令、執行三大環節密切結合，才能達到處理效率化、管制全面化的要求。（五）立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件與人民陳情案件，各有其法令規定，其性質亦各有不同，必須按其性質分別訂定處理程序，單獨管制統計。五、名詞釋義：（一）文書流程管理：以登錄詳盡之公文處理過程相關事實資訊為基礎，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等管理措施，以提高公文處理時效及品質的一種管理作業制度。（二）自我管理：機關組織各級人員均應秉持自制自律精神並自我充實，以期共同落實提高公文處理時效及品質之管理理念，其消極層面在人員確遵各項文書處理規定，善盡職責並主動導正影響公文時效因素，積極層面則在於增進其業務知識及積極任事態度，根本提升公文品質。（三）文書單位：機關內負責辦理收文、分文、繕打、校對、用印、發文等文書作業之單位。（四）業務單位：直接負責文件簽辦或文稿擬判之單位。文書流程管理手冊4（五）專責管制單位：依機關組織法規之掌理事項分工或經機關首長指定，負責綜理文書流程管理相關工作之單位（或受指派負責綜理文書流程管理專人所屬的單位）。（六）文書稽催：文書稽催為文書流程管理的重要環節。狹義說，在要求公文辦結前，查詢公文各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢；廣義說，乃指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。（七）文書流程：公文處理過程中的收文（創稿）、分文（交辦）、擬辦、陳核、批示、擬稿、會稿、核稿、判行、繕打、校對、用印、發文、歸檔等的全部作業。（八）立法委員質詢案件時效管制：依據「立法院職權行使法」及「行政院暨所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」處理時限，所實施的時效管制作業。（九）訴願案件時效管制：依據訴願法所定的訴願處理時限，並以「案」為單元，所實施的時效管制作業。（十）人民申請案件時效管制：人民申請各種證照等案件，除法規另有規定外，各主管機關應按其性質，區分類別、項目，分別訂定處理時限，並以「案」為單元，所實施的時效管制作業。（十一）人民陳情案件時效管制：依據「行政程序法」及「行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點」，人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，向主管機關提第一章總則5出之具體陳情，由主管機關依要點規定訂定處理時限，並以「案」為單元，所實施的時效管制作業。（十二）處理時限：按公文處理速別規定，自收文至發文（存查）的全部流程可使用時數或日數，例如「文書處理手冊」規定「速件：3日」，其處理時限即為3日。（十三）限辦日期：依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。（例如「速件」處理時限為3日，於10月9日收文，依一般公文之計算標準扣除國慶日後，從11日起算，應於13日辦結，其限辦日期為10月13日）。（十四）可使用時間：指在每一公文處理過程中，每一處理階段所能使用的時間而言。如普通件應在6日內辦結，其中承辦、會稿（簽）、核稿、判行，以及繕校、用印、發文時，只能使用其中的一部分時間，而預留其他過程的作業時間；可使用時間的分配，由各機關按其特性自行訂定。（十五）創稿：無正式來文而主動辦理或交辦的案件。（十六）限期公文：來文或依規定訂有期限的公文。（十七）彙辦案件：同一案件內的有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理的案件。（十八）併辦案件：指各件公文案情相同、同一案情之正副本，或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。文書流程管理手冊6（十九）個案分析：對超過一定處理時限的待辦案件，採取以「案」為單元的分析處理作業，其目的在促進全案的整體時效，防止積案的產生。（二十）個件分析：對使用日期較長的案件，採取以「文」為單元，逐件分析其流程，其目的在於檢討其瓶頸所在，從根本上尋求提高公文時效的途徑。（二一）發文使用時間：從機關收文次日起，至發文之日止的全部文書流程中，扣除假日所使用的時間，在統計時稱為「發文使用日數」，並以「日」為單位。超過半日或不足1日者，以1日計算，而不足半日者，以半日計算（機關業務特性需要，設有電子設備以時為單位進行管制者，得以實際使用時數，換算為日計算時間）；立法委員質詢案件則以行政院電子交答發文之日起至擬答電子檔傳送行政院之日止為其發文使用時間。（二二）發文平均使用日數：發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商，謂之「發文平均使用日數」。（二三）專案管制：公文涉及政策、法令與其他機關業務，或須經較長時間協調會辦的複雜案件，可列為「專案管制案件」。由承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，送管制單位審查，簽請機關首長或幕僚長核准後，以「案」為單元實施管制。（二四）以文管制：指以「文」為管制統計單元的管理作業方式，其係以收文第一章總則7（創稿）編號之個件進行管制，重點為各「文」是否於限期內處理完畢，不問案情之內容，並於辦結即銷號歸檔。（二五）以案管制：指以「案」為管制統計單元的管理作業方式，凡公文屬專案性質須整體性作業者，其要求重點在於「案」的決定，以案情實質擬處作為