物资管理手册

第1页，共134页序言物资是支撑企业运行的重要资源，有效供给、合理使用、妥善保管和准确盘核是企业管理的重要行为。实现高效率、高质量的系统化管理才有可能使有限资源无限利用，实现资源价值最大化。建立一本实用性强、便于操作、有广泛指导作用且适合于新奥集团艾力枫社酒店有限公司（以下简称酒店公司）的《物资管理手册》是持续提升酒店公司综合经济效益的需要。经过对原有物资管理方面制度、流程的全面梳理，在征求各方意见的基础上编制的这本《物资管理手册》，即可满足物资管理专业人员的业务需要，也可支持酒店公司各经营板块物资申购、使用、销售和管理的需要，手册中涉及到物资管理的各项工作既有制度流程，又有规范标准，是酒店公司全面物资管理的唯一依据，可谓是生正逢时，简便实用。任何一个规章、流程或标准都有它的时效性，这本手册也不例外。随着管理理念的变革，管理方法的更新，管理手段的调整，这本手册的内容也会相对处于动态之中，新的内容、方法会得到及时补充和完善，但新版本出炉之前，这本手册就是唯一有效的。第2页，共134页第一章总则第一节物资管理方针预算控制集权采购大宗招标货比三家安全保管合理使用责任区分失责追究支持服务指导监督第二节物资管理组织架构酒店公司物资供应部和财务部是物资管理、监督的职能部门，使用物资的部门（部位）是该物资的管理部门。物资供应部是实施采购、存储和供应、监督物资使用过程、分析物资利用效果的职能部门；财务部是预算内控制，预算外把关、审核和履行报销手续、监督物资盘核和使用过程的职能部门；物资使用部门是所辖物资合理使用保管、加工销售、依规盘核和日常管理的责任部门。职能部门和使用部门均需接受上级的指导与检查。第3页，共134页物资管理组织架构图酒店公司总经理物资供应部财务部酒店事业部职能部门高球事业部别墅会所贵宾楼艾力枫社会所运营部草坪部市场部物资使用终端单位运营总监第4页，共134页第二章基本职责第一节物资供应部职责物资供应部是酒店公司非工程性物资采购、存储、供应及客户关系维护及牵引、检查酒店公司各部门物资使用价值最大化的直接管理部门。其主要职责是：1.负责酒店公司物资管理方向控制、体系建设，制度流程的实施与优化。2.负责酒店公司物资采购计划的收集、汇总、审核与执行，计划外与紧急物资采购的实施；负责采购招投标的组织，采购合同的编制、会签、签订与履行；负责所采购物资售后服务的联系与执行。3.负责酒店公司采购物资的验收、办理出入库手续、存储管理、库存物资的盘点以及积压物资、过期物资的处置。4.负责酒店公司经营性资产的集中管理，维护资产的完整，监督检查各资产使用部门对资产申购、调拨、使用、报废等过程的合理性，以及维护公司资产管理台帐，最大限度发挥资产的使用价值。5.负责供应商的开发、评价及关系维护；负责处理采购票据、收集信息、登记帐款。6.负责对物资使用部门物资管理、使用状况的监督；负责对经营站点商品物资的检查与处置；负责公司各部门废旧物资的统一处理。第二节财务部职责财务部是指导、监督酒店公司各部门物资管理与使用情况的职能部门、是物资使用效率的牵引部门。其主要职责是：1．负责按照集团规定并结合公司的经营情况，与物资管理及使用部门共同制定并完善各类制度、流程。2.负责组织编制、汇总、审核酒店公司年度预算；根据年度预算对月度采购计划进行审核。3.负责审核物资的采购计划、发票、出入库等相关单据的合理、合法性进行相应的账务处理，保证帐帐相符4.负责指导物资管理及使用部门按照公司规定建立帐薄、台帐、报表，规第5页，共134页范其日常的基础管理。5.牵头负责对物资的价格进行管理，制定统一的管理办法；负责审核销售物资的价格，并对执行情况进行检查。6.负责对物资的管理情况进行检查，确保帐帐、帐实相符；对超储积压或过期物资提出处理意见，盘活资金，减少积压。7．负责对物资的使用或管理情况进行专项分析，上报总经理及相关部门，发挥参谋作用，提高物资的使用效率。第三节物资使用部门职责物资使用部门是所管辖区域所有类型物资的日常管理、使用、销售等过程的直接责任部门，最大限度的提高物资的使用效率和使用价值。事业部总经理为物资管理的第一责任人，各物资使用终端单位负责人为物资管理的直接责任人。物资使用部门有义务配合物资供应部门完成物资的采购与供应，具体职责是：1.负责明确所申请采购物资的用途、质量、功能、规格、到货时间及库存等指标；负责履行应有的物资申请审批程序。2.配合物资供应部对采购过程中物资的成本（价格）进行控制；配合物资供应部草拟合同，提供专业技术支持；具有紧急物资实施采购的权力。3.负责物资出库手续的办理，以及领出物资的日常管理，最大限度的发挥物资的使用价值，严禁出现遗失、责任损坏、浪费等现象的发生。4.负责对本部门库房的日常管理，确保物资安全、帐实相符；负责对代销商品建立台帐，定时进行销售统计；提出对库房积压物资和过期物资处置意见。5.负责部门实物资产的日常管理、台帐维护及报表管理。6.接受公司物资管理部门的监督和检查。第6页，共134页第三章物资采购操作细则物资采购实行预算管理，财务部是区分预算内、外的决定部门。预算内物资的采购由事业部总经理审批后，物资供应部实施采购；预算外（超预算）物资由使用部门向酒店公司总经理申请预算后，物资供应部实施采购。年度预算内物资：是指年初通过酒店公司批准的年度预算内包含的各类物资。年度预算外物资：是指年度预算内不包含的物资和超出预算的各类物资月度计划内采购：是指物资使用部门根据下月物资使用计划，于本月25日之前将所需采购的物资明细上报酒店公司物资供应部实施审核并执行的采购。月度计划外采购：是指物资使用部门在月度计划内未包含的物资需求，需要经过相关部门领导审核批准后执行的采购。特殊物资采购：是指金额较小，使用频繁、固定消耗的物资，并且已经得到公司采购审批（例如赠送物资需要业务招待费审批），采购员可按月核对的采购。（例如各部门用鲜花、水果、桶装水、各类活动条幅、背景板、易拉宝等物资；各部门可直接向物资供应部指定供应商联系供货，由固定验收人签字确认，凭各部门签字的验收单，物资供应部采购员按月与供应商核实结算）紧急采购：是指月度计划外需求，并且情况紧急，必须立刻执行物资采购以保证公司的正常经营，同时，确保物资的采购金额不超过500元，种类不属于资产和员工福利劳保类物资的采购。第7页，共134页第一节物资采购管理办法1总则1.1目的为了明确新奥集团艾力枫社酒店有限公司（以下简称酒店公司）的采购管理体制，规范采购程序，使酒店公司的采购管理达到透明化、可控化、数据化，并最大程度的控制成本、提高效率、提升服务，特制定本办法。1.2原则集中采购原则、计划采购原则、采购创收原则、成本控制原则、服务优先原则1.3执行方针酒店公司采购工作执行以下“五适”方针：以适当的价位，在适当的时间，从最适合的地点，购置适当品质及适当数量的物资。1.4适用范围本办法适用于符合酒店公司所有非工程性物资的采购行为。2管理体系及组织权责2.1酒店公司物资采购的归口管理部门为物资供应部。2.2酒店公司的物资采购管理主要集中在采购行为及过程管理、采购信息管理、采购资料管理及供应商关系管理四个方面。2.3采购管理执行根据物资专业分类相对集中的原则，打破部门物资分类的局限，真正实施集中、规模、专业化的采购。2.4各业务部门以及物资供应部的组织权责如下表：部门权责业务部门1.明确（质量、功能、时间等）需求;2.配合物资供应部对采购过程中物资的成本（价格）进行控制；3.配合物资供应部草拟合同，提供专业技术支持;4.负责有采购权限部分的物资采购（紧急采购）;6.接受采购监督（紧急采购）；物资供应部1.负责导入先进采购管理思想,制订、修订采购管理制度;2.负责月度采购计划的汇总、申请的审批及采购合同的草拟；3.负责酒店公司所有物资采购的执行及费用支出的成本控制;4.负责供应商管理、价格信息管理和采购资料管理;5.负责库房管理;6.负责监督所有采购行为；第8页，共134页说明：上表中由各业务部门直接执行的紧急采购是指月计划外500元以下日常消耗及维修配件（资产类物资除外）的采购行为，这类物资的审批在一定程度上进行下放，并符合紧急采购的状况要求。3职业要求及罚则3.1业务部门不得以化整为零的方式规避紧急采购的金额限制（500元）自行采购，否则采购行为无效，相关负责人承担责任。3.2持续降低采购成本是采购行为的首要职责，酒店公司领导及物资供应部主任应积极应用采购创收原则激励采购人员、提升其绩效。3.3所有专职采购员不得以权利之便谋取任何私利，不得有任何导致采购成本上升、采购质量不佳的懈怠职责行为。3.4严禁任何无权采购人员自行接洽供应商，收取或使用非规定渠道采购的物资。3.5严禁所有面客人员私自与供应商互通、向客人推销而谋取私利。3.6凡违反职业要求的,当事人及其主管领导承担损失，并处以通报批评、开除直至移交司法机关之责任。4采购程序及规定4.1月度计划内物资采购的申请及审批程序4.1.1采购严格执行计划采购原则。以月度计划申请为主，填报《月度计划内采购申请单》。原则上不发生计划外申购，遇到特殊情况，做特殊申请，财务部、物资供应部对计划外采购有考核权，考核权重视具体工作情况和管理情况而定。4.1.2每月25日（不包括25日）之前（如遇到国家法定假日，则提前进行），各部门应将部门负责人审批后月度采购计划报物资供应部，其月度采购计划包括各部门所有的物资需求。以上各部门月度采购计划经物资供应部汇总后，按照职能要求履行审批手续如下：部分物资综合管理部审核物资供应部执行采购各部门月度采购计划物资供应部审核汇总公司总经理审批财务部审核各部门主管领导审核第9页，共134页说明：属于新奥集团资产管理办法中规定的资产类物资，各部门更应提前作好月度计划，直接填写到“月度计划内采购申请表”，物资供应部代各需求部门完成资产申购程序，各部门不需要再直接填写资产申购单。4.2月度计划外物资采购的申请及审批程序4.2.1各部门所发生月度计划外的物资采购，由于具有突发性和重要性，物资供应部不代为各部门完成审批手续，需求部门自行填写《月度计划外采购申请单》，正常情况下的月度计划外物资采购的申请工作程序如下：说明：以上工作程序中的阴影部分如不需要，可以省略直接进入下一工作程序。未列入月度采购计划的资产类物资，物资供应部视为计划外采购项目，由需求部门自行完成审批手续，财务部、物资供应部对其进行考核。4.2.2各部门出现月度计划外的紧急采购任务，且采购金额小于500元时，各部门可直接实施采购，执行紧急采购的审批流程，具体如下：YN4.3特殊物资的采购程序4.3.1特殊物资采购是指金额较小，使用频繁、固定消耗的物资，并且已经得到公司采购审批（例如赠送物资需要业务招待费审批），采购员可按月物资供应部执行采购各部门月度计划外需求公司总经理审批财务部审核各部门负责人审核综合管理部审核重新完成月度计划外审批各部门紧急采购需求办理出入库手续财务部票据报销各部门主管领导审核需求部门直接执行采购物资供应部审核第10页，共134页核对的采购。（例如各部门用鲜花、水果、桶装水、各类活动条幅、背景板、易拉宝等物资）。4.3.2特殊物资的采购可由各部门直接向物资供应部指定供应商联系供货，由物资供应部确认的固定验收人签字确认，凭各部门签字的验收单，物资供应部采购员按月与供应商核实结算。4.4采购资料的管理4.4.1采购资料主要包括各部门《月度计划内采购申请单》、物资供应部《酒店公司月度采购计划汇总表》、物资供应部《酒店公司月度采购计划任务分解表》、各部门《月度计划外采购申请单》、《固定、低值资产申购单》。4.4.2物资供应部重点对《固定、低值资产申购单》实施编号管理，具体编号办法如下：XAJD-WZ-GDZC/DZZC-2006-01-001顺序编号月份年份固定/低值资产部门编号新奥酒店酒店公司各部门编号如下：高球公司运营部—GQYY高球公司球场部—GQQC物业公司—WY酒店公司—JD人力资源部—RL文化行政部—XZ市场部—SC公关接待部—GG经营管理部—J