物业公司财务管理手册

000目录A/01/1编号名称页数版本/状态000目录1A/0001财务管理组织架构1A/0002财务部部门职责1A/0003财务部部长岗位职责1A/0004会计员岗位职责1A/0005出纳员岗位职责1A/0006收款员岗位职责1A/0007财务监督制度1A/0008财务制度6A/0009会计科目的设置1A/0010发票管理制度2A/0011收款收据管理规定1A/0012收支两条线管理规定3A/0013关于管理处各项费用上交的规定1A/0014企业发展基金规定1A/0015奖励基金管理规定1A/0016奖励基金和企业发展基金的管理办法1A/0017关于停车收费及新入伙小区各项收费等有关规定1A/0018会所财务管理制度4A/0019帐务处理流程图1A/0020现金控制流程图1A/0021银行存款控制流程图1A/0022管理处收费运作流程图1A/0001财务管理组织架构A/01/1总经理财务部部长会计员出纳员管理处收款员002财务部部门职责A/01/11.1根据国家财务制度和财政法规，结合公司的实际情况，制定适用的财务管理办法。1.2围绕公司的经营发展和工作计划，编制公司财务计划和费用预算，有效地筹划、运用公司资金。1.3做好公司各项资金的收支管理。1.4定期汇总公司的经济运作情况，提出合理化建议，为公司的决策提供参考依据。1.5做好财务统计和会计帐目、报表、年终结算工作，并妥善保管会计资料。1.6定期检查财务计划、费用预算的执行情况，监督各部门的财务活动，分析存在的问题，查明原因，及时解决。1.7统一归口管理各种票据，杜绝公司资金流失。1.8保守公司财务机密，维护公司利益。1.9按时、按质、按量完成上级领导交办的其它各项工作任务。003财务部部长岗位职责A/01/11.0基本职责根据财经法律、法规规定：1.1对各项财务工作定期研究、布署、检查、总结，并不断完善。1.2监督检查各项经济计划和经济合同的执行情况，组织公司的经济核算和经济分析。1.3挖掘增收、节支潜力，合理安排资金，做好领导参谋。1.4学习掌握有关财经法规、财务制度、财税政策。1.5执行国家财经政策、法规，严格掌握和控制各项费用的开支。1.6负责会计凭证和会计报表的审核，保证数据的真实、准确、可靠。1.7负责公司员工工资、奖金、福利等发放的审核。1.8建立财产清查制度，对盈亏情况提出处理意见。1.9保守机密，维护公司利益。1.10按时、按质、按量完成上级领导交办的其它各项工作任务。2.0领导责任2.1全面负责公司财、物管理工作，依法对每一笔经济业务进行审核，确保其合理、合法。2.2负责内部、外部报表的报送，以及确保其数字的真实性、准确性、及时性。3.0主要权力3.1对本部门员工的调动权。3.2对会计凭证、报表的审核权。3.3对费用开支的监督、控制使用权。3.4向上级领导汇报权。004会计员岗位职责A/01/11.1按国家统一的会计制度设置、使用会计科目。1.2根据审核无误的原始凭证编制记帐凭证、会计报表，并保证数据的真实性、准确性。1.3建立、健全各类帐簿，定期入帐、汇总、核对，做到帐目清楚，帐帐、帐证、帐表相符。1.4审核员工工资、奖金、福利的发放。1.5负责国税、地税的纳税事宜。1.6负责管理处各类发票、收款收据的领发、核销。1.7参与财产清查，认真填好盈亏报表，及时进行处理。1.8妥善保管会计资料，并保守机密，维护公司利益。1.9运用正确的计算方法，对管理处的水电收支进行核算、分析。1.10按时、按质、按量完成上级领导交办的其它工作。005出纳员岗位职责A/01/11.1建立、健全现金、银行存款日记帐和其它帐目，定期核对，做到手续完备，日清月结，帐实相符、帐帐相符、帐表相符。银行存款需每月与银行对帐单核对相符，并编制银行存款余额调节表。1.2定期对管理处的现金收、付、存工作进行稽查；1.3定期对管理处开出的票据进行稽查、核销工作，发现问题,查明原因,及时解决;1.4严格空白支票及盖章的票据的管理，设立登记簿进行登记管理；1.5严格财务印鉴的管理；1.6按规定对保险柜存放的现金及相关票据进行管理，并保管好钥匙；1.7严格执行公司的财务制度，支出款项均需经财务部部长、公司总经理及相关领导审批，不得挪用公款或私自借支。1.8负责公司员工工资表的编制、汇总，及时发放员工工资、奖金等。1.9保守公司秘密，维护公司利益；1.10按时、按质、按量完成上级领导交办的其它工作。006收款员岗位职责A/01/11.1收款员要严格遵守财务会计制度，执行国家规定的库存现金限额。1.2熟悉小区的单元户数和面积，管理费、水电费的收费标准和计算方法。1.3收费时必须使用统一发票，记帐要日清月结，认真做好财务核算，报表、对帐工作，准确无误。1.4负责管理处考勤情况汇总，审查工资和奖金的发放。1.5不得截留挪用公款，违者按贪污论处。1.6收取的支票要认真检查正确性，对票据不符的用户则要求对方出具证明。1.7负责管理处的财产、用具的保管和登记工作。1.8按时、按质、按量完成上级领导交办的其它工作。007财务监督制度A/01/1为认真贯彻执行“取之于民，用之于民”和“以业养业”的财务收支方针，完善“独立核算、自负盈亏、自我积累、自我发展”的企业化管理机制，提高物业管理的经济效益，特制定财务监督制度。一、管理处按月向公司报送财务月报表，财务季度报表每季向全体业主公布；半年度财务账目经管理处主任和物业公司签字并加盖公章后向全体业主公布；年度财务帐目经法人代表签字并加盖公章后向全体业主公布。二、管理处半年账目于7月20日、年度账目于次年1月20日在住宅区内宣传栏上向全体业主公布。管理处主任在业主大会期间向大会作“年度帐目开支说明”。三、业主、承租人和其他非业主使用人对公开的帐目可以提出质询，或向公司、福田区房管局和市住宅局投诉。公司和管理处在收到质询后三日内给予答复。四、向业主收取的管理服务费，在近期严格按照市住宅局和市物价局联合发布的指导收费标准执行，并通过《住户手册》广泛宣传，家喻户晓。根据企业发展、管理标准和服务水平的提高、物价指数的上涨，今后管理服务费的变动将严格遵守《深圳经济特区住宅区物业管理条例》规定的程序，由业主管委会通过后执行。五、公共设施专用基金、住宅维修基金的管理、使用和公开公布办法将严格按照，《深圳经济特区住宅物业管理条例》的规定执行。六、管理处有偿服务收费标准、文体娱乐设施收费标准，根据小区实际情况，参照市场价格，低于同行业收费标准执行。008财务制度A/01/61.0目的：加强公司财务管理和正确进行经济基础核算，保证财务运作符合《企业财务通则》、《企业会计准则》、房地产与施工企业的有关财务制度、总公司财务管理制度及公司经营的实际情况。2.0资金的管理2.1资金2.1.1公司资金是由XXX投资公司全资投入，并由中国注册会计师验证，公司对其依法享有经营权，可用于流动资金、固定资产及其它资产占用；2.1.2投资者对企业的净资产享有所有权，并分享利润及承担风险和亏损。2.2借入资金2.2.1审批：公司根据经营需要向总公司借用资金时，首先填写“资金运用审批单”，注明款项用途、金额，由物业公司总经理审批签字，一般情况下不采取借用方式。2.2.2借款⑴个人借款：因业务需要出差、采购办公用品、零星支付款项等，由个人提出申请，填写“付款申请书”注明借款用途。A.个人借款金额在3000元以下（含3000元）的需征得所在部门主管领导同意，报物业公司总经理批准后到财务办理借款手续；B.凡个人借款金额在3000元以上的，由所在部门主管领导审核后、经物业公司总经理审批后方可到财务办理借款手续。⑵个人借款期限从借款之日起：A.出差人员回公司七天内必须报销冲回其所借款项；B.购买办公用品、零星采购等三天内报销冲回所借款项（节假日顺延）；C.临时周转借款，在半月内归还，最迟不得超过一个月。⑶原则：所借款项必须如实按用途购买，不得转为私人帐外款。2.3结算资金2.3.1公司与外单位的往来帐目，应认真登记及时结算，每年核对一次，对应收款项应控制其限额和收回时间；2.3.2各管理处应做到应收尽收，及时结清与业主和其他欠款户欠款，采取有效措施，及时回收，避免造成长期欠款，引起公司资金不良循环。2.4货币资金：公司的货币资金（现金、各种银行存款）收支均严格遵守国家的有关规定，如现金管理条例、国家规定的各种结算方法。2.4.1除发放工资、奖金、福利、出差费用使用现金支付外，原则上用支票支付；2.4.2公司现金库存每天不得超过20000元，超过部分必须当天存入银行；2.4.3领用空白支票，须事先注明限额、日期、用途，所有的空白支票及作废支票，必须存008财务制度A/02/6放在保险柜内；2.4.4支票印鉴共三枚，即财务专用章一枚，由物业公司财务部出纳保管，董事长私章二枚，由物业公司总经理保管一枚，董事长亲自保管一枚。3.0对外投资的管理：公司暂时未作此计划，视公司发展计划再作补充。4.0资产的管理4.1固定资产的管理4.1.1标准：固定资产是指凡使用年限在一年以上，单位价值在2000元以上的的房屋及建筑物、机器设备、工具器具等，共五类。A.房屋及建筑物；B.机器设备；C.电子设备（如手提、程控电话、传呼机、复印机、电视机、电脑等）；D.运输工具；E.其他设备。4.1.2购置：公司确需购置固定资产时，应执行逐级审批制度，写出书面申请报告、写明购置计划、资金来源、支出金额等，由主管领导同意后，交由董事长审批。具体执行参照《企业发展基金管理规定》。4.1.3管理A.公司、各管理处对其拥有的固定资产应办理入库手续，并设置“固定资产登记簿（卡）”，认真登记其数量、规格、原价金额、使用年限、预计残值、折旧额、折旧率、存放地点、保管责任人等情况，报财务部备案。B.由公司办公室（物业部）配合财务部负责制定具体管理制度，以检查、监督固定资产的日常使用和维护修理。C.由于机构变动或其它原因需要转移固定资产时，应及时填写固定资产调拨单，办理调拨手续，并报财务备案。D.每年年末定期对固定资产进行清查、盘点，切实做到“帐、卡、物”相符。4.1.4折旧A.范围：折旧提取的范围，按现行国家法规规定执行；B.方法：固定资产折旧采用直线法计提折旧，一般预留10%残值；C.使用年限：房屋、建筑物为20年、机械及其他生产性设备为10年、汽车、摩托车等运输工具及器具、家具、工具、通讯设备为5年。4.1.5修理：固定资产修理不采用提取大修理基金的办法，对大修费用，可根据实际情况一次或分期摊入成本，列入“经营费用—修理费”，凡修理费在1000元（含1000元）以下的，直接计入当期限成本；凡修理费在1000以上5000元（含5000元）以下的，可在一个会计年度内分期摊入成本。008财务制度A/03/64.1.6报废：固定资产失去使用价值或其它原因需要报废清理的，由使用部门写出书面报告，写明该固定资产的购进日期、已提折旧、现状、残值及预计发生清理费用等，经公司财务部门审核、物业公司总经理批准报总公司逐级审批后经董事长决定可以报废，按报废程序办理报废手续，并进行报废固定资产的登记。4.2无形资产：暂时未有无形资产，待后补充。4.3低值易耗品的管理4.3.1标准：凡是单位价值在2000以下，使用年限在一年以下，不能列为固定资产的物品、工具等均属低值易耗品；4.3.2购入：由各部门、各管理处自行申请购入，按规定权限上报审批；4.3.3管理：低值易耗品由各部门设专人进行管理，建立领用低值易耗品登记簿，认真登记其使用、保管情况，建立报废、换新和损失赔偿制度，每年定期进行清查；4.3.4摊销：原值在500以下（含500元），可以按一次性计入当期成本费用；原值在500以上的按“五五摊销法”摊入成本费用。即领用时摊销50%，报废时摊销50%。4.4递延资产的管理4.4.1递延资产是指受益期在一年以上，不能全部计入当期损益，而应在以后年度分期摊销的各项费用。如开办费等；4.4.2筹建期间的人员工资、办公费、培训费、差旅费、印刷费、注册登记费及不计入固定资产和无形资产购建成