材料采购管理手册

深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-1-工程项目管理文件材料采购管理手册（讨论稿）编制：深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司二〇一三年五月深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-2-材料采购管理手册目录一、本文件适用范围二、材料管理部门工作职责和制度三、工程部、项目部的材料管理职责四、财务部门的有关材料管理职责五、材料采购的《七比》要求六、材料采购管理工作程序七、项目材料采购流程一览表八、材料采购部工作流程九、材料采购员工作流程十、材料的出入库及保管十一、材料进货验货指导十二、材料款的申请、审批、支付程序十三、材料加工开料要求十四、小额采购管理（含材料及施工班组的采购）十五、新材料推广应用管理工作程序十六、附表：部分常用材料表格、合同模板深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-3-(一)本文件适用范围本文件条款适用于深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司管理的2013年7月1日起正式开工的所有工程项目。深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-4-二、材料管理部门工作职责和制度目录一、材料采购部经理岗位职责二、采购员岗位职责三、库房保管员岗位职责四、材料采购部管理制度五、库房管理制度(一)材料采购部经理岗位职责1.在公司总经理的领导下，全面负责公司的材料采购供应的管理工作；认真贯彻和执行国家、企业有关的政策、法规。2.协助总经理贯彻实施质量方针及质量目标，参与建立和完善公司质量保证体系，组织制定和完善材料采购、合同管理、材料供应和管理的各项管理文件，并组织实施。3.组织编制公司材料管理手册。4.负责审核和批准工程部和项目部的材料采购工作计划，并对实施情况进行监督检查。5.全面负责材料采购部的工作，正确指导和合理安排各项资源，以保证工作顺利开展。并对主管工作负全面责任。6.领导材料采购部积极开展市场调研，努力开拓市场，降低材料采购成本，提高深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-5-工程接洽的市场竞争能力。7.领导材料采购部认真做好材料供应商的选择和评定工作，保证所采购的材料价格合理、质量优良、供应及时，服务优秀。(二)采购员岗位职责1.在公司材料采购部、项目经理的领导下，负责工程材料的采购工作，认真执行公司材料采购的管理规定，并对所采购材料的质量和价格负责。2.严格执行公司的财务制度和项目材料采购的管理规定，认真编制工程材料采购计划，按已审批的采购计划保质保量、分期分批、按时完成采购任务。3.积极进行市场调查工作，收集材料供应商、生产厂家的材料信息，做好供应商方的背景调查工作，为合格供应商评定提供依据。4.严格按照“合格供应商名录”进行采购，确保采购的材料各项指标均符合公司工程材料采购的规定要求。5.严格按照公司制定的“材料采购《七比》要求”进行材料采购工作。6.负责了解材料市场行情，熟悉所购材料的规定、性能、标准、用途、用量和一般技术要求，不盲目购进。7.负责对购入的主要材料、辅助材料及配件的生产厂家索要产品质量保证文件，并建立合格供应商的信息档案。8.积极完成领导交办的其他有关任务。(三)仓库保管员岗位职责1、在公司材料采购部、项目部的领导下，负责材料进场的目测检验、计量和保管，深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-6-保证进厂材料质量合格，数量准确。2、坚守岗位，随叫随到，收料认真负责，准确及时。3、负责建立材料入库登记台帐，认真办理收料手续，确认无误后及时登记建帐。4、负责库房管理工作，物资分类码放整齐，做好标识，防止混料，库容整洁美观。5、负责保管物资的收、发、存工作，出、入库手续要完整、齐全，帐目要清楚，做到帐、物、卡、资金四相符。6、做到资料、帐卡、单据日清月结，装订成册，妥善保管，及时准确的报送规定的报表。7、负责贮存材料的维护工作，定期检查材料贮存情况，防止材料混放、变质和丢失。(四)材料采购部管理制度1、根据各项目部门上报的材料采购计划，按工程部门提供的时间、质量、价格要求，由材料采购部制定材料供应方案。2、未经材料采购部同意，由经理或主管副总经理批准，其它部门和个人无权自行采购材料，否则材料采购部有权拒绝入库，财务部门不予报销。3、在保证生产需要合理供应的原则下，定期核定各工地材料库的材料储备情况，同时核定物资的资金占用额并上报财务部，已利财务部门做好材料的资金计划工作。4、对各工地材料的使用情况定期检查分析，出现问题及时采取措施，保证生产所需材料的供应及时，准确。5、加速资金周转，物尽其用，超过储备定额积压材料及时编制库存计划，报经理批准，及时调剂处理。深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-7-6、了解所购材料的性能、规格及有关技术标准，不符合技术要求的材料，采购供应部有权拒绝入库。7、对所订购的材料项目，要认真审查，防止差错，并依据合同供货期进行催交事宜。8、采购人员应严格遵守公司规定的材料采购流程和国家有关政策，按计划要求采购，凡因盲目采购、错购、多购等要查明原因，追究责任。(五)库房管理制度1.库房管理是企业物资管理的重要环节，做好库房管理工作，对保证及时供应生产需用、合理储备、加速资金周转，节约使用物资，降低产品成本起着重要作用。2.库房材料应根据不同材料的物理、化学性能、材料规格、物资类别、性质等科学地分区存放。3.凡入库物资必须与到货计划核对，及时按单位、名称、规格、数量详细记录登记入库。同时应将材料所需的相关证明资料文件收集整理齐备后交项目资料员登记保管。4.到库如有数量、质量不符或损坏，库房管理员必须做好验收记录，单独存放，并通过经办人在半月之内查清解决。5.库房发料要严格手续，坚持无审批不发，认真填写实发数，工程项目等内容，并签字负责，及时转送领料单。6.施工完成后，现场要及时清理多余的材料，由施工员负责一律退回库房。办理退料手续，以便正确核算材料成本。深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-8-三、工程部、项目部的材料管理职责1.制定工程部及项目部的有关材料管理的各项制度；2.组织项目部实施材料管理；3.对项目部制定的材料采购方案进行复核；并会同项目部签订材料供应合同；4.对项目部的材料供应结算单进行审核；5.对项目部及下包施工队工程结算中的材料损耗进行审核；6.对项目部的材料付款计划进行审核；7.对于用量大的工程材料会同项目部做好材料供应的招投标工作；8.会同建设单位材料员做好甲供材料的进场验收工作。包括材料的数量和质量。并对材料供应验收过程中发现的问题于当天以电话或书面形式发函甲方。材料数量的准确性由项目部的材料保管员负责，材料质量的验收意见由项目部负责提出，同时做好甲供材料的保管和管理工作。9.根据材料供应合同和外协加工合同配合现场实施。并组织对外协加工件的验收事项。10.负责材料的施工现场库房管理。11.负责督促管理施工现场的成品保护工作。12.对于外加工的材料提供现场的准确尺寸。并对于外加工厂家到现场度量尺寸时作好技术交底工作。13.对于各施工队做好技术交底工作。包括材料的使用部位、材料的损耗要求、材料的合理开栽要求、材料的使用方法等。14.对材料供应合同负责现场段的工作实施。如复查材料的供应合同是否与材料的采购计划一致、供应商供应的材料是否与封样一致、供应商提供的质量证明书等有关手续是否齐全等。外协件的供应商与现场施工队的现场协调问题的处理。15.对材料供应合同实施进行监督管理。深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-9-四、财务部门的有关材料管理职责（仅供财务参考）1.严格按照公司的财务制度、材料管理制度进行材料采购的合同、资金管理。2.根据公司的资金周转情况合理分配好各方需使用资金的安排。3.根据各项目部的资金使用计划合理安排好材料的使用资金。4.及时做好材料采购合同的办理、收发工作。5.会同材料部、工程部对材料采购合同进行审查、监督管理。6.各项目的材料费用仔细核对后按各项目分类费用入帐。7.对项目申请的材料款支付手续予以核对、发放。8.定期组织材料部、工程部、材料员、库房保管员等有关人员进行对帐。9.项目完成后编制项目材料管理台账，经与其他有关部门核对无误后报公司总经理过目。深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-10-五、材料采购《七比》要求1.材料采购七比要求的前提：主要材料及大宗材料的采购必须选定3-5家合格的材料供应商进行采购对比，较小金额的材料采购必须选定2-4家合格的材料供应商进行采购对比，选择材料商时以（公司合格供应商名录）内的材料供应商优先。2.七比内容：1)比材料质量2)比材料价格3)比供货时间4)比付款条件5)比服务质量6)比企业实力7)比以往合作成绩情况3.在材料采购计划表中要求列出材料供应商的单位全称，联系人，联系电话，以便日后有关部门备查。材料的采购方案只适用于主体材料。深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-11-六、材料采购管理工作程序1.目的：1.1确保采购材料（设备）100％符合有关国家规范及标准。1.2确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。1.3严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。2.范围：2.1项目工程中的自购材料（设备）。3.职责：3.1工程部、项目部设计人员、技术人员从装饰设计角度考虑，提出采购材料（设备）在美观及使用功能等方面的要求，并编制提供自购材料清单及验收规范。3.2项目部负责协助材料采购部、材料员等进行自购材料（设备）的采购资料准备、采购实施、组织验收以及检查采购材料（设备）是否按合同要求进场。3.3财务部、预算部负责控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。4.程序：4.1材料采购部按公司制定的材料管理工作要求进行自购材料（设备）的采购管理。4.2项目部协助材料采购部拟定材料采购项目控购申报表文件、材料采购合同报请公司审批。4.3材料采购部按经审批的材料采购项目控购申报表要求组织项目部有关人员进行招标采购，并积极做好监督跟踪管理。深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-12-4.4甲方材料样板审批后2天内，材料采购部应要求项目部上交材料设备使用计划，同时考虑生产周期，由项目经理审批《XX项目材料采购进场时间计划表》，作为材料采购的依据之一。4.5所有自购材料须在施工进度计划表要求的时间内签订合同，在签订合同时须预留3-7天的合同审批时间。4.6材料采购部会同预算部人员实施材料采购的供货商确认。4.7项目部材料员、材料采购部按已确认的供货商结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。5.自购材料（设备）进场管理工作程序：5.1严格按公司制定的“材料进货验货指导”进行材料进场的管理工作。5.2如供货商要求延时交货，应提交书面申请。5.3公司内部相关环节影响工期时，主办人应书面通知相关人员可能发生的费用损失。5.4项目结束后，项目主管汇总自购材料（设备）的供货质量、交货期、配合情况，填写《材料（设备）供货单位考核情况评分表》，报工程部经理审批。6.相关表单6.1《XX项目材料采购进场时间计划表》6.2《材料采购项目控购申报表》6.3《材料采购方案对比表》、《材料采购七比内容评分表》6.4《材料采购询价报价明细表》、6.5《材料采购成本控制表》、《材料采购清单》、《材料采购合同》6.6《材料商入围资格报审表》6.7《xx项目材料（设备）供应商考核情况评分表》深圳市亚太龙装饰设计工程有限公司--工程项目管理文件材料管理手册-13-七、项目材料采购流程一览表1、各项目制定材料采购计划表2、各项目编制材料控购申报表上报3、材料部审批下发材料控购申报表4、材料员询价、比价并填表报审5、项目经理审核签字7、公司领导审核签字8、签订材料采购合同9、材料供货进场48小时内完成10、材料员、仓管员验料入库11、付款、登记入账12、财务核对未付款、记账