外贸英语函电基础篇

ForeignTradeENGLISHCORRESPONDENCELessonOneLessonTwo外贸函电基础LessonThree商务英语信函的文体与语气基础篇关注语言问题CONTENTS基础篇LessonOne外贸函电基础LessonTwo商务信函的文体与语气LessonThree关注语言问题CONTENTS文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础教学内容信函的格式在商务交往中，商务信函通常采用两种格式：全齐头式（Fullblocked）半齐头式（Semiblocked）文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础教学内容信头(Heading)日期（Date）信内地址(InsideAddress)称呼(Salutation)事由（Subject）正文(Body)结束语(ComplimentaryClose)签名(Signature)ReferenceNo.参考编号Thesubjectline事由Theenclosure附件Thecarboncopy抄送Thepostscript附言商务信函结构StructureofBusinessLetterEssentialParts必要部分OptionalParts附加部分文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础信头HeadingHongKongTradeandProductivityDevelopmentCouncil435IceHouseStreetCentralHongKongSARTel：285342663/Fax：[phone]公司名称门牌号街道香港特别行政区PleasepayattentiontothedifferenceofthewritingofaddressinEnglishandChinese.收信人名称、地址英语：名称在上，地址在下，地址先小后大中文：名称在上，地址在下，地址先大后小香港特别行政区中环雪厂街435号香港贸发局电话：285342663/传真：25773109文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础日期Date位置：均可以齐头，也可以靠右美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下写法：美式：月-日-年英式：日-月-年美式日期举例英式日期举例文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础“月份”最好用全称，如：1.2May,20202.2ndMay,20203.2May20204.September21,20205.September21st,2020避免月份用数字，如11/12/2020日期Date文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础称呼Salutation位置：必须齐头写法：对男士（正规）：DearSir,或DearSirs,对女士（正规）：DearMadam,或DearMesdames,认识但不熟悉的人：DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith对关系密切的商业伙伴：DearJack,词首字母全大写，用逗号或不用标点符号文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础结束语ComplimentaryClose位置：齐头式靠左对齐，半齐头式偏右，简化式省略。写给长者或上级：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently，写给朋友或亲戚：Yours,Everyours,Lovinglyyours,WithLove,正规场合下常用：Yoursfaithfully,Yourstruly,Faithfullyyours,Trulyyours,文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础信件常用称呼和落款用法情况称呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人的姓名，但关系一般DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且关系亲密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLove文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础事由Subject位置：1.称呼和正文之间，靠左2.要加下划线或加粗表示的是该信函的主题1.Re:YourOrderNo.463for1,000Wide-screenTVSets2.SHEEPWOOL文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础签名Signature结尾敬语手写签名打印签名职务位置：在结尾敬语下面二三行，通常包括手签、打印签名和职务文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础附件Theenclosure位置：落款之下，左对齐说明该信件有附件1.Enclosure2.Enc.3.Encl.AsStated4.Enclosure:Brochure文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础抄送cc位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.SimpsonBlindcarboncopy,收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里Carboncopy,收信人知道被抄送文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE外贸函电基础正文(Body)商务信函分类：9种商务信函涵盖了商品交易过程中的各个环节。1.建立业务关系函(establishbusinessrelationship)2.产品推销函(productspromotion)3.询盘函(inquiryandreply)4.发盘还盘函(offerandcounter-offer)5.订购函(order)6.装运通知函(shipment)7.支付结算函(payment)8.索赔函(claim)9.保险函(insurance)基础篇LessonOne外贸函电基础LessonTwo商务英语信函的文体与语气LessonThree关注语言问题CONTENTS文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE文体与语气商务信函文体特征：语言准确精炼自然易懂具有可读性商务信函术语比较正式的公文体，行文端正，用字洗练，具有七个语篇特征，即7”C”原则：礼貌原则(courtesy)体谅原则(consideration)完整原则(completeness)清楚原则(clarity)简洁原则(conciseness)具体原则(concreteness)正确原则(correctness)文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE文体与语气一、礼貌原则(courtesy)COURTESY译成“礼貌”。但是根据西方国家函电书籍作者普遍的看法，所谓COURTESY是“客气而又体谅人”的意思。这样的形式很多，如：把命令变成请求的常用形式：Please,Willyou……..,Willyouplease……..,Willyougiveusmoredetailedinformationonyourrequirement?Willyouplease(kindly)letushearfromyouonthesetwopoints?文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE文体与语气Task2Revisethefollowingsentencestomakethemmorecourteous.1、Youmustsignandreturnthisfromimmediately.2、Asdirectorofyourdepartment,youwillhavetogetyouremployeestousethecorrectforms3、Ifyouhadlistenedtoouragentmorecarefully,youwouldknowthatyourpolicydoesnotcoveraccidentsoutsidetheUK.4、AmItheonlyonewhocanreadtheoperatingmanual?5、ThisisthesecondtimeI’vewritten.Can’tyougetanythingright?Answer：1.WillyouPleasesignandreturnthisformassoonaspossible?2.Asdirectorofyourdepartment,willyoupleaseremindyouremployeestousethecorrectforms?3.Let’sreviewouragentmorecarefullysothatyouwouldknowhowyourpolicywouldcoveraccidentsoutsidetheUK.4.Let'sreviewtheoperatingmanualtogethersothatyoucangetyourdocumentstoprintcorrectlynexttime.5.Pleasecreditmyaccountfor$500.Mylateststatementshowsthattheerrornotedinmylastletterof4Mayhasnotbeencorrected.课本26页文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE文体与语气二、体谅原则(consideration)强调从对方角度考虑问题，体谅对方，以对方为重。多用疑问句或陈述句代替祈使句表示建议或请求，如：Isn’tittimeyouputyourbusinessontheWeb?现在不正是您进行电子商务的最佳时机吗？三、具体原则(concreteness)明确不能含糊Weregretthatamistakewasmadeinhandlingyourorder.Themistakeisentirelyourownandweapologizefortheinconveniencesithascaused.文体与语气关注语言问题外贸函电基础FOREIGNTRADEENGLISHCORRESPONDENCE文体与语气五、清晰原则(clarity)避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词，如：AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.(从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly究竟是一个月两次呢，还是两个月一次？不明确。可以改成：WehavetwodirectsteamersailingseverymonthfromShanghaitoLosAngeles.四、完整原则(completeness)所谓完整就是表达