行政管理手册

散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网会议管理程序公文处理程序印信管理程序行政庶物管理办法保密管理程序合同的管理规定及其归档流程固定资产管理程序办公用品管理程序低值易耗品管理程序信件收发管理规定图书管理程序钥匙领用协议书PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网会议管理程序文件类别:.文件编号:.撰写单位:.版本:第1版生效日期：机密等级:□绝密□机密□秘密合计页数:共页PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网核准审核制定会议管理程序1目的本办法明确了公司会议的种类、会议的组织、会务的管理等工作相关内容，确保会议召开的质量和效率。2适用范围本办法适用于公司各单位召开的各项会议的组织与管理。3名词解释3.1会议：会议是指三个或三个以上的人员（其中一个为主持人）集合于一定的场所，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通，并努力去达成某些共通的结论的管理工具。3.2会议议题：是会议要解决的问题。3.3会议议程：是会议的议事时间顺序，会前要对议题进行排序。4职责PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网4.1XXXXXX公司人力行政部协助领导确定公司会议的种类、组织会议、主持会议、参加会议以及会务管理相关制度的制定、发布和推广。4.2会议主办人员负责各项会议的会议通知、会议组织、会议记录及会议决议催办落实完成工作。5作业程序5.1会议的种类5.1.1公司举行的会议依周期分为以下二类：A定期会议：也称例会，指公司各级单位按照规定定期召开的会议。如：年度工作会议。B不定期会议：召开时间没有特别规定，根据实际需要可随时召开的会议,如：主管会等。5.1.2公司举行的会议依性质分为以下三类：A说明式会议：向与会者宣布或说明某些消息与资讯，并答复疑问的会议。B讨论式会议：与会者相互交换彼此的知识、经验、看法的会议。a指导性会议：会议前已有结论，让与会者提出讨论，由主持者引导做出与会议负责人同样或更好的结论。b研讨性会议：就同一问题，征询实用的意见，使每一位与会者都可把会中的意见或资讯，运用在工作中。c决策性会议：由特定的管理人员组成，针对同一特定的问题，提出解决的办法，形成共同认知的结论。会议应在与会人员充分发表意见和看法的基础上做出相应决议。PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网C整合式会议：让与会者针对组织的目标与企业内、外的环境提出意见，然后把这些意见加以比较整合，减少彼此在认识上的差异。5.1.3会议人员应根据不同类型的会议，来进行会议组织。5.2.会议的提出5.2.1各项定期会议由副总经理根据公司组织和总体经营发展的需要规定提出，各部门须按照事先规定的会议时间、与会人员、会议报告内容等做充分准备参会。如因特殊情况需对规定事项进行修改，另行说明。5.2.2与上级沟通的不定期会议召开，由会议主办单位根据工作需要和会议内容，向上一级单位提出，提报《会议申请单》。经上级单位审批，如批准开会，会前准备相关事宜由会议主办单位负责，同时参照本程序执行。5.2.3与平级沟通的不定期会议召开，由会议发起单位提出并参照本程序执行。5.2.4各专业系统的纵向沟通的不定期会议召开，由相关部门提出并参照本程序执行。5.3会议组织单位5.3.1定期会议的组织单位年度营销工作会议由华北地区人力行政部协助组织。5.3.2不定期会议的组织由华北地区副总经理负责组织。5.3.3会议主办单位应根据不同的会议类型组织会议。并参照本程序执行。5.4会前准备5.4.1明确是否要召开会议PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网在自己职权范围内或是利用电话、公文书信、个别与上级约谈就可解决的问题，就不需要再召开会议；但必须得到更广泛的协助事项，则会前也应对会议召开的必要性进行评估并考虑事前与上司或相关领导商量取得协调后再决定是否有必要召开会议。5.4.2设定会议目标会议目标是会议应达成的结果。会议依其类型的不同，会议目标的确定应切合实际、具体可以衡量、并能够达成。会议目标以书面列明，有助于目标内涵清晰、不容易被遗忘。5.4.3合理安排会议议题A会议议题是会议集中议论或议决事项的摘要或题目，由会议发起单位确定。B秘书人员负责收集与议题有关的资料和文件，提供可参考意见或建议，并负责对议题进行分类、排序。C议题是应在会议的职权范围内，会议有权作出决定和能够解决的问题。D要清楚明了表述议题，避免含糊或产生歧义；提交与会议议题有关的材料应准备充分，供会议讨论和决策时参考。E安排的议题经主办人员确认后提前印发与会相关人员，每一个议题应预估所需的处理时间并明白的标示出来，使与会人员有充分的心理准备和资料准备。F会议议题在安排时应按议题的轻重缓急安排顺序，紧要的事项应排在议程的前端处理；同一性质的议题集中排列在一起，其相互连续性便于集中讨论；适当准备备用议题，视会议的进展情况在必要和方便的时候予以讨论将保密性较强的议题安排在最后，以便无关人员届时退席。5.4.4拟订会议议程PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网会议议程由会议主持人确定，秘书人员负责根据议程拟出具体的日程、时间顺序，可随会议通知事先派发与会人员。会议议程格式见《会议议程》。5.4.5确定会议时间、地点、与会人员A定期会议的时间、地点、与会人员见附件:年度工作会议计划表。B不定期会议的时间、地点、与会人员依以下规定安排：a选择与会者助理人员负责提名与会者，报请会议负责人确定。与会者的选择应考虑周到全面，从有利于工作和保密原则出发，依会议的主题选择对达成会议目标有潜在贡献的、可以从会议中得到益处的人参与会议。会议人数不超过12人为最优，以节约会议成本、便于与会者的积极参与和相互沟通。b会议时间会议时间宜安排在上午8时至12时，下午2时至6时，同时方便与适合会议主持和与会者的时间以利于会议目标的达成。会议时间必须包括起讫时间，以不超过小时为宜。c会议场地的选择会议场地的选择必须有空间可供使用，便于容纳视听器材、桌椅等；场地位置必须让主持和与会者均感方便，使每个人都能看、听、讲的清楚；会场必须拥有充足的照明及通风设备；PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网场地应能免于电话、访客、噪音干扰；场地的成本必须合理。d会议场地的布置会议场地的布置可根据会议的性质和与会人数的多少来调整：Ø在提供教育培训的会议里，当参与人数人以上时，可设置为教室式的横竖排列形式，或将与会者分成若干小组，按马蹄型排列，每一小组各聚在同一桌子周围，便于分组讨论及综合讨论。Ø在解决问题的会议里，可设置成椭圆型或长方形排列，与会者均环绕桌子而坐，便于每一个人跟其他的人进行多项沟通。Ø在会议场地布置中还应注意会议桌不要太窄，主持的位置应显著、视野广，能注视到每一与会者的所在，否则容易受到忽视和排斥，避免将相互冲突的团体处于对峙的位置。Ø除座位的安排外，还应在会场准备白板、白板笔、教鞭、投影机、投影仪、幻灯机等，并于会前准备就绪，随时可以使用。5.4.6发出会议通知各项定期会议按照事先规定执行，会前不需主办人员另行发放通知，如需特别强调的定期会议或不定期会议则由会议主办人员发放会议通知说明。通知分书面通知和口头通知二种，其内容主要包括：召开原因、会议主题、会议起讫时间、会议地点、与会人员、会议议程、准备资料等事项。会议通知一般在会议前四天传达与会者，并在会议前两天提醒与会者。会议通知书面PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网格式见《会议通知》。5.4.7准备会议资料秘书人员负责协助会议主持或与会者准备会议报告、讲话稿、参考资料、数据、电子文件、实物、图片、会议通知、议程、议题。与会者应根据会议的类型和议题提前准备会议资料。5.4.8会前的最后检查见《会议作业检审表》。5.5会场工作5.5.1会议接待和报到会议接待由会议主办部门负责，会议召开前10分钟报到。5.5.2会议签到会议召开前5-10分钟签到，以显示已正式参加会议的行为，并为准确统计会议人数和档案工作留存资料见《会议签到表》。5.5.3安排会议记录和录音会议记录由会议主办部门助理负责以笔录（或电脑记录）形式对会议情况记载，要求记录人员受过专业训练或有经验者，了解会议内容。会议录音可帮助助理会后整理会议纪要，并作为音像资料存档备查和保存。5.5.4会场服务A分发会议文件和材料：将会议所需文件材料及时、准确分发到与会人员。PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网B内外联系、传递信息：秘书人员负责会场内外紧急事项的转达，应注意掌握分寸，谨慎行事。C维持会场秩序：当与会人员在签到完毕后，将手机、BP机关闭或调到振动状态。会议进行中，助理人员应制止与会议无关的人员进入会场。与会人员应遵守会议纪律，维持会场秩序不在私下交谈，不随意走动及外出，有事可请会议助理协助处理，如因事情紧急确需亲自外出的，需向会议主持请假，获准后，方可离开会场。离开及重返会场时，均需由会议助理进行登记。D处理临时交办的事项：会议进行中，对可能发生的临时变动如调整议题、增加与会人员等，助理人员应及时根据领导指示采取应急措施，妥善处理。E其他服务：会场照明、通风、温度控制、录音、录象、供应、散会检查会场等工作，由华北地区人力行政部依规定协助会议主办人员办理，会议主办人员应于会议前1天通知会议服务相关需求。5.5.5生活服务会议住宿、会议用餐、会议医疗、车票、娱乐等生活服务由集团办公室依制度和公司标准协助会议主办单位安排。5.6主持会议与参加会议见附件主持会议与参加会议。5.7会后工作5.7.1会议纪要编写、下发及会议决议的催办见会议纪要的编写和执行，会议记录格式见《会议记录》，会议纪要格式见《会议纪要》。PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建散发人性道德光辉沉淀人类管理智慧分享中人网·共建中人网5.7.2安排聚餐、娱乐等会议活动由人力行政部办理，会议主办单位应于会议活动前最少3小时通知公司人力行政部，以便办理。5.7.3会议总结，由会议组织单位负责人召集全体会议工作人员以召开总结会的形式对整个会议的组织和服务工作进行全面的分析和总结，作出客观评价，肯定成绩，找出缺点和不足，加以改进，连同会议记录等一并作为完整的卷宗归入档案。5.7.4会议文件材料的立卷归档，建立会议档案会议结束后，由人力行政部将本次会议的相关材料，如会议