第一章-会议概述

会议组织与服务（第二版）——知识·技能·案例·实训杨婷SchoolofManagementQQ：715039480E-mail：[e-mail]高职高专经管系列教程第一章会议概述主要内容1.重点和难点会议的含义、特点；会议活动的基本要素；会议的工作原则；2.知识点会议的含义与特点会议活动的基本要素会议的种类与工作原则第一章会议概述会议概述会议的含义与特点会议活动的基本要素会议的种类与工作原则会议的含义会议的特点会议的作用会议人员会议地点会议名称会议时间会议议题会议方式会议结束会议的种类会议的工作原则第一章会议概述1.1会议的含义与特点一、会议的含义会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。狭义的会议指至少有三人参加的集体性商议活动；广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种形式。形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。1.1会议的含义与特点二、会议的作用会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式。（1）集思广益、科学决策的作用会议的召开便于各级领导充分掌握有关信息，充分发挥干部群众的智慧，为决策的制定与实施奠定基础。召开会议的过程通常是把群众的智慧集中起来，变为领导的智慧、丰富领导思想、完善领导决策的过程。（2）发扬民主、动员群众、宣传教育的作用会议可以说是领导机关和各级领导密切联系群众的纽带。1.1会议的含义与特点（3）传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用各机关、单位担负着上情下达，下情上传的任务，需要召开各种会议，尽快地将信息上传下达。会议是信息的“聚集地”，也是信息的“发散地”。会议既是信息的共享过程，也是有效的智力开发过程。（4）协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用（5）国际交流、跨文化的交流作用当今社会，国际交往日益频繁越来越多的会议发挥着国际交流和跨文化沟通的作用。三、会议的特点（1）目的性（2）组织计划性（3）群体沟通性（4）交流方式多样性1.1会议的含义与特点1.2会议活动的基本要素会议活动的基本要素主要包括：会议人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议方式和会议结果。（1）会议人员指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。会议主体会议客体其他与会议有关的人员主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员主持人、会议秘书人员和会议服务人员等会议的客体即为会议的对象，为了提高会议的高效性，邀请与会者时，应考虑以下因素：第一，能够提供信息、提出意见、做出决定，直接有助于会议达到预期效果的人；第二，对于一些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。1.2会议活动的基本要素1.2会议活动的基本要素（2）会议名称会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等。如：河南飞龙物流公司2009年度工作总结暨表彰大会会议名称必须用确切、规范的文字表达，它既用于会议的“会议通知”，使与会者心中有数，做好准备，又用于会议的宣传、扩大会议的效果。简短、易读、易记并容易引起关注1.2会议活动的基本要素（3）会议议题举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。精确、简明、有号召力，引人注目1.2会议活动的基本要素议题的主要作用：准确、具体地体现会议的目标，为目标服务引导和制约会议的发言如：1995北京第四届妇女大会：以行动谋求平等、发展与和平；2001年上海APEC：新世纪，新挑战，参与合作促进共同发展2005北京《财富》论坛：中国和新的亚洲世纪1.2会议活动的基本要素（4）会议时间会议时间的策划涉及到两个方面问题：一是会议召开的时间；二是会期的长短。（5）会议地点会议召开的举办地或举行会议活动的场所，应根据会议的性质、规模，综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。选择会议地点的意义：»产生良好的政治影响和经济效果»突出会议的主题»营造良好的会议气氛1.2会议活动的基本要素（6）会议的方式实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。（7）会议结果会议结束时实现目标的情况。1.3会议的种类与工作原则一、会议的种类（1）按会议的规模划分（会议的人数）小型会议出席人数几人或者几十人，至少三人；两人会面、交谈通常不称为会议。中型会议出席人数为几十人至数百人；大型会议出席人数在千人至数千人之间；特大型会议出席人数在万人以上以上。第一章会议概述1.3会议的种类和工作原则（2）按会议内容划分综合性会议；一次要讨论和研究多方面的问题如：各级人民代表大会、政府常务会议等专题性会议；一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的事情或工作。如：专题讨论会、年度销售会议等1.3会议的种类和工作原则（3）按会议的性质划分决策性会议；指拥有立法权或决策权的领导机关或领导层，为了制定和颁布方针、政策、法规或就某些问题进行商讨，对重大事项做出决策而召开的会议。非决策性会议；不产生需要贯彻执行的政策、法规或不做出决策的会议。决策性会议非决策性会议代表性会议、领导办公会议日常办公会议、咨询性会议、总结交流会议、洽谈谈判性会议、进修培训会议、庆典性会议、商品展示和推介性会议1.3会议的种类和工作原则（4）按会议所跨的地域范围划分国际性性会议如：联合国大会、西方国家首脑会议、南北对话等全国性会议如：全国人民代表大会地区性会议如：市政府常务会议部门性会议如：部门员工例会、客户咨询会、销售会议等1.3会议的种类和工作原则（5）按会议的目的划分说明会议；以传递信息为目的，是把上层做出的决策，单方面地传给下层的会议，可可以有提问和回答，但但没有讨论和表决。研究会议；以信息的交换和相互启发为目的，会议虽有讨论，但不以表决的方法做出决定。解决问题会议；以做出决定为目的。沟通协调会议；以沟通信息、调解矛盾为目的。创意会议；以收集创意为目的。1.3会议的种类和工作原则（6）按会议的形式划分圆桌会议指大约10～20名的人员，围着圆桌而坐，各自以平等的地位自由发言的会议1.3会议的种类和工作原则小组讨论指将全体人员分成几个小组，分别由各个小组讨论不同的议题，再由小组推派的代表整理小组的意见。1.3会议的种类和工作原则头脑风暴会议这是以自由畅想、收集较多的创意为目标的会议。1.3会议的种类和工作原则远程电信会议利用计算机、传真、电子黑板及各种人机通信系统召开的会议。1.3会议的种类和工作原则公开讨论会议代表人会议演讲型讨论会议议会型讨论1.3会议的种类和工作原则（7）按会议的职级划分股东会议；既是由公司的出资者（股东）出席的，定期或临时召开的会议。股东大会是公司最高权力机构董事会；它是公司的执行机构。高层管理人员会议中层管理人员会议；是召集处长、科长、部门经理等中层管理人员的会议。职工大会；全体职工参加的会议，主要有动员大会和总结评比大会。部门会议；1.3会议的种类和工作原则二、会议的工作原则（1）必要性要不要开会，值不值得开会，是掌握会议必要性的前提。（2）高效性高效率的要求就是要尽可能地减少投入，但与此同时又要达到最佳的效果。绿色会议；1.3会议的种类和工作原则绿色会议的目的：降低成本绿色会议，一方面通过积极利用自然资源、减少对社会资源的占用，另一方面通过使用绿色环保的物品，减小污染排放，这两方面都能减少企业的费用支出。比如，国家会议中心今年1-10月份，在天然气、电、水、排污费等四项的实际支出要比预算减少了11%。增加收益绿色会议能够让主办单位和会议中心都减少支出，实现双赢，因此能带来更多的生意机会，对场馆方而言，更多的生意机会，就意味着更多的收益。1.3会议的种类和工作原则践行企业社会责任地球资源逐渐枯竭，环境污染日益严重，国家会议中心有义务与公众、同行、生意伙伴一起倡导绿色会议，践行社会责任。实现可持续发展绿色会议，符合我们国家建设环保节约型社会的宗旨，在今后的发展中，各行各业都将更加重视环保，只有顺应社会发展的趋势，才能拥有持续成长的机会。1.3会议的种类和工作原则实现绿色会议的必要条件：首先，技术领先的硬件设施，是实现绿色会议的前提。其次，“绿色会议”必须要有“绿色运营”作为支撑。“绿色会议”必须要有“绿色运营”做支撑，否则徒有设计而无法实现最大效用各级管理人员参与，严抓绿色环保将绿色环保融入企业文化，环保培训常抓不懈绿色环保贯穿于企业管理的全过程重视对绿色环保效果的评价与评估1.3会议的种类和工作原则案例：2009年的9月7日，“‘赢在中国’国际会议研讨会”在国家会议中心举办，国际大会及会议协会(ICCA)的首席执行官到会演讲。研讨会由北京市旅游局、国际奖励旅游协会(Site)中国分会主办，国家会议中心协办。国家会议中心秉承举办绿色会议的理念，在协助北京市旅游局筹办这次研讨会时，就提出了一揽子“绿色”措施，例如：会议通知只使用电子邮件，不发传真；会场空调温度严格设定在26度；没有背景板，只有投影仪；没有任何纸张和笔，参会者必须自己带笔和笔记本；没有塑料瓶装水，仅提供玻璃杯和冰水；咖啡不提供袋装糖，只提供散装糖；胸卡回收再利用；参会者被要求尽量坐地铁而不要驾车来开会等等。1.3会议的种类和工作原则研讨会正式开始后，胸前别着放着自己名片的胸卡的与会者，喝着用玻璃杯盛满的清凉冰水，仔细聆听、并在自己的本上认真记录着演讲嘉宾的精彩演讲内容；茶歇时间咖啡和甜点的香味弥漫在会场中，参会者品着咖啡，小心酌取放在碟中的散装糖，亲切开怀的交流着……看着这样一幕，来自马来西亚、新加坡、韩国、日本、英国、阿联酋、香港等国家和地区的国际代表和众多国内参会者都十分赞赏国家会议中心的做法，觉得国家会议中心努力践行绿色标准，起到了非常不错的示范效果。1.3会议的种类和工作原则许多会议效率不高的原因：时间；应该提倡开短会、讲短话，一般会议时间控制在两个小时之内，领导讲话不超过一个小时，工作汇报或典型发言不应冗长，应言简意赅、突出重点。地点；会议场所的选择，要依据会议的目的和程序，预计与会的人数，选择有会议设施的酒店或旅馆、单位的会议礼堂或大型会议中心等。1.3会议的种类和工作原则开会对象的选择；在确定会议规模和规格的基础上，提出参加会议的范围和人员名单。主持人的能力；开会的原因和目的不明确；1.3会议的种类和工作原则（3）目标性（4）严肃性；首先必须要明确开会的议题、目的，即确定为什么召开这次会议；其次，计划要周全，设立会议组织机构，妥善安排会议各方面相关工作；再次，准备充分；最后议程要落实，保证会议的每一个环节按原定的计划进行。（5）节俭性精——能不开的会议不开简——对于一些重要会议，能简单开的，就绝不兴师动众地开1.3会议的种类和工作原则控制会议时间；开会时尽量少讲空话、长话、套话等，长话短说，节省了时间就是节约。控制会议规模，不要随意提高会议规格；开支要精打细算；目的务求明确；小结会议的含义会议的特点会议活动的7个基本要素会议的工作原则第一章会议概述