文档管理用户手册

1一文档管理用户手册1.IFS文档管理的概念1)文档管理在IFS软件构架中的位置IFS文档管理模块是IFS应用软件的基础模块之一，是一个可独立运行模块系统；同时也是跟其他应用模块（如设备模块、库存模块等）无缝集成在一起的。IFS文档管理模块与这些应用模块之间联系是通过对象关联实现的。2)文档管理的主要功能z产生和处理不同文件类型的电子文档文档，下面列出常见的文档类型文件格式产看程序DOCWORD/WPS文字处理ELSEXEL/WPS表格PPTPowerPoint/WPS演示应用程序DWGAUTOCADPDFAdobeAcrobat等应用程序JPG/BMP/JIF图片/图形应用程序MAV视频应用程序MPPPROJECT等也可以对指纸质文件进行目录管理。z可以将文档与IFS应用软件其他模块中的目标关联，如可以创建某个设备的检修标准文档，然后将该文档与这一设备关联。z文档的版本管理，保存文档的不同修订本。z组织文档，按文档类型，或用文件夹的形式将文档分类组织起来，便于查找。文档与文档之间也可以有结构关系，可以定义一个文档为另一文档的子文档3)使用文档管理前的程序设置在用户使用文档之前必须在基础数据中进行如下设置：z在本地硬盘中创建一个文件夹，例如：创建C：\SM\z在IFS软件中进行如下操作：操作路径：文档管理\基础数据\用户设置\当地删除路径22.创建和处理文档对一个文件管理依角色的不同主要可分为:A、文档创建编辑流程B、文档的工作表和版本更新C、文档流转流程D、文档查阅利用流程2.1.创建编辑文档在IFS中与现实的编辑情况相似，即有五种创建编辑方式：a.直接在IFS中进行编辑，即直接调用方式。b.利用IFS中现有的文档进行调用、修改、编辑，即模板调用方式在此种方式中不会对原要利用调用的文件产生改变。c.对已存在的电子文档进行编辑，如已有一个编辑好的文件直接导入，即登录方式。d.对批量的已存在的电子文档,进入IFS,用文件导入方式。e.对IFS中已存地的电子文档,需要对其进行修改,得到一个新版的文档。2.1.1.创建一个新文档（文档标题）操作路径：文档管理\概览-文档标题操作画面：如下图说明:在概览-文档标题中建好文件标题并保存后,可通过左键点黑再用右键进入”文档信息”,进入本档的内容等项的创建编辑画面.3z文档编号是计算机自动给出的,并且是唯一的,也就是说计算机对所有文件无论其文档类别是不相同,都进行统一编号.z“对象连接”字段有两个值,一个是“可选的(Optional)”,另一个是“要求的(Required)”,若选了“要求的”,则要在“文档信息”中进行与设备等进行连接,否则在“核准”时，不能核准及下达.z一个文档可以由多个工作表组成，每一个工作表可以由多个版本组成；工作表相当于一个文档分割成多个章节（每个章节一个文档）或则多个文件；2.1.2.编辑文档内容操作画面:如下图4若直接在IFS中进行编辑，可用“编辑E”键，选择所编辑的方式如“WORD”，并进行文档内容的输入，编辑。若是用较固定的格式进行编辑，可以通过调用模板方式进行编辑。以上两种编辑方式进行编辑后要存盘，再用“登记进入”键，改变文件状态为“登记”完成提交功能。若编辑提交一个已存在的文件，用登录方式，不要点击“编辑E”键，而直接用“登记进行”键，选择所用的文件进行编辑登录。如果直接进行登记进入的话，点击[登记进入]，出现下图的[选择参考文件]的窗口，选择所需要提交的文件提交完毕后，文件状态改变为“登记”5修改文档的信息点击窗口的其它标签页，如“标题”，选择需要修改的内容进行修改2.1.3.调用和创建文档模板文档的内容也可以通过调用文档模板方式进行编辑.61)文档模板的调用：对于模板化的文件如检修文件包，其格式比较固定，IFS提供了模板的调用。方法是通过光标移置“格式”字段，再用值列表功能键选择所用的模板。操作画面如图注意:所调用的模板其实就是一个文件，虽然选用了的模板，对原文档不会产生修改。因此可以将较常用文档进行模板化处理。2)文档模板的创建：要将文档创建为模板，文档必须是存在的。决定一个文档模板要素有三个(1)文档类型(2)格式(3)文档语言。由于语言一般常用的为中文.因此在此我们主要讲述文档类型、格式的定义以及它们的关联。（1）文档类型的定义。操作路径：文管管理\基础数据\文档基础，操作画面：通过新建创建文档类别。、（2）格式的定义。7操作路径：文档管理\基础数据\文档基础操作画面，操作文法如“文档类型”。（3）格式与文档类型关联。操作路径：文档管理\基础数据\文档种类基础操作画面：通过值列表键盘，选择适当的文档类型和格式，从而达到文档类型与格式的关联。（4）文档模板的创建z方法一操作路径：文档管理\基础数据\EAM基础操作画面：8通过选择相关数据,便可得到文档模板.z方法二也可以通过在文档信息画面中,击右键的方式直接创建文档模板.不过这种方式创建的文档模板,是默认的文档模板,那么以后只要创建与默认的文档模板相同“文档类型”的文档,则系统自动调用默认的文档模板.操作画面:92.2.将文档与业务对象关联若在“文档标题”的“连接对象”选择了“要求的（Required）”，则要在此时进行连接，连接的对象可以是订货、设备隔离、设备类型、文件夹等等。但常规的方法是通过设备，文件夹来连接文档。操作路径：文档信息\对象类型。点击新建键。操作画面:点击“对象”后，可以选择要选择的对象，而“相关目录”可以用值列表功能键进行选择，并存盘即可。2.3.设置文档审批步骤建立审批步骤有两种方式：1）直接建立审批步骤；2）调用审批步骤。1)直接建立审批步骤操作步骤：文档信息\认可点击新建安钮“审批步骤号”、“审批说明”要在键盘上进行输入。一般审批步骤号用数据量表式，例如10等。注意：审批的顺序是以数字的大小为准，而不是以审批者排列的先后的作10为审批的顺序，若数据量相同，则以排列的先后顺序为审批顺序，若前一审批没有进行审批或者审批者将审批意见设为“拒绝审批”，则程序将此文件返回，下一审批人将不能进行审批。另：审批者可以是单个的人员，也可以是人员组。人员组的设立由管理员建立的。若是选择了人员组，则意谓着本小组的人员中的任何一个人都可以进行审批，而且有效。不需要小组的每人进行审批。无论是单个人员还是人员组的输入，其方法是将光标移置相应的位置，先用值列键，再用望远镜键进行查询，选择所要选择的人员。操作画面：2)调用和创建审批模板审批模板的调用方法：将光标移置“核准模块”字段，再用查询，选择所要选择的审批模板，若调用核准模板不附合要求，可以再进行键入方式调整。无论是直接键入的，还是调用的核准流程，在完成后，一定要存盘。113)审批模板的创建操作路径：文档管理\基础数据\文档基础通过新建键与值列表键，就可以创建审批模板。122.4.设置文档访问权限这里的访问权限的设置，主要是指在编辑、审批过程中对文档的处理的权限。共分三档，一是查阅权；二是编辑权；三是管理者权，三者的关系是依次增大，查阅权只能对文档进行查阅，无修改权，编辑权可以对文档进行编辑修改，但不能对文档的流程进行修订，而管理者可以对本文在整个审批过程中进行一切的操作。对于本文档的作者，系统自动给其管理者的权限。一般而言，当作者给某人一审核权，系统自动会在审批流程的存盘时以问答方式给审批者以编辑权，若考虑到审批者可能对文档的审批流程进行修改（如增加一审批人），一定要将该审批人的访问权改为管理者权限，另外只有有管理者权的人才能在审批时，在“备注”时，加注文字。访问权设置路径：文档管理\文档信息\访问访问权设置画面:当文问权设置完以后，要进行存盘。这样设置的访问权才有效。2.5.建立多级结构(父子文档)在“文档管理\文档信息”中还有“包括”,“使用于”；“包括”是指与“子文档”的链接设置与查看，“使用于”是查阅本文档的父文档。在IFS中，子文档可以嵌套，即子文档可以还有子文档。链接的子文档一定是已存在的文档，不能只是嵌套一个子文档名。在父子文档结构中子文档的审批流程，访问权设置可以与父文档完全不同。IFS如此设置父子文档，可以用在例如父文档是以WORD编写，子文档是以CAD编写，即对于一篇文档中有不同的编辑方式的场合，当然，也可在WORD中直接调用。另外，利用子文档概念还可以用在含有附录的情况。2.6.导入文件IFS还可以对大批量的电子文档进行导入，其路径为“文档管理\文件导入”。点击“文件导入”，然后再用“值列表”键，选择所用的值。若在“缺省档类别”列值，则表式本次导入的文件皆为所列值。之后点击文件表格栏右键，选择“打开文件”可得:打开文件后，可以从相关目录中选择需要导入的文件。13文档输入完毕后，可以指定文件编码、标题14选择所要导入的文件，右键，点击“输入文件”键，可得在“导入”栏有划勾。此时，文件已经导入。下图是输入文件后自动产生的文件编码3.文档调整3.1.建立新的工作表当对一个已登入的文档进行调整（增加新的工作表）,打开一个文档信息，右键“创建新的工作表”15在创建新的工作表的窗口中输入相应信息，新的工作表号、注释、确定是否复制源文档信息；选择该工作表要连接到的对象16点击“完成”，新的工作表创建完毕，如下图。其余的步骤跟新创建的文档操作一致；3.2.新版文档的建立当对一个已登录的文档进行修改时（即建立一个新版本的文档），其操作路径为：文档管理\概览—文档修订本。操作画面：进入“文档信息”，再用右键，建立一新的版本的文档，画面如下：1718输入新的版本和修订正文（应为修订理由），后点击“完成”或“下一步”，存盘后，要以进行正常的编辑。如此可以建立一个新版本的文档。选择需要连接到的对象，在替换上打勾19完成以后，如下图所示修订本A1.1,状态为“原始的”，这个时候新的版本创建完毕4.文档流转流程4.1.进入审批状态操作路径:文档管理\概览-对象核准操作画面:文档创建编辑后，一般而言，都要使文档进行审批流程（若文档不进行审批，即没有审批人，可以经过“核准，下达，发布”使文档共享，由于经过“下达，分布”，所以文档就没法进行改动。）操作路径：文档管理\文档信息\20将光标移置状态空白处，右键后，点击开始确认。这样文档自动进入本文档的第一个审批者的审批栏中。4.2.审批过程在路径：文档管理\概览-对象核准，在“选择对象”栏中选择“文档发行”，然后找到审批者本人要审批的文档，之后点黑，右键，可以进入直接“核准步骤”或“拒绝步骤”，若要对文档进行审阅、修改通过“对象信息”进入文档信息形式。21点击完后,如下图审批者可以经编辑键，对要审批的文档进入修改，修改后，对文档进行登记（用“登记进入”键）使文档状态为“登记”态，然后进入“审核对象”画面。点击“核准步骤（A）”后，完成核准。当然也可以点击“拒绝步骤（R）”，完成拒绝核准。224.3.下达流程当所有审批人都对文档进行了“核准”后，文档的作者可以根据文档的状态，了解到文档已经可以进行下达了。其画面如下：由于文档作者在核准后，文档将无法进行修改。因此作者在核准前，一定要对文档及审批意见作昀后的审阅。然后进行“核准”。核准后，还对本文档进行“下达”，给出本文档的共享的人员。如下图：下达后，还要对本文进行发布。画面如下：23下图，如果选择“是”，会出现一个要求你选择哪个版本的文档作废掉；如果选择“否”，则以前的版本保留；选择需要作为的文档版本，如果不作废，则将“勾”去掉；24选择需要连接的对象选择接收者25[下一步]将“立即执行”打勾，完成264.4.分发流程文档发布之后，在“文档管理\文档分发\查询-文档分发”中，执行分发。例如：点击“查询-文档分发”，再用“望远镜”（查询表）键，可以直接找到要分发给“XXX”的文档，选中，右键菜单选择“发送分销”。画面如下：分发的目的是给文档的共享者一个信息，便于共享者对本文档进行利用。例如本文档在分发时，给了XXX共享权。选择需要分发掉的文档行，点击右键，“分配”；27接收者用自己的账户登陆系统，文档管理\文档分发\概览--文档分发历史记录，找到接