第一太平戴维斯物业管理质量手册-财务部手册-38页

FPDSavillsQMSMANUAL第一太平戴维斯物业管理质量手册财务部手册1物业管理财务部手册目录1.0序言2.0财务部员工岗位责任制3.0会计管理制度3.1会计核算原则3.2费用支出审批程序3.3工资制度3.4收支规则3.5资产管理分工3.6资产管理3.6.1固定资产管理3.6.2流动资产管理3.7申购/借款申请及报销规定3.7.1申购3.7.2借款规定3.7.3报销制度3.8管理费使用管理3.8.1物业管理费用项目3.8.2收支管理3.8.3票据管理制度24.0财务控制制度4.1支出申请流程规则4.2付款通知书的处理规则4.3支票付款规则4.4备用金制服暂时规则4.5出差及业务招待费用申请暂性规则31.0序言物业管理财务部手册供物业总经理，财务部经理运作参考。2.0财务部员工岗位责任制1、财务部经理职责：1.1向总经理负责，具体主持管理处财务部的管理工作，做好总经理的助手。1.2组织财务部门的政治学习、法律规范学习，要求所有财务人员尊纪守法，按照财政部中国人民银行颁布的有关金融管理条例管理好财务工作。1.3每月、每季审核各种会计报表和统计报表，并写出分析报告，送总经理审阅，每月按时检查各项税款的交纳工作。1.4检查、监督各项费用的及时收缴和管理，保证管理处的正常运转。1.5审核、控制各项费用的支出，杜绝浪费。1.6组织、拟定物业管理费等各项费用标准的预算方案，呈送总经理、开发商和相关主管部门审核，修改决定。1.7研究、熟悉各种工商、财会及税务管理制度，运用法律、政策手段保护管理处的合法权益。1.8根据物业管理行业的特点，及实际情况制定财务管理制度的细则。1.9负责每月向公司上报所需报表。1.10完成总经理交办的其他事项。42、财务主任工作大纲：协助财务经理，负责整个物业管理处的帐目，包括准备每月财务报表并按时公布予总经理及业主参照，整个物业管理处的税务，员工薪资之计算及发放，并安排周年核算，定期分析公司的财务收支情况并报予财务经理及总经理。职责：2.1检查出纳员及会计员的日常工作，协助财务人员之间的工作关系，并定期抽查出纳帐与现金是否相符。2.2根据凭证汇总表登记总帐,每月首十五个工作天内发上月管理开支会计报表及财务状况分析表。2.3按时计付员工薪资。2.3协助财务经理与银行、税务局及工商联系，解决管理处及公司的财务税项及与外汇有关之问题。2.5协助会计师进行周年年检。2.6如有需要协助招聘会计部员工。2.7监察管理费及租金的收取，对欠款业户采取之适当行动等。2.8草拟各项财务报表。2.9总经理及财务经理所安排的其他工作。2.10分析财务收支计划完成情况，按季分析计划的完成情况，提出改善经营管理的某些建议或措施，进一步挖掘增收节支的潜力。3、财务助理职责：职责3.1将有关应收帐之原始凭证做出记帐凭证并准确记帐。3.2控制客户帐期，催收帐款如每月管理费、月费等。3.3每月首七个工作天内将客户欠款情况做出明细分析表。3.4将有关应付帐款及其他费用帐原始凭证做出记帐凭证并准确记帐。3.5定期列出每个开支项目之发生额及余额。3.6按时向财务主管上报管理处各项税款。53.7正确计算收入、成本、费用和利润。3.8每月正确的计提固定资产累计折旧。3.9负责固定资产的核算，对购置、调入、租赁、封存、调出和财产清查中发生盘盈、盘亏的固定资产，督促有关部门办理会计手续，根据会计凭证登记固定资产卡片。定期核对，做到帐、卡、物相符，正确计提折旧。3.10登记明细帐，每月终了要装订、保管会计资料。年终办完决算后，应将全年的会计资料收集齐全，整理立卷，编制目录，装订成册，妥善保管。4、出纳员职责：4.1负责将管理处收入现金送存银行，现金管理及日常开支。4.2登记现金及银行日记帐。严格按照公司制定的报销制度进行报销，凡未按照报销制度而私自给予报销的，均视为滥用职权，应赔偿给管理处造成的损失。4.3正确计算每日收支并准备当天的出纳报表。4.4出纳员或其他管理人员不得利用工作之便，挪用或借用公款。3.0会计管理制度3.1会计核算原则1、管理处的会计核算工作必须遵守中华人民共和国法律、法规的有关规定。2、管理处的会计年度自公历每年一月一日起至十二月三十一日止。3、管理处会计核算工作采用借贷复式记帐法，根据权责发生制的原则记帐。4、管理处的会计核算工作以人民币为记帐本位币，外汇资金的往来以中华人民共和国国家外汇管理局每月一号公布的外汇牌价折算成人民币记帐，同时另记外币帐户。5、管理处的会计凭证、会计帐簿、会计报表等各种会计记录都必须根据实际发生的经济业务进行登记，做到手续齐备，内容完整，准备及时。6、管理处所采用的会计处理方法，前后各期必须一致，不得任意改变。7、总经理将指派专人，定期或不定期地对管理处内部的资金和财产及库存物资进行抽查审核。63.2费用支出审批程序1、各部门需要购置日常工作消耗物品或发生其它费用支出，应先填写“购物请购单”等相应申请表格，由各部门主管签名后呈交总经理签名批准。2、现金支出最高限额为人民币1000元，超过最高限额必须以支票形式支付，现金一次支出超出500元及以支票付款时，采购申请及报价单必须一同交北京公司董事审批并由公司财务开出支票。3、财务部凭有总经理签名批准之“申请单”给予办理借支手续。4、所有借支需五天内凭发票到财务部办理销帐手续，最长时间不得超出十天。5、逾期不办理销帐手续者，财务部除不给予其第二次借支外，将视情节轻重，采取必要的措施（包括扣除其本人当月工资）。6、财务部把各部门费用分类汇总后，每月十号前以报表形式向有关发展商及北京公司汇报。7、各部门主管应在每月25号前把下月需要支出的费用预算呈交总经理审批。8、由北京公司支付管理处的备用现金，须同时由管理处帐户支付北京公司等额支票一张对冲。9、各全权管理项目的银行帐户支票由北京公司财务部统一保管、签发。3.3工资制度1、财务部根据人事部提供有关各位员工每月的出勤记录和晋升统计资料制表。2、财务部将根据员工的工资级别，在扣除个人收入调节税和有关费用后，把每位员工的工资入帐到该员工在银行开设的户口。3、管理处员工凭银行存折到银行领取工资。4、管理处员工的工资发放日各项目自定，但过节、假日则提前一天发放。3.4收支规则1、管理费每一个月向用户收取一次，水费、电费按工程部每月实际抄表度数收取并按实际缴费作分摊。72、管理费以人民币为收取货币入帐，原则上各用户应以现金或转帐支票形式支付。3、管理处财务部负责向各用户收取管理费和水、电费，发现逾期一个月未交者，应及时报告管理处高层负责人，并以书面形式通知，催促其尽快交纳并加付滞纳金。如逾期二个月者，则按租约或[管理守则]之规定，采取法律或其他行动追回欠款。4、管理处财务部出纳员应把所代收之管理费和水、电费及时入帐银行，并于每天下班前把管理处银行存款余额以书面形式呈报财务部主管、总经理。5、出纳员送款时间定于每天下午三时至四时（保安员护送）。6、以下为配合管理费收支作业流程的正确程序及使用的表格/凭单等：程序表格/凭单确立收费基础管理费应收款明细表水电费汇总表各用户应缴总费用明细表发出缴费通知单缴费通知单发回收据与缴费费用收据收费确定入帐收款凭证收费确定转帐转帐凭证付款确认付款凭证收支对比日报月报表凭证汇总报告凭证汇总表杂项支出月结杂项支出明细表管理费收支月结管理费收支表用户欠款月结用户欠款统计表每月管理费收支管理费收支月公报水电周转金汇总表83.5资产管理分工管理处办公室根据因经营管理需要而购进的各类资产设备和物资设立专门档案及设仓库存。而财务部则负责稽核库存及每月盘点工作，物料分类按财务政策办理：1、凡单价超过人民币三佰元的物品，将划归为资产设备类。2、凡单价低于人民币三佰元的物品，将划归为低值消耗品。3.6资金管理1、注册资本金1.1管理处可以向发展商筹集的基建基金作为管理处的资本金，亦是管理处在工商行及管理处登记注册资本金。1.2管理处筹集的管理或基建基金，在物业管理期内，不得以任何方式抽走。基金用于购买与物业管理有关之设备、器材及其他预支。2、管理费按金管理处可以根据租约或大厦公约的规定，向用户筹集相当于三个月管理费数额的管理费按金，在租约期满，不再续租时，管理费按金可免息退回用户。3、水电周转金管理处根据用户的面积向用户收取一定数额的水电周转金作为日常水电预支。3.7资产管理管理处资产管理包括固定资产管理、流动资产管理。流动资产管理包括了现金、银行存款、应收帐款及预付帐款的管理。93.7.1固定资产管理1、定义使用年限一年以上，价值500元以上的用于提供劳务，进行物业管理的主要设备、工具物品。不属于专业物业管理的设备、工具的物品价值在2000元以上，使用年限超过两年的，也可以作为固定资产。2、固定资产原价1.购入固定资产为买价加包装运输、装卸、安装、保险等费用和缴纳的税金。2.自制自建固定资产按自制自建成本计价。3.在原有固定资产基础上改建、扩建的，按原价加上改建、扩建支出扣除变价收入余额计价。4.接受捐赠的固定资产按所附单据或参照同类设备市价计价。5.盘盈固定资产，按新旧程度，以重置价值计价。3、固定资产登记购入、自制、和改建、扩建的固定资产，交付使用时都要填制固定资产登记卡，详细列明名称、规格、型号、单价、数量、存放地点、保管负责人。使用过程中上述内容如有变动，应重新填写固定资产登记卡。4、折旧管理处的固定资产采用直线折旧法，采取个别折旧率，每月按月初固定资产原值计提固定资产折旧。计提折旧的固定资产包括运输工具、办公设备、电器设备、仪器仪表、工作用具。5、固定资产清查每年至少一次清查固定资产，并定期检查磨损程度，配合工程部对固定资产进行维修。固定资产盘盈、毁损、报废的净收益或净损失，计入当期损益。10固定资产大修理费，计入当期大厦机件设备维修费。修理费发生不均衡，可以分期摊入大厦维修费中。3.7.2流动资产管理流动资产的固有特点决定了流动资产管理在企业财务管理中的重要地位，加强流动资产的管理，重点是要建立健全的内部控制制度。1、货币资金管理1建立货币资金管理机构，完善货币资金核算的规章制度。专职财务人员，负责货币资金的收支、保管和核算工作。按照国家财经政策、财经纪律和财政财务规章制度，如实反映企业货币资金的收支和结存情况；2建立内部控制制度，严格各项现金收付。2、现金管理和结算制度根据国务院1988年[现金管理暂行条例]现金使用范围一般包括：发放工资性支出，保险福利费，差旅费以及结算起点以下的零星支出。3、应收帐款管理每月第一日至第七日内为清缴当月应缴费用之时间，逾期将按管理公约规定收取滞纳金，更甚的可以根据租约管理守规暂停服务，以确保物业管理费之依时足额收取，及保障物业管理运作所需之资金。4、低值易耗品及用具指对使用年限较短，达不到固定资产标准的各种用具、物品。低值易耗品价值低，易损耗，其价值损耗不是像固定资产那样提取折旧，而是采用摊销方法摊入管理费用。管理处耗用低耗品较均衡，可用一次摊销法。113.8申购及报销规定3.8.1申购1、申购材料、工用具、设备需有正当用途，库存量低于需要量，必须要货比三家，但决不可取用违冒次质量产品。2、采购申请要列申请部门、品名、规格、用途、需要量、库存量、历史价格、供应商价格、经办人签名、部门经理审批、仓库保管员签证库存量及历史价格，经审批后方能开始采购。3、材料、工用具、设备购入需进仓验收，低值易耗品、家具、用具尚要到办公室填制保管卡。3.8.2借款规定结算已获准的采购申请及已确认的经济合同，借款需填借款单，列明币种、限额、金额、现金或支票，借款理由，经办人签名，同时提交上述采购申请或合同，借款单须经部门经理和会计部经理签批。1、未办采购申请及未获准的经济合同的临时借款，必先得部门最高主管的同意，交总经理审批，方可交财务部经理办理。2、借款单据要求在三天内清算，一般情况下，旧欠未清不能新借，特殊情况则属例外。3.8.3报销制度1、所有报销单要附上有效发票、入仓单副本、已批核之采购单报销副本及验收、经办人签字。2、因公外出的车资报销时，要按车资内容如实