进销存源码单据管理操作手册

本源码下载地址：****商场计算机综合管理系统单据管理****商场计算机综合管理系统要求商场全面实行单据化管理，单据管理子系统是整个系统数据处理的基础，它的妥善运用是保证系统数据准确性、可用性的基础。单据管理子系统包括采购审批单、商品定价单、商品验收单、调拨单、内部领用单、损益单、批发单、委托代销单等单据的录入、修改、查询、审核、作废、恢复、打印等功能。现分别对每种单据和各种操作详述如下：深圳天河新科技有限公司单据管理系统操作说明第 2 页一.采购审批单 A. 录入（窗口见图１）每张单据由两部分组成，上表为单据的标识信息,下表为具体的商品列表，上表和下表的关系为一对多。窗口右边中部有一个小箭头，用鼠标单击一下单据的上半部分，小箭头则指向上表，说明此时增加、删除、操作的对象为上表，单击下表则增加、删除操作对象为下表。上表中有一个图标，根据图标的不同分别表示数据已存盘或修改过。上表中还有两个数字，上边的数字表示当前页号，下边的数字表示总页数。(图-1)一张采购审批单的输入步骤：上半部分 1.进入审批单录入主窗口。 2.输入单据号码。此时，如果刚输入的单据号与已输入的单据号重复则计算机会提示单据号重复，必须修改单据号，直到没有重复为止。（必须输入） 3.输入供应商。（必须输入）用鼠标单击供应商输入框右边的小图标（图案为望远镜）此时会弹出一个选择供应商的窗口，供应商被按地区分类，列在一个树状列表中，找到供应商后用鼠标双击该供应商，则所选择的供应商会进入主窗口的供应商输入框，同时选供应商窗口会关闭。 4.输入业务员。方法同输入供应商，不同之处是选择的是按部门分类的商场人员。 5.输入审批人。如果采购审批单被设定为不审核，则输入数据时可以输入审批人。如果审核，则在此处深圳天河新科技有限公司单据管理系统操作说明第 3 页不输入审批人。 6.输入备注信息。如果本采购审批单有备注信息，则可按备注旁边的小图标，从弹出的一个小窗口中可选择常用的备注用语，或者直接输入备注。至此，一张单据的上半部分已输入完毕，现在可以输入本单据的下半部分。下半部分 7.进入审批单录入下方窗口。用鼠标点击下表，使小箭头指向下表。 8.输入审批商品。按＂增加＂按钮增加下表的行。采购审批单的下半部分首先要输入商品编码（对于已有编码的老商品）或商品类别编码或者在此处新形成一商品编码（对于新商品）。输入商品编码的方法如下：（1）单击商品编码上部的小图标（望远镜），此时弹出一个按商品类别组织的树状商品列表，找到商品后，双击该商品名称，则该商品编码会自动进入单据中，或者直接在列表中输入商品编码。（2）对于新商品可以在此处形成商品编码（等同于录入新商品）。方法为：单击第三个小图标，此时弹出选择商品类别窗口，选定该商品所属的小类后，双击该小类则会弹出录入新商品的窗口，此时分别输入该商品的名称、单位、税率、产地、保存期、规格、外观等信息，然后按确认图形按钮，则该新商品就会形成，同时进入单据中。（3）还可以针对此采购审批单所对应的供应商，选取其以住的商品。方法为：选取第一个小图标，此时弹出对应商品窗口，双击该商品名称，则该商品编码会自动进入单据中。 9.输入商品审批内容。输入申请数量，估计含税讲价，对于新形成的商品还要输入估计含税售价，预计日销额。 10.存盘。输入完一张单据后，按＂存盘＂按钮存盘 11.输入多张单据。方法是用鼠标单击上表，按＂增加＂按钮，输入完上表的信息。单击下表，按增加按钮，增加下表的行，输入完下表。其余可以依次类推，然后存盘。如果有多张单据，则可用窗口中的四个小图标（三角形箭头）定位到不同的单据。第一个按钮定位到第一张单据，第二个按钮定位到当前单据的前一个，第三个按钮定位到当前按钮的后一个，第四个按钮定位到最后一张单据。注意：这四个按钮和增加、删除按钮一样，分别可对单据的上下两部分操作（窗口中部的箭头指向那一个则操作那一个）。 B. 修改（窗口见图２）只有没有审核或作废的采购单审批单才能修改。操作步骤如下： 1.进入采购审批单修改模块 2.根据不同的条件查找该单据。可输入单据号码、填单人、供应商、配供中心业务员、填单时间、商品编码。这些条件可以组合成＂而且＂或＂或者＂的关系查询，也可以单独查询。填好条件后，双击＂运行＂图标，则会进入修改采购审批单的主窗口。如果不填任何条件则可修改的单据全部被调出来。 3.进行修改。修改主窗口如下和录入窗口相似，不同之处介绍如下：该窗口多了一个＂筛选＂按钮，一个输入框，＂筛选＂按钮可弹出组合条件筛选窗口，和进入时的窗口是一样的。输入框的深圳天河新科技有限公司单据管理系统操作说明第 4 页作用是当筛选出来的单据较多时，可在此框中输入单据号找到该单据然后修改之。单据号码不能修改，单据上半部分不能增加，下半部分可以增加、删除、修改。(图-2)(图-3) C. 查询，打印(窗口见图 3) 操作步骤如下： 1.进入采购审批单查询模块。弹出如下窗口，此时可根据单据号码、填单人、业务状态、审核人、供应商、配供中心业务员、填单时间、审核时间、商品编码分别单独查询或组合查询。如果查询结果多于一张单据，则又会弹出所有符合条件的单号列表。 2.进入单号列表窗口。选择所需的单号后，按确认按钮，可进入系统打印窗口。如果单据号较多，可在查找框中输入单号则可找到所需的单号。如果不需显示单据而直接打印，则应选中“批打印”复选深圳天河新科技有限公司单据管理系统操作说明第 5 页框，选择单据号，然后按确认按钮，此时单据就直接输入到打印机。如果结果为一张单据则会直接进入系统打印窗口。(图-4) D. 审核(窗口见图 4) 只有没有审核或作废的采购单审批单才能审核。操作步骤如下： 1.进入采购审批单审核模块。 2.根据不同的条件查找该单据。此时可输入单据号码、填单人、供应商、配供中心业务员、填单时间、商品编码。这些条件可以组合成＂而且＂或＂或者＂的关系查询，也可以单独查询。填好条件后，双击＂运行＂图标，则会进入修改采购审批单的主窗口。如果不填任何条件则可修改的单据全部被调出来。 3.审核单据。审核之前可修改批准数量，其他不可修改。按“审核通过”按钮即可。进行第二张单据的审核，其余依次类推。 E. 作废，恢复(窗口见图 5) 作废和恢复是同一个窗口，只有没审核的单据才能作废。作废的单据可以恢复，恢复的单据可以作废。操作步骤如下： 1.进入采购审批单作废模块 2.根据不同的条件查找该单据。深圳天河新科技有限公司单据管理系统操作说明第 6 页此时可输入单据号码、填单人、供应商、配供中心业务员、填单时间、商品编码。这些条件可以组合成＂而且＂或＂或者＂的关系查询，也可以单独查询。填好条件后，双击＂运行＂图标，则会进入修改采购审批单的主窗口。如果不填任何条件则可修改的单据全部被调出来。 3.作废单据。按“作废”按钮即可。 4.恢复单据。按“恢复”按钮即可。进行第二张单据的作废或恢复，其余依次类推。(图-5)深圳天河新科技有限公司单据管理系统操作说明第 7 页二.定价单 A. 录入（窗口见图 2­1）每张单据由两部分组成，上表为单据的标识信息,下表为具体的商品列表，上表和下表的关系为一对多。窗口右边中部有一个小箭头，用鼠标单击一下单据的上半部分，小箭头则指向上表，说明此时增加、删除、操作的对象为上表，单击下表则增加、删除操作对象为下表。上表中有一个图标，根据图标的不同分别表示数据已存盘或修改过。上表中还有两个数字，上边的数字表示当前页号，下边的数字表示总页数。(图2-1)一张定价单的输入步骤：上半部分 1.进入定价单录入主窗口。 2.输入单据号码。此时，如果刚输入的单据号与已输入的单据号重复则计算机会提示单据号重复，必须修改单据号，直到没有重复为止。（必须输入） 3.输入供应商。（必须输入）用鼠标单击供应商输入框右边的小图标（图案为望远镜）此时会弹出一个选供应商的窗口，供应商被按地区分类，列在一个树状列表中，找到供应商后用鼠标双击该供应商，则所选择的供应商会进入主窗口的供应商输入框，同时选供应商窗口会关闭。 4.输入业务员。方法同输入供应商，不同之处是选择的是按部门分类的商场人员。 5.输入审批人。如果采购审批单被设定为不审核，则输入数据时可以输入审批人。如果审核，则在此处输入审批人。深圳天河新科技有限公司单据管理系统操作说明第 8 页 6.输入备注信息如果本定价单有备注信息，则可按摘要旁边的小图标，从弹出的一个小窗口中可选择常用的备注用语，或者直接输入备注。至此，一张单据的上半部分已输入完毕，现在可以输入本单据的下半部分。下半部分 7.进入定价单录入下方窗口。用鼠标点击下表，使小箭头指向下表。 8.输入定价商品。按＂增加＂按钮增加下表的行。定价单的下半部分首先要输入商品编码（对于已有编码的老商品）或者在此处新形成一商品编码（对于新商品）。输入商品编码的方法如下：单击商品编码上部的小图标（望远镜），此时弹出一个按商品类别组织的树状商品列表，找到商品后，双击该商品名称，则该商品编码会自动进入单据中，或者直接在列表中输入商品编码。对于新商品可以在此处形成商品编码（等同于录入新商品）。方法为：单击第二个小图标，此时弹出选择商品类别窗口，选定该商品所属的小类后，双击该小类则会弹出录入新商品的窗口，此时分别输入该商品的名称、单位、税率、产地、保存期、规格、外观等信息，然后按确认图形按钮，则该新商品就会形成，同时进入单据中。 9.输入税率，不含税讲价，差率类型，建议差率，建议含税售价，审定差率，审定含税售价如果差率类型为“顺加”则需要输入的为不含税讲价，建议含税售价，建议差率会自动计算出来。如果差率类型为“倒扣”则需要输入的为建议差率，建议含税售价，不含税讲价会自动计算出来。输入建议差率，建议含税售价。输入完后审定差率，审定含税售价会自动出现不必输入。 10.存盘。输入完一张单据后，按＂存盘＂按钮存盘 11.输入多张单据。方法是用鼠标单击上表，按＂增加＂按钮，输入完上表的信息。单击下表，按增加按钮，增加下表的行，输入完下表。其余可以依次类推，然后存盘。如果有多张单据，则可用窗口中的四个小图标（三角形箭头）定位到不同的单据。第一个按钮定位到第一张单据，第二个按钮定位到当前单据的前一个，第三个按钮定位到当前按钮的后一个，第四个按钮定位到最后一张单据。注意：这四个按钮和增加、删除按钮一样，分别可对单据的上下两部分操作（窗口中部的箭头指向那一个则操作那一个）。 B. 修改只有没有审核或作废的定价单才能修改。操作步骤如下： 1.进入定价单修改模块根据不同的条件查找该单据。此时可输入单据号码、填单人、供应商、配供中心业务员、填单时间、商品编码。这些条件可以组合成＂而且＂或＂或者＂的关系查询，也可以单独查询。填好条件后，双击＂运行＂图标，则会进入修改定价单的主窗口。如果不填任何条件则可修改的单据全部被调出来。 2.进行修改。深圳天河新科技有限公司单据管理系统操作说明第 9 页修改主窗口如下和录入窗口相似，不同之处介绍如下：该窗口多了一个＂筛选＂按钮，一个输入框，＂筛选＂按钮可弹出组合条件筛选窗口，和进入时的窗口是一样的。输入框的作用是当筛选出来的单据较多时，可在此框中输入单据号找到该单据然后修改之。单据号码不能修改，单据上半部分不能增加，下半部分可以增加、删除、修改。(图2-2) C. 查询，打印(窗口见图 2­2) 操作步骤如下： 1. 进入定价单查询模块。弹出如下窗口，此时可根据单据号码、填单人、业务状态、审核人、供应商、配供中心、业务员、填单时间、审核时间、商品编码分别单独查询或组合查询。如果不输入任何条件，则查询结果为所有单据（等待时间可能较长建议输入条件）。如果结果为一张单据则会直接进入系统打印窗口。 2. 进入单号列表窗口。如果单据号较多，可在查找框中输入单号则可找到所需的单号。选择所需的单号后，按确认按钮，可进入系统打印窗口。如果不需显示单据而直接打印，则应选中“批打印”复选框，选择单据号，然后按确认按钮，此时单据就直接输入到打印机。 D. 审核(