采购管理流程

采购部采购管理程序（A版）A现行采购部总经理年月日由总经理批准执行版次生效日期状态编制批准签发修订－说明成都*****股份有限公司管理程序文件编码采购部采购管理程序成都****股份有限公司出版本文件之产权属于成都****股份有限公司。未经书面许可，任何人不得擅自使用、复制、传递或泄露本文件。采购部采购管理程序（A版）~i~编制：采购部会签：部门签字日期部门签字日期部门签字日期部门签字日期审核：部门签字日期目录一、目的...............................................................................................................1采购部采购管理程序（A版）2/二、适用范围.......................................................................................................1三、管理职责.......................................................................................................1四、采购计划的提交和受理................................................................................1五、供方选择、询价比价、招标、合同签订和变更.........................................2六、合同管理和结算............................................................................................2七、采购过程质量和进度控制............................................................................2八、入库...............................................................................................................3九、采购控制流程图............................................................................................4十、环境和安全管理............................................................................................4十一、生效与修订................................................................................................4十二、相关文件....................................................................................................4采购部采购管理程序（A版）一、目的为了进一步规范公司在经营活动中的原材料、辅料等的采购行为而制定本程序。二、适用范围本办法适用于公司经营活动中的采购部所辖之项目，即公司文件《TB-IMP-029采购和合同管理手册》附件四之采购项目，即主要是生产所需的生产材料、辅料、耗材等。三、管理职责1、公司采购部是生产物资的采购归口主管部门，负责采购过程的组织、实施、协调、监督的管理工作。2、各相关单位负责采购实施过程的相关配合工作。3、采购部严格内部管理，严禁一切有损公司利益的行为，廉洁奉公，为公司采购物美价廉的产品。四、采购计划的提交和受理1、采购计划的提交：各分厂、各部门的所有采购计划清单均汇总于生产部所属库房，库房物控组对提交的采购计划清单进行库存的核查工作，过滤掉库存已有的材料，并经生产部确定回厂时间后，提交采购部。库房物控组是采购部唯一输入采购计划申请的接口单位。2、审核申请由采购部对生产部库房物控组提出的采购计划清单的条件进行审核，提出的采购申请应具备如下条件：1）信息齐全完整：采购计划项目齐全，需注明工号、项目、部套、名称、标准、规格、材质要求、数量、重量、技术要求、复检要求（包括合格指标）、见证点等）2）文件提供：有订货图纸或相关采购说明文件（附件）等资料的，与采购计划清单一并附带提供。3）为提高采购产品的准确性，必要时可附带样品。4）采购部综合组对所提交的采购计划清单进行审核，对不合乎上述要求的采购计划清单，则退回生产部库房物控组，由物控组返回相关单位进行重审。对合乎要求的采购计划清单，交采购部领导审核签字后，分发各相关采购员，实施采购工作。以上条件必须全部具备后，才能受理采购申请，否则会造成买回来的产品无法使用，采购部采购管理程序（A版）给公司带来不必要的损失。五、供方选择、询价比价、招标、合同签订和变更按《TB-IMP-029采购和合同管理手册》执行六、合同管理和结算1、合同的拟定、签订和管理：1）拟定采购建议书：根据按《TB-IMP-029采购和合同管理手册》，招标办和采购部共同对报价进行评审后，初步选择供应商。采购部经商务洽谈后拟定采购建议书，由项目经理确认产品回厂时间，由采购部长和财务部长审核价格和付款方式等，分管副总或总经理批准后执行。采购建议书经上述相关部门和领导签字无异议后，即可进行采购合同的拟定。2）拟定采购合同：产品采购合同由采购部或供方依据双方先期商定的内容进行拟定，并经双方签字盖章确认后合同成立并生效。拟定的合同不得违反国家法律法规，并不得损害公司利益。3）合同需经技术部门对其涉及技术的内容进行签字确认。4）合同具有法律意义，要求字迹清晰，禁止无手签和无盖章的合同，超过5万元的合同必须是鲜章。5）采购部负责对采购合同进行编号、归档、保存和管理，并及时更新合同台账。2、合同结算：1）采购部按合同和实际发生的业务进行财务结算，财务结算包括发票核销（需附带库管员签收的入库单）、请款、报销等。2）合同、发票等凭证应及时送交财务部，并做好交接和签收。3）采购员需做好账目的管理工作，并定期与财务部和供方对账，确保账目正确无误。七、采购过程质量和进度控制1、质量管理和控制1）技术交底：根据采购产品的重要程度，采购部和技术部均可提出对供应商进行技术交底，由采购部负责组织和召集相关人员进行技术要求和质量要求的交底。交底时须做好交底记录，交底记录存采购部，分发至相关单位。需要时，拟定技术协议。技术交底的主要目的是确保供方能充分理解产品生产制造的技术质量要求，并严格按照该要求进行生采购部采购管理程序（A版）产制造。2）按照检验计划（ITP）进行质量检测控制。3）加强自检，需要见证的要求供方自检合格后，报采购部申请见证。若供方自检发现质量问题，必须及时报告采购部，得到技术部的书面文件后方可处理。4）实施过程中，若图纸、工艺文件改版、临时出现的技术和质量文件发放至我部，由我部传递给供方，并收回作废、过期版本的图纸、工艺及文件。确保质量。2、质量验证采购部依据技术要求和进度情况，适时进行报检。1)报检：产品制造过程中和回厂后，根据采购单的技术要求或者技术协议向质检部提出检验申请，即检验委托单。质检部受理后，按《进货检验控制流程》执行（备注：需要理化检验的由材料工程师审核理化指标后，再交质检部检验）。2)过程中检验、验收：按合同要求、采购计划和技术协议的要求执行。3)提交软件资料：软件资料由材料工程师审核后提交质保部。4)质检部根据检验的情况，及时反馈检验结果。以便采购员及时办理入库。对不合格产品，按《不合格品控制程序》执行。发生的质量损失按照《TB-IMP-009质量损失统计和考核程序》执行，对供应商造成的质量损失要进行索赔，通过签订索赔协议或其它形式，经供应商确认后，进行扣款结算并做好台账登记。3、进度管理和控制采购部依据生产部的生产计划的要求，做好采购产品进度的控制和跟踪。1）进度控制：采购部负责对所有采购产品的生产进度进行跟踪、协调，并及时将进度反馈至生产部、项目部和公司领导，以便对产品的生产进度得到有效的掌控。若产品的生产进度出现偏差，需及时采取措施进行纠偏并通报生产部。2）进度跟踪：各采购员定期对自己负责项目的产品，清理计划完成情况。对计划完成情况，在相关会议上定期进行通报，并对未完情况采取相应措施进行纠偏。3）数据维护：库房、采购部对回厂产品相关信息及软件资料登记，以备查。4）考核：采购部作为采购产品进度管理的归口部门，须对采购产品负责，接受内部和生产部的计划考核，计划考核按《项目管理考核程序》执行。八、入库采购部采购管理程序（A版）对检验合格的产品，采购员及时办理入库手续。此乃也是采购工作的完工结点。1）产品回厂卸货：采购部对采购的产品卸货进行协调安排，各相关分厂、工段和库房须给予必要的配合，确保产品的装卸及时、准确和安全。2）产品回厂后，暂放库房指定的待检区。3）产品收货：采购员和库管员负责产品回厂收货。收货时，应进行产品的初步验收（如外观质量）、数量清点核实等交接工作。4）入库：产品依据质检部反馈合格信息，即检验合格后，由采购员办理相关入库相关手续。九、采购控制流程图见附件A。十、环境和安全管理1、采购部负责配合公司环安部对外来人员和外来车辆的环境和安全管理的工作。2、采购部有义务对外来人员进入厂区进行安全告知。3、涉及危化品、易制毒品，必须按照国家相关规定进行采购。十一、生效与修订本文件由采购部拟定和维护，经相关部门会签、审核、批准后生效。发生影响本文件执行的情况时，应适时修订完善。其解释权归采购部。十二、相关文件《TB-IMP-029采购和合同管理手册》《进货检验控制流程》(见附件B)《不合格品控制程序》《TB-IMP-009质量损失统计和考核程序》《项目管理考核程序》《安全告知书》（见附录C）采购部采购管理程序（A版）附录A采购部采购管理程序（A版）附录B采购部采购管理程序（A版）附录C安全告知书