粮油公司采购部管理制度手册

粮油公司采购部管理制度手册【最新资料,Word版，可自由编辑！】目录一、采购部业务流程图……………………………………2—4页二、业务流程说明…………………………………………...5页三、人员定编及组织结构……………………………………6页四、岗位职责及岗位描述………………………………...7-13页五、规章制度........................................................................14-页采购部业务采购流程图工作内容文件记录流程转换体系外职能采购流程计划厂家客户信息搜集与处理筛选价值信息选择供方供方满足采购审批记录单销售部订单采购审批采购流程合同接口选择采购流程合同采购流程合同签订合同合同变更采购流程实施财务备案合同管理制定合同不合格合格及时更新销售部门无法满足财务流程不合格合同档案通知送达储运部门销售部门是否询价记录单供货能力质量要求付款方式合同审核图例：库存核对采购流程实施采购流程实施业务汇款审批单财务付款办款通知付款台账厂家交流储运部门销售部门安排车辆制定运价车辆登记采购流程接收采购流程接收入库检验采购流程接收销售部门与厂家协商储运部门合格不合格退货或让价合理处理工厂精炼库存管理库存报表财务记账出入库单转移采购流程结算车辆跟踪数量登记发生变化无变化质量确认出库入库财务部门出入库单汽车运输合同付款质量档案发承运单付款计划质量检验记录取样送样化验合格不合格采购流程合同沟通厂家质检报告合同结算财务内部结算财务对账补齐单据运费结算其他费用结算销售部门储运部门开具票据财务结算合格不合格厂家结算对账单运费结算表票据审核运费审核继续核对核对无误有误厂家对账对清有误合同执行情况说明采购流程计划采购流程结算收付款明细财务收付款采购流程结算采购部业务流程说明一、计划流程说明：1、业务员每天联系油脂生产厂家及公司各经营部门，及时进行信息的收集与反馈，促成交易意向。2、根据销售订单进一步筛选信息，工作成果为询比价记录单。3、根据付款方式、质量要求、供货能力最终确定采购厂家。4、填制采购审批单，报业务主管、部门领导进行采购计划的审批，同时报宋助理处进行审核。销售订单及询比价单作为审批单的附件。二、合同流程说明：1、业务员及内勤根据采购计划（合同）审批单制定合同2、合同报送业务主管、部门领导及助理处进行合同审核。3、合同签订后需报送财务备案，内部进行归档，同时通知销售、储运等相关部门。特别注意的是如合同变更牵扯到货款支付、费用划分等财务事项时，必须书面通知财务部门！三、实施流程说明：1、在通知厂家交货前必须进行质量确认，依据厂家质检报告对货物取样化验，进行批次批检。不合格的依据合同协商处理，同时对检验记录进行归档。2、根据付款计划填制业务汇款审批单，批准后下付款通知书至财务部门进行货款支付，同时登记台账。3、业务员及时与厂家、销售、储运部门沟通，最终确定汽运计划后安排调度运输车辆。运输前必须明确运价、磅差、损耗及货物交接程序，同时给厂家发委托承运单。对拉运车辆须登记备档，对拉运数量、运费须登记台账。四、接收流程说明：1、货物入库前须复检，合格后入库。对不合格货物依据合同与厂家协商进行退货或折价处理。经内部评审同意接收的不合格货物须经工厂精炼或其他合理处理后方允许入库。2、货物的出入库须填制出入库单据，出入库单须报送财务进行账务处理。3、依据出入库单制作库存报表，并与销售、储运、财务等部门核对。五、结算流程说明：1、结算总的分为合同、运费结算。2、合同结算：（1）、首先根据收付款台账及开具发票情况制作对账单与公司财务进行对账。与合同有关的其他费用结算须同公司相关部门如储运、销售等核对，形成书面说明。（2）、与公司财务核对无误后再与厂家对账，对清后经财务等部门批准后方可进行财务结算。(3)、财务结算至财务收付款遵循公司财务部流程，采购部负责配合。（4）、财务收付款完成后，采购部内勤登记收付款台账，并制作合同执行情况说明。3、运费结算：（1）、内勤根据审核批准的票据制作运费结算表（2）、经部门审核无误的结算表连同票据报财务部门进行财务结算及收付款。采购部岗位编制1、采购部经理（1人）2、经理助理（1人）3、南疆片区主管（1人）4、北疆片区主管（1人）5、南疆片区文员（2人）6、北疆片区文员（2人）7、南疆片区业务（2人）8、北疆片区业务（2人）8、南北疆调度（2人）附：组织结构图采购部经理北疆片区主管南疆片区主管外勤文员内勤文员南疆调度内勤文员南疆调度外勤文员经理助理新疆万年丰粮油有限公司采购部岗位责任书岗位名称：采购部经理岗位描述：对部门进行日常工作管理，部门人员的培养，带领部门进行新的业务的开拓，相关部门的工作协调。具备油脂行业专业知识。直接上级：营销总监助理直接下属：经理助理、业务主管、业务员、文员直接责任：1、部门年月经营计划的制定与实施，完成既定利润目标。2、对部门人员的工作进行检查、督促与指导。3、部门的团队建设，合理制定岗位职责和管理制度。4、及时跟踪和掌握市场信息，制定采购计划，总结和分析采购任务。5、对外开拓业务，指导和协助部门人员完成。6、对部门人员进行业务考核，制定业绩考核制度和具有对部门人员的奖罚权力。7、协调部门间的工作，帮助部门人员解决棘手问题。8、对外进行客户的维护及公司的宣传工作。领导责任：1、对部门的独立核算，盈利状况负责。2、安排、指导、监督部门的工作。3、对部门的管理、人员职业技能提升、考核负责。工作权限：1、对部门人员业务工作有指挥权。2、对部门人员工作有监督检查权。3、对部门人员的业务绩效有考核权。4、对部门人员的奖惩有决定权。岗位名称：采购部经理助理岗位描述：协助部门经理对部门进行日常管理，完成部门经理安排的工作，安排指导下级业务工作。具备基本油脂专业知识。直接上级：采购部经理直接下属：业务主管、业务员、外勤文员、内勤文员直接责任：1、采集生产厂家市场报价并及时发布。2、对厂家库存、原料等信息动态采集发布，并自行分析，分析结果在周总结中体现。3、新供应商的寻找，资料收集及开发工作。4、与供应商进行比价，议价等谈判工作。5、及时跟踪市场信息，掌握目前市场价格，分析价格成因，预测价格走势。分析结果在周总结中体现。6、编制采购计划，认真执行采购计划，对采购合同、应收应付货款、货物的交付进行审核及监控。7、负责执行公司新业务模式（如代加工），并收集反馈信息进行分析，上报公司领导提供决策依据。8、负责执行新产品的销售市场渠道开拓与销售工作，执行并完成公司产品年度销售计划。9、在销售工作中根据公司产品、价格及市场策略，独立处置询盘、报价、合同条款的协商及合同签订等事宜。在执行合同过程中，协调并与公司各职能部门操作。领导责任：1、对部门的工作计划完成负责。2、安排、指导、监督直接下属的工作。3、对所属团队的管理、队员职业技能提升、考核负责。工作权限：1、对直接下属及业务工作有指挥权。2、对直接下属工作有监督检查权。3、对直接下属的业务水平有考核权。4、对直接下属的奖惩有建议权。岗位名称：业务主管岗位描述：能完成片区内采购任务，公司布置的销售任务，对新业务模式有执行能力，安排、指导下级工作。具备油脂行业基本专业知识。直接上级：采购部经理助理直接下属：业务员、外勤文员、内勤文员直接责任：1、采集生产厂家市场报价并及时发布。2、对厂家库存、原料等信息动态采集发布，并自行分析，分析结果在周总结中体现。3、新供应商的寻找，资料收集及开发工作。4、与供应商进行比价，议价等谈判工作。5、及时跟踪市场信息，掌握目前市场价格，分析价格成因，预测价格走势。分析结果在周总结中体现。6、编制采购计划，认真执行采购计划，对采购合同、应收应付货款、货物的交付进行审核及监控。7、调度责任：对短途汽运及装卸进行调度，确保货物安全及时的流转。8、及时采集拉运司机反馈的货物及市场信息，并对反馈信息质量提出要求，采集的信息及时上报发布。对掌握的信息进行分析，分析结果在周总结中体现。领导责任：4、对片区的工作计划完成负责。5、安排、指导、监督直接下属的工作。6、对所属团队的管理、队员职业技能提升、考核负责。工作权限：1、对直接下属及业务工作有指挥权。2、对直接下属工作有监督检查权。3、对直接下属的业务水平有考核权。4、对直接下属的奖惩有建议权。岗位名称：调度岗位描述：熟悉运输车辆的性能和运输市场的业务，熟悉运距和厂家分布情况，了解运输价格的市场行情，掌握。直接上级：业务主管岗位职责：1、调度责任：对短途汽运及装卸进行调度，确保货物安全及时的流转。2、及时采集拉运司机反馈的货物及市场信息，并对反馈信息质量提出要求，采集的信息及时上报发布。对掌握的信息进行分析，分析结果在周总结中体现。3、根据市场变化及运距制定运价，合理调配车辆运输，解决运输中出现的问题。4、安排运输车辆的装卸和协助其他部门的出入库的工作。5、及时了解厂家油品的现实质量，出现问题及时上报。6、岗位名称：业务员岗位描述：能完成采购、销售任务，具备基本物流知识，能调度货物运输、装卸。了解油脂行业基本知识。直接上级：业务主管岗位职责：1、采集生产厂家市场报价并及时发布。2、对厂家库存、原料等信息动态采集发布，并自行分析，分析结果在周总结中体现。3、新供应商的寻找，资料收集及开发工作。4、与供应商进行比价，议价等谈判工作。5、及时跟踪市场信息，掌握目前市场价格，分析价格成因，预测价格走势。6、协助上级编制采购计划，认真执行采购计划，按计划对货物的品种、规格、数量、质量、时间要求完成采购任务。确保按时供应，急事急办。7、对货物的如发生短缺，规格、质量、包装与要求不符等生产厂家与运输单位造成的原因，负责及时联系解决。8、负责新产品的销售市场渠道开拓与销售工作，执行并完成公司产品年度销售计划。9、在销售工作中根据公司产品、价格及市场策略，独立处置询盘、报价、合同条款的协商及合同签订等事宜。岗位名称：内勤文员岗位描述：能完成档案管理，文件、信息传递，票据开具，台账登记工作，对部门工作能起到督促，促进作用。具备基本统计、财务知识，良好的沟通能力。岗位职责：1、根据审批过的（采购，销售计划）制作合同，审核过的合同及时通知客户签订。对合同执行情况进行跟踪、督促，建立《合同履行一览表》，编制每个月、季、年度合同履行情况的统计表。将结果报部门经理，并对总经理做汇报。根据需要，合同执行情况可反馈给顾客。2、负责档案管理，协助，督促建立健全档案，协助，督促档案的更新工作。3、对各类文件、信息及时做好传递工作。4、开具出入库单，对货物的出入库情况及时与相关部门核实。5、负责与财务部门沟通，及时将部门台账与财务部门核对。6、依据出入库单进行库存台账登记。7、负责部门内部及其他部门的工作对接。岗位名称：外勤文员岗位描述：能对物流业务进行跟踪处理，对业务的发票、收据等进行收集、传递、整理。办理收付款及费用结算业务。具备财务、经济法基本常识，良好的沟通能力。岗位职责：1、负责发送委托书，对汽运车辆跟踪，对车辆信息、货物信息进行登记，并及时向调度、储运等相关部门反馈信息。对运输单位，运输车辆资质等进行收集、存档，并及时更新。2、及时与客户对账，并对相关发票、收据等进行催收。3、及时与运输单位及个人对账，负责办理运费审批、结算。4、负责办理收付款通知，及时登记收付款台账，对应收、应付款项进行跟踪，督促，催收。负责部门内部及其他部门的工作对接。采购部考核业务考核序号考核项目考核内容考核细则1、采购业务付款方式、采购价格、合同执行一、付款方式：1、货到付款的合同，以到货价格核算，高出当日采购价格的，并各销售部门认可，可按正常采购价格核算利润计分。2、装车付款的合同，按正常采购价格核算利润计分。3、付定金的合同，先按50%核算利润，合同顺利执行完毕，按正常利润核算计分。4、付全款合同，利润按正常采购价格的25%核算计分。（计分办法：（采购费＋差价）×百分比）二、采购价格：1、根据正常每日采购价格采购的，按不同的付款方式平价采购的按正常采购费核算利润。2、低于采购价