Oracle-EBS-如何月结之应付(AP)对账详解

OracleEBS如何月结之应付(AP)对账详解概述应付模块的多数业务基于采购和库存的操作，因此应付模块的月结应该在采购模块和库存模块月结后才能关闭会计期。月结步骤在每个会计期末，应付模块的月结应遵循以下流程：1.检查业务是否全部录入;2.检查是否有未验证、暂挂发票;3.更新到期的远期付款状态;4.检查应付业务是否生成分录;5.应付业务传送到总帐;6.确认应付分录全部传送总帐;7.创建成批增加;8.复核凭证，确认无误后过帐;9.确认及核对供应商余额;10.关闭应付会计期间;11.打开新的会计期;12.为通过手工方式进入存货成本的调整准备数据；检查应付业务是否全部录入通过运行报表检查应付发票和付款是否全部录入：应付报表“发票登记表”：结合“应计负债报表”检查录入到系统中的发票；应付报表“打印付款登记表”、“付款登记表”：检查录入到系统中的付款；通过上述报表确认应付发票和付款是否全部录入，若有遗漏，则补入。别名另外，配合采购模块的“未开票接收”报表进行检查是否有发票未录入；检查是否有未验证、暂挂发票使用“发票登记表”（注：在参数仅限于未验证的发票选择“是”）复查有关未被批准的发票的明细信息使用“暂挂发票报表”可以确定处于“暂挂”状态的发票。报表将提供暂挂发票的总数和总额（以本位币表示），它有助于检查及释放暂挂。更新到期的远期付款状态使用此程序自动将已到期远期付款的状态从“签发”更新为“议付”。如果付款的到期日等于或早于您指定的“到期日”参数，系统将更新此付款的状态。另外手工或通过此程序会创建日记帐分录以记录付款的更改状态。然后，它会创建“已到期的远期付款”报表，以便您可以查看更新的付款以及OraclePayables无法更新的付款。检查应付业务是否生产分录通过运行报表检查应付发票和付款是否全部在应付子模块生成分录：应付报表“未入帐事务处理报表”；通过上述报表确认应付发票和付款是否全部在应付中生成分录，该报表可同时显示应付发票和付款，只要未生成分录的，全部都会显示，并说明其原因，目前处理于何状态。应付业务传送到总帐并过账应付业务传送到总帐的前提是所有应付的业务已经创建了会计分录。为了在过帐时确保所有的业务都已经创建会计分录，可以在运行应付款传送到总帐请求时，先提交“应付款会计核算流程”请求。通过请求的输出文件查看是否存在未被入帐（创建会计分录）的记录。如果在提交“应付帐款管理系统会计核算流程”时，“提交传送到总帐”选择“是”，“提交日记帐导入”也选择“是”，则直接将凭证传送到总帐模块。否则，还需要分别提交以下两个请求：1．（应付模块）将应付款传送至总帐2．（总帐模块）日记帐导入请注意从输出文件中获得相关的信息，以帮助复核日记帐的生成情况。确认应付分录全部传送总帐在完成上述的应付业务传送总帐后，再在应用中进行检查确认，应付分录已全部传送总帐.路径：AP会计查看会计科目行输入“会计日期”从至，以及选择“已传送至GL”来确认相应的会计期的已生成的应付分录都已传送总帐，可选择“否”及“误差”来确认确认及核对供应商余额运行“供应商余额汇总报表”请求，检查应付负债科目与总账负债科目余额是否相等。以及逐一确认各供应商的余额。供应商余额汇总报表样张：另外可以通过“供应商余额明细报表”逐一核对各供应商的发票、付款信息。为了取得最新供应商余额，请及时通过应付请求“供应商余额维护”请求更新供应商余额。应付传送至资产在完成上述的应付业务传送总帐后，且确认全部应付分录传送总帐后，再将应付中涉及资产的内容传送至资产接口，通过提交请求“创建成批增加”,该请求会将应付发票中分配行中科目为“xxxxx”即固定资产暂记科目作为固定资产看待而传送至资产模块，其前提是该分录已被传送至总帐(包括接口)。闭应付会计期到月末或下月月初，为防止用户将应付业务入错期间，需要相应应付会计期关闭路径：AP会计控制应付款期间将期间状态选择为“关闭”，然后保存；在保存时，系统会自动检查有例外存在，例外包括未生成分录的发票与付款，以及未传送总帐的应付分录，若存在，则按前述方式进行处理，然后再进应付期间的关闭在“控制应付款期间”窗口中将期间状态更新为以下某种状态：将来。OraclePayables允许发票录入和会计在将来期间内进行。OraclePayables不允许在将来会计期内输入付款或撤消付款。OraclePayables允许您根据在“OracleFinancials选项”窗口的“将来期间数”字段中输入的数字来限制将来期间数。将“将来”期间的状态更改为“打开”之后，您无法将其重新更改为“将来”。打开。您可以在打开期间内记录事务处理并将其入帐。您不能打开调整期间。您可以使用“定义日历”窗口来定义调整期间。调整期间可以具有重叠的日期。已关闭。OraclePayables不允许在关闭期间内进行事务处理。如果对应的总帐和采购期间均为“打开”，则可以重新打开关闭期间。您不能关闭存在以下任何情形的期间：未清付款批。到期日在期间内，但状态仍为“已发放”的远期付款。未入帐事务处理。未传送至总帐的已入帐事务处理。永久关闭。OraclePayables不允许在永久关闭的期间内进行事务处理。您无法重新打开永久关闭的期间.打开应付会计期在月初，为保证能正常处理应付业务，需要打开应付会计期路径：AP会计控制应付款期间将期间状态选择为“打开”，然后保存即可。为期末成本调整准备数据采购的材料的成本，除接收入库时的金额外，还包括应付发票匹配时的发票价格差异，以及未直接与采购接收关联的材料采购的运费及需要进入到存货成本中的其他杂项等。对于发票价格差异，是在进行应付发票匹配时，在调整了匹配金额后，由系统自动生产的，该部份需要进入到存货成本中，通过开发的成本更新的程序(FORM)进行成本更新。对于其他需要进入到存货成本中的杂项，是通过手工录入应付发票的方式进入到系统中的，相应的科目为库存商品等科目；具体是在录入发票分配行时，选择“与存货成本相关”为是，并分别指明对应的采购订单和接收的编号。通过开发的成本更新的程序(FORM)进行成本更新。一、应付发票审批原理应付发票审批的基本原理是在满足审批条件的情况下，依据设置好的审批传递规则传递到相应的审批人审批。二、应付发票设置涉及的主要模块应付发票设置主要涉及到AMEApplicationAdministrator和应付两个模块。所以要设置应付发票的审批规则，首先要通过系统管理员把AMEApplicationAdministrator添加为你的责任。三、应付发票审批设置步骤1．起用发票审批工作流路径：应付模块/选项/应付款管理系统在发票选项卡处选中使用发票审批工作流。2．设置审批规则以个人主页方式登录系统，选中AMEApplicationAdministrator，点击Approvals进入审批规则定义界面。此处的功能是设置审批规则，基本内容由四部分组成：Conditons(审批条件)、Approvals(审批传递规则)、Groups(审批层次组)、Rules(审批规则)。（1）设置Conditons路径：Conditons/Transactiontypes选择PayablesInvoiceApproval，然后继续；在下一个页面选择AddaCondition（你也可以在该页面删除选中的审批条件）；再下一个页面是选择Conditiontype(条件类型)，可选择ordinaryheader，然后继续；再下一个页面是Attribute(条件属性)，譬如可选择SUPPLIER_INVOICE_AMOUNT（供应商发票金额），其他相关属性也可；再继续则录入条件的上限（1000）、下限（0），不同条件属性，录入的判断条件页面不同。设置好的条件将在下审批规则中引用。（2）设置Approvals路径：Conditons/Approvals审批传递规则可直接引用默认值。（3）设置Groups路径：Conditons/Groups点击AddGroup按钮，进入Groups设置页面。首先录入名称与描述，注意：名称与描述均要录入。可选用static，进行静态设置；如果是静态设置，则不用录入Query的有关语句，直接点击AddApprover即进入审批人设置。（4）设置Rules路径：Rules/Transactiontypes选择PayablesInvoiceApproval，然后继续；录入描述，RuleType可选择list-creationrule然后进入下一页面。ApprovalType可选择与Supervisory，Joblevel和Groups相关的选项，如选择的选项属于前两类，则其审批层次设置如凭证审批或采购定单审批，如启用了HR，则在HR中完成相关设置。如选择的是Groups类的，则需指定你要使用已定义的哪一个Groups。再Continue之后，则根据需要定义Constraints（规则适用范围），可选择none。再下一个页面就是选择Conditons，可选择SUPPLIER_INVOICE_AMOUNT，然后继续，以选择需要的条件。在完成上述设置后，一个基本的APPROVALRULES就定义完成。四、应付发票审批操作步骤1．录入一张符合审批规则条件的发票，提交审批。2．切换至系统管理员责任，提交“工作流代理接受器”请求，代理名称选择“WF_DERERRED”。如果你的设置正确，在上述请求完成之后，审批人就应该可以收到审批通知了。发票和采购订单匹配时，对于税码的处理总结如下：1、采购订单上输入的价格应该用不含税的价格输入。这一金额将来在被发票匹配时会作为分配行中的item金额。2、在采购订单发运行中输入的税码在以下情况起作用：根据应付款选项中对税码默认值的设置，发票默认的税码取自采购订单。否则，发票匹配采购订单时，会忽略采购订单上输入的税码。3、发票匹配采购订单时，如果根据应付款选项中的设置，采购订单的税码没有设置在默认值中，则应该另外处理税的信息。税信息有两种处理方式。3.1手工输入税信息。税码会作为价内税处理。例如，发票金额为117.00元，税码为VAT17（税率为17%），则系统计算税额为17.00元。3.1.1头层计税，在头层输入税码；3.1.2行层计税，在行层输入税码；3.1.3税码层计税，直接在头层输入税码。3.2通过匹配产生税信息。3.2.1如果匹配采购订单，则在“与采购订单匹配”窗口，选择匹配的采购订单行后，点击“分配”复选框，弹出“分配”按钮，输入匹配税的信息。3.2.2如果匹配接收，则在“查照要匹配的接收”窗口，选择匹配“税”（不是匹配“项目”）。然后输入匹配税的信息。4、如果应付款选项的设置中，将采购订单上的税码设置在默认值中，则发票匹配采购订单时，会引用到采购订单上的税码。此时，由于采购订单上的税码是作为价外税处理，因此这里匹配时，发票金额应该输入含税的总金额（如117.00）。但匹配时，匹配的item金额只能为不含税的金额（如100.00）。从表面上看，发票总额和匹配的金额不等，但在发票审批后，系统会自动根据item金额计算出一个税行（17.00）。