公司信息管理制度

公司信息管理制度第一章管理信息系统概述一、管理信息系统产生的背景二、信息系统的类型三、用户和信息服务部门的作用和责任四、社会的影响五、技术的转移第二章信息管理的基础一、信息服务环境二、信息系统的生命周期三、人员和组织机构四、控制与操作五、战略规划六、业务管理和行政管理第三章计算机和信息处理的基本知识一、用户管理人员的定义二、信息服务的范围三、管理的目的和信息资源管理四、信息服务发展模式五、关键术语六、对计算机的一些错误认识第四章信息服务的组织机构一、信息服务的特性及地位二、信息服务部门的组织机构三、分布式数据处理DDP第五章信息服务策略和规程一、信息服务策略的合理性二、有关策略的几个方面三、适合于用户的规程第六章数据管理一、数据和信息二、数据组织的层次体系三、数据库的概念与用途四、综合数据库管理系统第七章数据通信一、数据通信及有关概念二、远程处理三、数据通信的有关术语四、数据通信硬件配置五、基于通信的技术和系统的影响六、数据传输的联系七、通信信道第八章计算机程序设计和软件一、程序的概念二、程序设计基础三、程序设计语言的层次体系四、软件第九章信息系统开发一、系统开发方法学二、系统开发过程三、系统开发的责任矩阵四、开发最佳的信息系统的要求第十章生产阶段一、生产阶段概论二、信息系统审查三、信息系统的安全性四、定期的系统评价五、费用分配方式第十一章办公室自动化和字处理一、办公室自动化和字处理的概念二、字处理系统及字处理软件三、办公室自动化的字处理的管理第十二章信息服务规划一、信息服务规划方法学的重要性二、信息服务规划阶段三、信息服务远景规划的目标与范围四、在信息服务远景规划方面可能造成的失误第一章管理信息系统概述一、管理信息系统产生的背景□信息是一种资源在过去的30年中，各行各业往往都有不少管理人员和行政首脑孤立地看待数据处理和计算机。造成这种看法的原因是，数据处理(DP)和信息服务(IS)人员不愿使用容易被用户(即“使用”计算机的人员)理解的语言同用户进行交流。管理人员对这种交流缺乏兴趣和无能为力，导致延缓了计算机系统的开发，从而在许多其它方面助长了闭关自守和冗余劳动的现象。在用户同信息服务人员的交流方面，没有一个单位指望能做到尽善尽美，但是，确有某些单位已经取得了比较好的成功经验。用户同信息服务人员配合默契的一些单位认为：这种成功的原因在于，用户已经掌握了计算机和信息资源管理方面的基本知识。可见，用户管理人员掌握这方面的知识是非常必要的。诚然，信息服务专业人员是具备这方面知识的，但是要使用户管理人员获得这些知识，就必须通过正规的学习、阅读和实践。妥善处理用户同信息服务人员之间的关系，可以加强双方的互相配合。为了建立和维护一个高质量的信息系统，各方都必须尊重对方的意愿。系统质量的优劣是直接与用户同信息服务人员之间互相配合的好坏成正比的。凡是那些不愿意掌握有关计算机和信息资源管理方面基本知识的用户管理人员和行政首脑，必将成为落伍者，特别是在当前这种鼓励用户直接参与信息系统开发过程的发展趋势下。过去，用户管理人员在很大程度上是依靠信息服务人员来推荐、开发和实现所需要的信息系统的。鉴于信息服务需要不断的发展变化，现在把鉴别和提高系统的责任留给了用户——这也是理所应当的。用户更多地参与信息系统的开发，这种趋势早在70年代中期就开始了，而且，自那时以后不断地发展，现在已进入了信息服务人员同用户合作的时代。因为只有用户更了解他们自己想从信息系统中得到什么。用户参与信息资源管理(IRM)的典型事例表现在分布式数据处理(DDP)方面。在这方面，用户不仅要参加系统的开发，而且还要负责管理系统运行所需要的硬件设备和人员。直到最近几年，人们才认识到：信息是一种资源，必须把这种有价值的资源加以利用，不使其白白浪费掉。在竞争激烈的环境里，管理人员和行政首脑必须有效地利用信息，不然就难以立足于不败之地。过去，管理人员仅仅把计算机看成是省钱的工具，而现在，计算机被看成是创造利润的工具。每个公司都有大量的、尚未发掘的、可利用计算机和信息资源的潜力。发掘这种潜力所需要具有的计算机和信息处理的知识水平，是大多数管理人员和行政首脑力所能及的。下面给出的是这种抵制非自主开发的产品之倾向是怎样影响到系统成功的上千个例子之一。一个规模很大的大学的校长突然决定买一个价值8万美元的成套的学生信息系统。而该大学的系统人员和程序设计人员一直渴望着有机会被批准自己内部来开发这样一个系统。而现在，在未征求他们意见的情况下，就通知这一决定。在大约过了三年，并且花了30万美元之后，这个项目流产了。后来一个顾问把这次失败归结为抵制非自主开发产品的倾向。这类情况经常反复出现。我们所以提到这种倾向，是为了强调在决策过程中整体考虑的重要性。尽管分析员和程序员是由信息服务经理负责的，但是用户管理人员也应该清楚地知道他们做出的有关成套软件的决定会影响到分析员和程序员的态度，甚至会影响到他们业务上的发展。考虑到这一原因，用户管理人员应该特别注意征求分析员和程序员以及信息服务管理人员的意见。当所做的决定得到这些人的支持后，实现起来就容易得多了。□对用户的忠告1.“没有一个成套的软件系统是万能的。”一个库存控制系统在ABC公司可以工作并受到人们的欢迎，并不意味着该软件包在XYZ公司会得出同样的结果。对每一个软件包应该谨慎地进行评价并且极其小心地付诸实现。一个成套的软件系统可能是有好处的，但不能指望它解决所有的问题。2.“不要当第一个买主”。这是很遗憾的事，因为许多软件商号对买主只承诺就他们的软件进行例行的现场测试。也就是说，在这些软件包实现之后很少考虑进行全面地测试和调试。3.“在一个软件包正式投放市场之前，不要与卖主签订购买合同”。即便某个公司已经成功地使用了这一软件也不能这样做。因为在某些情况下，有的软件商试图推销一些不成熟的系统(比如，资料短缺、软件不完全等)。4.在没有深入查看有关资料并且观看该系统的一次完整的表演之前，“不要假设软件包只需要少量的修改”。将要受此推荐的成套系统影响的所有业务方面的管理人员都应当仔细地检查该系统的每一方面，并且提请信息服务管理部门注意系统需要修改的那些方面。5.“在完成或大部分完成用户验收之前，不要往下进行”。成套的软件包必然要求某些用户在有些方面作出妥协。而在签合同之前，尚未认可系统的用户将不愿意作出必要的妥协。这一点很可能最终推迟了系统的实现，有时甚至会引起项目失败。6.“采购价格可能只表示安装成套系统全部成本的25%”。通常都把修改部分的开销估计得太小，而且在经济分析中不加考虑，然而，这种修改可能而且事实上也是昂贵的，几乎在所有情况下，修改部分的开销都是系统实现的一个主要成本。7.“专利软件的转换和实现阶段并不容易”。实现一个系统(无论是内部开发的还是购买的)是一个困难的任务，而管理人员应该预料到这些类似的问题。二、信息系统的类型□信息系统的基本类型信息系统可以是人工的或基于计算机的，独立的或综合的，成批处理的或联机的。通常的信息系统是上述各种类型的组合。当然它不能即是独立的又是综合的。1.独立的系统是为了满足某个特定的应用领域(如，人事管理)而设计的。独立系统有它自己的文件，这些文件必然带有一定的冗余性。2.综合的信息系统通过它们使用的数据而被综合在一起。系统利用一个资源共享的数据库来达到综合的目的。例如，工资系统要求正常地从人力资源系统和会计系统中找到数据。3.以人工系统为基础已经开发出各种各样的计算机信息系统。到目前为止，在进行人工“计算机化”时，仍然缺乏设计经验和(或)缺少信息服务人员与用户之间的交流。也就是说，基于计算机的系统的工作流程直接借鉴了人工系统的工作流程。通常这些系统是独立的，而且把计算机仅仅用作为数据处理机。在设计这些系统时，很少考虑到最终要将它们综合的意图。4.信息系统也能按成批处理、联机处理或二者组合来分类。在成批处理系统中，将事务和数据分批地处理或产生报表。例如，银行将大量的支票编码，然后在一天结束时，将所在支票分批、排序并进行处理。又如，为了防止航空公司在塔拉斯一个售票点与在亚特兰大的另一个售票点同时出售从洛杉矶到旧金山的某一航班的最后一张机票，航空公司系统订票必须是联机的，以反映数据库当前的状态。多数联机信息系统也有成批处理的要求。即使出现了信息资源管理(IRM)系统，而且计算机信息系统的潜力得到了广泛的承认之后，大多数系统仍然是独立的成批处理系统。如今这些系统中多数已经失去了使用价值，而且被重新设计成综合的、联机的系统。通过定义可知，“综合”要求业务领域经理和公司领导密切地合作。信息服务专业人员可以作为顾问，而有关综合信息系统与业务领域的冲突和差异则应该由用户团体来解决。解决这些差异以真正实现综合的环境是信息服务人员向用户经理提出的挑战。□社会团体的信息系统在每个社会团体的每个专业领域都能发现数据处理系统或信息系统的潜力。下面我们按社会团体列举出这些实行计算机化的专业或应用领域。对于某种程度在专业上相近的系统多数可以综合在一起(例如，工资，会计和人事)。下面给出的清单只是为了说明可能的应用领域，并不包括所有的应用领域。1.通用系统：(1)工资(2)收帐(3)付帐(4)总帐(5)库存管理和控制(6)人力资源开发(7)预算(8)财务分析(9)采购(10)字处理2.制造业：(1)定货输入和处理(2)分配和发送(3)生产调度(4)制造资源计划(MRP，通常又称物料需求)(5)市场分析(6)计算机辅助设计(CAD)(7)计算机辅助制造(CAM)(8)项目管理和控制(9)成本标准化3.保健：(1)病人结帐(2)病房统计(3)配方(包括药剂的相互影响)(4)护士站调度(5)诊断(6)入院管理(7)病历4.零售：(1)销售点管理(2)供应商管理5.大学和学院：(1)入学管理(2)注册和分班(3)计算机辅助教学(CAI)(4)发展校友(5)安置服务(6)寄宿管理(7)财务补助6.银行：(1)储蓄(2)借贷(3)电子资金汇兑(4)租约(5)信托(6)投资7.出版：(1)发行(2)排版8.运输：(1)预定(2)汽车(飞机、轮船)维修(3)流量分析9.保险：(1)方针管理(2)赔偿处理(3)委托和代办报告(4)保险统计(5)税率和契据(汽车，房产等)10.地方政府：(1)公用事业议案(2)税收(3)治安和火灾紧急处理(4)城市规划(5)执照和许可证管理(6)福利(7)社会安全(8)公路巡逻□信息的级1.分级管理通常，设计一个信息系统用来处理数据是在事务处理这一级，而用来提供给经理作决策的信息是在所有的管理级。一个公司的管理活动可以分成四级：战略级、战术级、操作级和事务级。在与设计组交换意见时，用户管理人员必须十分清楚应该使信息满足哪一级的管理要求。一个信息系统的质量是直接与其输出的利用率成正比的。如果事务级和战略级都同样提供20页摘要报告，这个系统就失去了信息系统的作用。秘书从来也不利用这些报告，因为她没有必要知道，而且也没有要求她知道；公司总裁也从来不利用这些报告，因为花费很长时间才能从中抽出一点点重要的信息。这种情况比预料的要普遍得多。用户经理负责将有关信息的具体要求告诉设计组。中断这种联系将导致信息太多或太少，甚至会产生无用的信息。2.有效的信息系统其关键是在各种活动级“筛选”信息。(1)事务级。事务级的人员主要关心一个信息系统的事务处理部分。事务员(文书)通常用来称呼那些做重复工作的人员。在一个收帐系统中，一个负责检查发票的数据录入操作员只关心作为一个控制值来处理的发票总数与实际的计数是否相符合。(2)操作级。操作级的人员有明确的任务，完成这些任务可能要花一天、一周或者三个月那样多的时间。这些任务从本质上说，还是短期的。对他们的要求是提供性能报告和直接操作反馈所要求的报告。在收帐系统的例子中，信贷经理可能要一份拖欠60天未还贷款的所有客户的报告。(3)战术级。在战术级，经理们关心的是实现那些满足在战略级所建立的目标所要求的一系列具体的目标。这种信息要求通常是定期的(但有时也有随时需要的)，经理们要求“如果……则……”一类的报告。