采购管理系统解决方案

采购管理系统方案书1.概述20世纪90年代以来，企业信息处理量不断加大，企业资源管理的复杂化也不断加大，这要求信息的处理有更高的效率，传统的人工管理方式难以适应以上系统，而只能依靠计算机系统来实现，信息的集成度要求扩大到企业的整个资源的利用、管理。而采购管理在企业经营管理中占据非常重要的位置。任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购，企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）。因此就需要一个采购管理系统来对企业采购情况进行管理，降低材料的采购成本，减少库存，提高采购作业的质量。1.1系统框架1.2系统目标帮助企业实现以下目标：１）整合、优化采购资源，降低采购成本，提高企业竞争力；２）制定合理的采购管理制度，设置合理的岗位职能，规范业务流程；３）集成各环节信息，提高决策分析能力；４）提高企业内部之间及与外部的信息交互速度，及时响应市场需求；５）抓大放小，循序渐进，逐步提升企业管理信息化水平；６）与供应商共赢。2.集团采购管理2.1基础数据基础数据主要包括供应商信息、分厂信息和产品信息，管理的难点在于如何对供应商和产品进行统一的分类和编码，并通过产品信息建立供需对应关系，如下图。2.1.1供应商信息供应商（供方）信息包括静态信息和动态信息两部分。供应商的静态信息主要包括基本信息、资产信息、生产设备、管理认证、产品质量认证、开发能力和主要产品等。动态信息是指供应商与企业商务交流过程中产生的信息，如产品报价信息、供货信息、反馈信息等。供应商信息管理的难点主要体现在以下三个方面：1）供应商分类：如何对供应商进行分类；2）供应商编码：如何对各分厂供应商的编码进行统一；3）管理模式：供应商编码集中统一后，如何更新、维护，以及与已有系统接口。建议对供应商进行统一的分类和编码，并按统一的要求进行管理和维护。2.1.2分厂信息分厂（需方）信息包括基本信息、主要产品、生产能力以及与供货有关的信息。为实现统订分交，需对分厂进行统一的信息编码，并按统一的要求进行管理和维护。2.1.3产品信息产品是指所有纳入集中采购的零部件或原材料，产品信息包括产品编码（零件号）、所属类别、规格、单位、质量要求、各分厂需求量，以及能供货的供应商等。对不纳入集中采购的产品在分厂的系统中进行管理。产品信息管理的难点主要体现在以下三个方面：1）产品分类：集团和分厂如何对产品进行分类；2）产品编码：如何对各分厂产品的编码进行统一；3）管理模式：产品编码集中统一后，如何更新、维护，以及与已有系统接口。建议对产品进行统一分类和编码，并按统一的进行管理和维护。2.2新产品管理新产品管理的关键环节是如何确定新产品的潜在供应商和供货供应商，主要流程如下图。2.2.1确定潜在供应商【实现业务】通过项目确定、新产品发布、选择潜在供应商、确定潜在供应商、确定价格意项、签定试制协议等一系列的流程和控制，确定新产品的潜在供应商。【系统功能】新产品描述（规格、技术要求等）、新产品发布（可按供应商类别发布）、供应商反馈、供应商反馈分析（对供应商的反馈信息进行分析）、潜在供应商确定。2.2.2确定供货供应商【实现业务】通过项目策划、项目跟踪、首批样件认可、批量认可等一系列的流程和控制，确定新产品最终供货的供应商。【系统功能】试制协议签定、项目策划（具体的要求描述）、项目跟踪（进展状况的描述）、首批样件认可（首批样件信息描述）、批量认可（节拍生产、批量试装信息描述）、供应商确定。2.3路线管理2.3.1定路线【实现业务】通过控制供应商的供货状态，实现路线的管理。供货状态分为正常供货、受控供货（供货环节有问题，受控制的供应商）和取消供货（供货环节有问题，停止供货的供应商）三种。【系统功能】根据各供货环节的评定信息，设置供应商的供货状态，当改变供货状态时，与路线有关的比例、价格状态也进行变更。当供货取消时，供货比例立即取消或到期取消，供货价格立即取消；当供货转正常时，对供货比例进行调整，并建立新的供货价格；当供货受控时，调整供货比例，发出供货监控提示，必要时对价格进行调整。2.3.2定比例【实现业务】根据产品的供方和需方信息，考虑产品的价格和供货地点，合理分配供货比例。比例定义包括：产品、供方、需方、数量、比例、日期等。【系统功能】需求统计（集团和分厂）、比例分配（集团和分厂）、比例查询。2.4价格管理通过周期性的询价，不断获取供应商在不同供货比例下的产品价格和成本构成。通过网上询价或现场竞价等方式，替代一年一度供应商大会定价的传统方式，为企业及时获取市场价格信息，降低采购成本打下基础。价格管理主要包括询价单管理、报价单管理和价格协议管理等功能，具体流程如下图。2.4.1询价/竞价【实现业务】通过周期性的网上询价/报价（供应商报价保密），或网上/现场竞价（报价公开），获取产品的价格信息和成本构成。询价时必须提供产品数量、供货比例和交货地点等信息；报价时必须提供不同供货比例、不同交货地点的产品价格和成本构成。询价/竞价时可指定参与报价/竞价的供应上范围（如无限制、现有供应商、某类供应商、指定供应商、现供此货供应商等）。【系统功能】询价单建立、询价单审核、询价单发布、供应商报价、报价分析。竞价产品定义、竞价产品发布、供方竞价、竞价分析。2.4.2定价【实现业务】分析供应商的报价/竞价信息，确定产品的初步价格，在定价时，基于比质比价的原则，并充分考虑供货比例和交货地点等要素。定价的内容包括：产品、供方、需方、比例、价格等。【系统功能】质量信息收集、服务信息收集、价格信息收集、比质比价分析、定价。2.5供应商管理供应商管理主要实现四个目标：1）将优秀供应商纳入企业的供应商群体；2）对供应商进行严格、全面的资格评审和业绩评价；3）将供应商信息透明，避免不规范采购；4）通过规模化采购，逐步优化供应商群体，提高产品质量和服务质量，降低采购成本。供应商管理的难点主要集中在以下方面：1）如何避免不规范的采购？特别是特殊关系型的供应商！2）如何确定资格评审和业绩评价的标准和指标，以及在哪些环节引用这些结果？建议成立采购委员会负责供应商管理，并站在企业战略发展的高度严格执行。2.5.1资格评审【实现业务】通过体系评审、能力评审和业务评审，分析供应商的整体能力水平，并确定供应商是否具备供货资格，并在定路线、定比例、定价时参考。体系评审：供应商的管理体系、生产工艺、产品认证等情况；能力评审：供应商的生产设备、研发能力、物流运输、持续改进等情况；业务评审：供应商的主要产品及主要客户、已供货情况等。【系统功能】体系评审及信息汇总、能力评审及信息汇总、业务评审及信息汇总。2.5.2业绩评价【实现业务】从产品质量、信息反馈、及时交货、供货价格、服务质量、成本控制、持续改进等方面对供应商进行评价，并将评价结果定期在网上发布，促进供应商改进，同时在定路线、定比例、定价格时参考该评价结果。【系统功能】产品质量信息汇总、产品质量问题分析、供货信息汇总（供货及时性、供货期量变更适应能力等）、供货控制分析、供货价格分析（自身价格变化分析、市场价格变化分析、路线内供应商价格变化分析）、服务质量分析、成本控制分析等。2.5.3供应商分类按发生业务的管理要求，将供应商分为以下四类：1长期供应商：企业正式供货的固定供应商；2暂停新业务供应商：被取消长期供货资格的供应商，完成现有供货后暂停新的业务；3临时供应商：发生过采购关系，临时有需要时进行采购；4潜在供应商：潜在供应商分为以下两类A已经通过体系评审，达到合格供应资格的供应商；B尚未达到合格供应资格的供应商。分类说明：1）暂停新业务供应商、临时供应商、潜在供应商都属于非正式供应商，它们如果表现良好，都可以转为长期供应商（正式供应商）。2）只填写了一些资料但尚未经过评审的供应商不在供应商分类之内，它们只有经过评审后才能成为上述供应商中的一类。2.6订单管理订单管理是统订分交的具体实施，主要包括请购生成和订单生成两个部分，但订单并不能替代分厂的发交计划，只用来指导分厂的发交计划。2.6.1请购【实现业务】汇总各分厂的采购需求，形成产品的需求合计，由计划员根据产品库存、在途产品等信息，形成正式的产品需求计划。汇总各分厂的采购需求，形成采购批量，同时可实时掌握各分厂的采购需求。请购汇总周期可根据企业的实际情况调整。【系统功能】请购收集（按分厂）、请购调整、请购汇总、请购审批、产品需求计划。2.6.2订单【实现业务】根据产品需求计划和采购路线，结合交货地点、价格、批量、质量等因素编制总体采购订单和分厂采购订单。并将分厂的采购订单下发给各分厂，分厂依此指导其发交计划。采购订单包括供应商、交货地点、产品、数量、交货开始（结束）时间等，不包括具体的交货期量。【系统功能】产品需求计划转订单、订单分配（结合采购总量、采购路线、采购比例、执行差额反馈、供方产能、交货地点、批量等因素）、订单确认（供方确认能够满足的供货要求）、订单审批、订单发布（向供需双方）。2.7执行监督对采购过程中的主要流程进行监督，保证企业采购资源的整合，并要求分厂在优化后的供应商群体内完成采购，即分厂不能超出规定的供应商群体，不能超出产品的采购价格，并按下发的订单指导发交计划，同时需对各种变化提供决策信息。1)新产品管理流程执行监督：是否按新产品管理流程确定潜在供应商、确定供货供应商，并分析各环节的数据，确定供应商的决策依据。2)路线管理流程执行监督：是否按规范定路线、定比例，每次确定或调整路线、比例的决策依据。3)价格管理流程执行监督：是否按价格管理流程确定价格，每次确定供应商供货价格的依据。4)订单管理执行监督：分厂是否按总部下发的订单指导发交计划，若由变化，变化的原因是什么，选择其它供应商的决策依据。2.8接口数据管理实现总部与各分厂之间的数据交互，及时获取相关的信息。对各种接口数据，需要定义的内容包括数据内容、提供者、接收者、日期、数据要求等。分厂→总部：生产计划、物料需求、供货信息、质量信息、服务信息、库存状况等。总部→分厂：产品信息、供应商信息、采购路线、采购价格、请购调整、采购订单等。2.9采购信息网实现集团公司与供应商之间的信息共享、信息快速交互，及时响应市场的需求和变化，进一步把握市场机会。供应商→集团公司/分厂：基本信息（资产、规模、生产能力、业务范围、技术能力等）、生产情况、当前库存、当前供货能力、订单响应、发货情况；集团公司/分厂→供应商/中转库：采购计划、询价单、公告信息、质量信息、应付款、生产计划、采购订单、分交订单、看板计划、库存状况、生产情况、业务考核情况（质量、期量、服务、能力）；中转库→集团公司/分厂：库存状况、看板发交。2.10决策分析【供应商结构分析】分析企业现有供应商的构成，并提供资格评审内容、业绩评价内容，以及地域、类别、供应产品重要度等方面进行分析。通过供应商结构分析，得出目前的结构状况，并进行相应的调整，以获得一个优秀的供应商群体。【供应商供货质量分析】分析产品的质量信息，并提供按产品、分厂、供应商、质量问题环节、质量问题描述等方面进行分析。通过分析得出质量问题最多的产品和环节，以及问题的原因，并有针对性的加强监控，减少质量问题。【供应商供货期量分析】分析采购订单和产品入库记录，按供应商、产品、分厂对期量到货状况进行分析。通过供应商交货期量分析，得出经常延期的供应商名录，供应商的供货响应。【重要产品成本分析】分析企业A类产品（重要零部件）的供应商群体、供货量、供货价格、产品质量等。通过分析得出A类产品各个供应商的供货情况和成本构成。【零部件价格分析】分析询报价/竞价信息，并结合企业对产品成本的分析结果，得出该产品的计划价格，进行分析（走势、对比等）。通过产品的价格分析，进一步有效地控制价格，降低采购成本。【供应商服务分析】分析供应商的服务质量，包括及时供货、信息反馈、问题改正、持续改进等。通过供应商服务分析，并依据相关的标准确定供应商的服务水平和服务能力。3.分厂管理GPM产品提供分厂信息化基础平台，包括计划管理、采购