管理手册(1)-日常事务

管理手册事务篇罗毅.2014-03銘薪學習A组织管理罗毅.2014-03组织管理组织规划：在做部门规划时，须考虑组织责任、、组织使命、对接端口和信息处理量等因素。不可因人设岗、因人设职。在中小型企业规划中，最高到最基层的层级最好不要超过五层，每位管理者的直接下属不应少于5人，否则，管理者应充当兼职的角色。在组织人员的能力与薪酬规划中，大局要考虑到平衡，局部要设置权重。1.组织管理组织管理中要防止出现俄罗斯套娃现象，否则，就会导致能力强者进不来，有业绩者留不住，管理机构变得臃肿且低效、官僚。合格的管理者的职责是使下属的工作卓有成效。良好的组织管理者是用人之智和用人之力。当出现俄罗斯套娃现象时，运作成本增加，效率低下，人数众多，问题层出不穷，久而久之，必定士气低落。副总经理主管组长职员1.组织管理没有一成不变的组织架构，要经常根据公司的运作情况进行组织扁平化精化，从而减少人员，增加岗位工作人员的薪酬待遇。在调整组织架构的同时，要优化和调整岗位说明书，并让相应岗位的人员在调整确认后的岗位说明书上签字，并设定相应的岗位目标与指标要求，进而对岗位定期进行考核。理念…桥梁般科学和实用堡垒般坚实与完美细胞般持续更替和可复制性组织规划时应有这样的理念理念…乔木般向上且保有成长的基因在进行组织管理时，应像对待自己的四肢一样充分了解其功用；要像培植栋梁一般精心养护；应像照顾自己孩子般哺育辅导。组织都有自己的生命力，但必须健康、向上、高效，有自己的基因和特色。理念…组织管理不应该像河流，历经千般迂回和转折终归大海。组织应像公路网络，畅通实在且承担重任。罗毅.2014-03目标管理罗毅.2014-03为什么要进行目标管理？任何一个组织都有它的责任和使命，这些责任和使命在不同阶段有不同的要求、结果，为达成这些要求、结果，我们必须设置不同的目标，并层层分解执行，以期达成组织的责任和使命，达到管理的实效，并实现组织成员的价值。没有目标的组织只能是乌合之众。2.目标的设置SMART原则：Specific具体的：要明确细化说明，不能笼统。Measurable可衡量的：目标要量化，以便于衡量和评估结果。Attainable可实现的：目标不能太低，也不能太高，要有挑战但能够达成。Realistic相关的：与工作和时段效果无关的目标不要设置并提上日程。Timebound有时限性的：必须要有时间节点。3.理念…OEC管理法：O—Overall：全方位；E—Everyone：每个人；Everything：每件事；Everyday：每一天；C—Control：控制；C—Clear：清理。即：。每天的工作每天完成，每天工作要清理并要每天有所提高。总目标不漏项，事事有人管，人人都管事，管事凭效果、管人凭考核。OECOverallEveryControlandClear日事日毕，日清日高3.理念…5S管理法：Seiri整理Seiton整顿Seiso清扫Seikeetsu清洁Shitsuke素养在目标执行中使用5S管理法，对工作、日程和事务进行整理(分时间、区域和环境、条件做计划)；对工作异常和已经完成的目标做整顿(分类、分区、分等级做标识并确定，做入下个计划)；及时按OEC的日清法对未达成目标的计划进行清扫；工作中养成良好的习惯，使工作有序和相对顺利，是清洁的表现，也是素养的效果。5S与OEC管理法结合应用，可使目标达成率很大程度提升。5S整理整顿清扫清洁素养4.应用需要多人共同参与的目标，可称之为项目。任何一个项目必须要有一个主要负责人，由此人做出项目计划，并知会到每个项目成员。项目成员要养成良好的5S工作习惯和OEC作业方式，定期向项目负责人报告进度和效果。项目负责人应定期检查目标进度，一旦出现目标滞后或紧急情况，应立即召集相关人员处理。目标管理的成败除了在计划制订上，更突显在过程控制中，其间的信息共享、信息及时性和进度掌控能力决定这个组织的最终绩效。未来，企业管理将逐步进入项目管理时期，不善长项目管理的管理者将不再是称职的管理者。C会议罗毅.2014-03四个原则能两个人见面沟通的事，不要组织跨部门会议；能小范围内解决的事，不要在周例会上表述；能及时提醒并一起解决的事，不要在会议上质问对方；会议是为了达成共识，不是为了告状或批斗某一方。2.八项注意1.会前须将议程知会与会人员，与会人员须会前阅读议程；2.会议中不可打、接电话；3.会议中不可进行人身攻击；4.会议通常解决的是短期问题,要明确会议的主题；5.议题必须要有决议结果，确定责任人，达成时限；6.会议要有严格的时间标准(时间到后哪怕会议未完，择机另开)；7.会议结束后，议题发起人要对结果进行跟踪；8.未列入会议议程的内容严禁在会上讨论。违反以上任何一项的会议都将是低效的会议。3.会后处理1.会议记录不可有形容词；2.会议记录中不可体现官僚信息和八股文信息；3.会议记录要多用数量词，要有时间节点和责任人；4.会议中提到的责任人要确认签名；5.会议结束后记录要发给相关人；6.会议结束后要有专人负责跟进会议结果；7.会议上决议的结果未落实的，要向相关人员问责。4.会议的成本1.与会人1小时的工资成本*与会人数*会议时长=会议直接成本。2.如果会议上提到的问题未得到解决，直接成本将转化为负债。3.如果会议上没有决议，或决议未落实时间节点和责任人，等于花钱请大家来聊天。4.无效会议对组织成员的心态、行为、工作态度上的负面影响也是成本。浪费别人的时间等于谋财害命，要少做谋财害命的事；浪费公司的时间资源等于强盗，要少做强盗做的事。5.会议前问自己几个问题1.不开会能解决问题吗？2.少几个人参加这个会议能解决问题吗？如果不能，在谈到他的问题时再让他来参加能解决问题吗？3.所有与会人都必须从头开到尾吗？4.这个会议的成本是多少？为了降低成本，能不能不讲废话或少讲废话，能不能不讲和会议主题无关的话或少讲与会议主题无关的话？5.如果你是老板，你愿意为这个会议付多少钱？除此之外的费用如何折算？6.能否通过自己的主动沟通来解决一些事情而减少不得不开的会议？6.会议不是一个人的事会议不是一个人的事，你需要做的是对整个组织负责，对公司负责，而在此之前，需要做非常非常多的功课，而更多的沟通不是在会议上进行的。会议如同一座大楼的落成剪彩，前期你需要做的事情远远不是会议上大家听到的那么简单。如果你的会议高效了，那么，你的管理也就就自然卓有成效了。更多关于会议与时间管理的专业论述，请访问：=2D邮件罗毅.2014-03爱恨情仇伊妹儿邮件的使用与个人修养有关，与其他无关。2.邮件修养1能见面沟通解决的事，不要发邮件；2见面沟通也解决不了的事，不要发邮件；3可能产生语气负面影响的事，不要发邮件；4不要将与邮件内容无直接关系的人加入到你的邮件中；5以沟通为目的的邮件，不要抄送给你的上司和你的同事；6称呼很重要，这是修养的一部分。3.几个细节1发件人必须回复邮件；2抄送可以回复，也可以不回复邮件；3除非万不得已，千万不要全部回复；4有情绪时不要写邮件，也不要回复邮件；5不要使用Ada.cui或[e-mail]类似的称呼；6发邮件时最好把要点一一说明；7回复邮件应针对邮件要点一一回复；8邮件在工作中无法完全替代沟通，要养成少使用邮件进行工作的习惯。4.注意事项1邮件发出后要主动跟进结果，如果对方未回复，要主动找对方沟通，出现多次这种情况，需要沟通后期是否类似问题可否不发邮件解决；2要养成资料备份的习惯，不要依赖于邮件；3收件人要负有对邮件内容保密的责任与义务；4邮件发出前做一次检查，确定有无错别字、附件、用词是否妥当；5管理好自己的黑名单，利用好垃圾邮箱处理工具；6对乱发邮件者要给予警告。5.工作邮件的是与不是是通知工具，不是沟通工具；是数据共享渠道，不是搜集证据渠道。提醒：不要用工作邮件发送、接收与私人事务、感情有关的信息。罗毅.2014-03人事待续……