采购中心管理手册

第1页共206页采采购购中中心心管管理理手手册册目目录录第一章序言5第2页共206页第二章采购中心首语6第一节采购中心的理念6第二节采购中心口号6第三节采购中心员工守则6第四节采购中心廉政承诺7第三章采购中心岗位定编8第一节总部采购中心构架及岗位职责8第二节分部采购部架构及定岗岗位责任16第四章供应商管理21第一节供货渠道的确定21第二节供应商资质的确定22第三节建立供应商档案及互访制度22第五章合同谈判要点24第一节双方合作定位24第二节供价约定25第三节零售价约定26第四节帐面利润约定27第五节销售规模及返利政策28第六节付款方式28第七节费用收取29第八节样机政策40第九节特价机的分类及审批41第十节包销、定制产品43第十一节共同营销44第十二节签订谈判备忘录的规定45第六章合同管理47第一节合同管理的作用47第二节合同的类别、定义48第三节合同管理的流程71第四节采购合同审报过程的要求85第五节采购合同的保管88第六节关于ERP系统已上线地区合同编号的规定91第七节合同范本92第八节合同签署情况的跟踪119第七章供价管理130第一节供价管理目的130第二节采购供价文件的制定及格式130第三节采购供价文件传递流程133第3页共206页第四节供价管理执行办法134第五节带货安装商品供价的管理137第六节采购供价文件批转时间要求138第七节关于各品类供价管理规定139第八节各品牌供价的差价浮动范围及考核办法141第九节供价管理过程中各部门的职责143第八章商品引进145第一节商品引进的依据145第二节商品引进的基本原则146第三节商品引进的基本流程147第四节各地区引进品牌上报标准148第九章残次滞销积压产品的处理149第一节残次、滞销、积压商品定义149第二节残次、滞销积压商品解决办法150第三节残次滞销积压商品的考核151第十章包销定制机型的管理151第一节包销机的定义及分类152第二节定制机的定义及分类153第三节首销品的定义及要求153第四节专供机定义154第五节杜绝虚假包销154第十一章样机政策的管理155第一节在谈判中争取样机政策155第二节样机政策的汇编156第三节样机政策的执行及监督考核156第十二章各项费用的管理157第一节采购中心加强各项费用管理的目的及内容157第二节采购中心的费用管理的具体工作158第十三章新分部开业流程159第一节新开业分部采购工作开业流程160第二节开业工作的标准及要求160第十四章采购部门与财务部门的对接161第一节与财务部门合同管理的对接162第二节与财务部门各项费用的对接162第三节与财务部门付款结算的对接162第四节关于预付帐款采购的管理169第4页共206页第五节帐务差异及遗留问题的解决方法172第六节往来帐务核对的控制办法172第七节增值税税票回收制度173第八节关于帐扣款项发票开据的规定174第九节在结算过程中采购中心的职责175第十节对应收降价收入及差价补偿回收的管理176第十一节对不按期付款及特殊用款情况的审批177第十二节新品牌采购流程178第十三节商品退厂的业务流程179第十四节分部之间调拔的管理180第十五节优惠券的管理181第十六节大库类别182第十七节总部统一采购商品流程183第十五章采购部门与销售部门的对接186第一节合同签定与销售部门的对接及采购订单的制定187第二节对市调结果的跟踪189第三节对销售中心各类备忘录的解决方案190第四节商品品牌的A、B、C分类194第十六章采购中心与客服物流的对接196第一节残次商品退厂业务流程196第二节加强二次运费的管理规定197第十七章采购中心会议计划及总结制度198第一节采购中心会议制度199第二节工作计划和总结制1第十八章案例分析及谈判技巧3第一节案例分析3第三节成功谈判的要点16结束语21第5页共206页序序言言美国二战期间著名将领乔治.马歇尔将军曾这样描述：“如果战略目标确立到位，上尉就知道该运用什么策略。”本次《采购中心管理手册》的制订便是基于黄光裕总裁“营造百年国美”的宏伟战略目标。从采购全体人员的岗位职责到各个采购的环节流程、规范及与相关部门的配合等，各个细节为采购系统的每一个人员，详尽地描述了他的策略。当然战争是复杂的、多变的，我们的策略要根据实际情况随时进行调整。所以这本手册绝不是一成不变的，我们将不断地补充完善它，同时需要每一位采购中心人员具有充分的领悟能力、灵敏的应变能力及积极的创新能力！希望这本“采购管理手册”能对每一位采购中心的人员有所指导和帮助！第6页共206页采采购购中中心心首首语语第一节采购中心的理念创创新新务务实实精精益益求求精精第二节采购中心口号团团结结努努力力再再创创佳佳绩绩第三节采购中心员工守则热爱企业，严格遵守公司的各项规章制度，认真执行上级命令，完成各项任务；刻苦学习专业知识，讲求实效；严于律已，知行统一，言行一致；奉公守法，不以权谋私；第7页共206页勤奋工作，为公司发展做贡献。第四节采购中心廉政承诺一、发扬艰苦奋斗的工作作风，廉洁自律，不断增强拒腐防变的能力。二、采购人员廉洁承诺，做到“三不”：（一）一不：不接受客户钱物；（二）二不：不收取回扣；（三）三不：不以权谋私。三、关于礼品、礼金及外出用餐的有关规定：（一）礼品、礼金管理原则：1．公司所有人员不得以任何理由向合作单位索要礼品、礼金。2．公司业务合作单位以公司或个人的名义馈赠的礼品、礼金均属公司行为，须一律上缴公司，任何人不得留做私用。3．总部及各分部的礼品管理工作统一由总部行政中心总务部及各分部总务部负责，总部总务部负责对全国各地分部上交礼品情况进行督查监管，并可根据工作需要对全国各分部的贵重礼品进行统筹安排，调剂使用。4．调拨礼品的审批权限在总部行政中心。5．领用审批权限为：分部申领礼品价值在1000元以下的由分部总经理审批，价值在1000元以上的报总部行政中心领导审批。分部所有礼品领用须报总部行政中心总务部备案；总部礼品领用报总部行政中心领导审批。6、各级领导、员工都要严格遵守礼品管理规定，相互监督，严格遵守公司纪律，共同维护企业利益和企业形象。（二）关于采购人员与客户外出用餐规定：采购人员外出与客户用餐，应事先与上级领导请示，同意后方可前往。沟通后应及时向领导汇报沟通内容及取得的结果。第8页共206页采采购购中中心心岗岗位位定定编编纵横交错职能分明第一节总部采购中心构架及岗位职责一、总部采购中心结构图采购中心总经理第9页共206页二、采购中心各岗位职能：为加强对全国各分部日常业务工作的监督、指导及掌控职能，提高采购系统人员的综合素质，使采购管理工作更加及时、高效，使业务运作更贴近市场，现将总部采购中心各岗位职能确定如下：（一）采购中心岗位设置：采购中心总经理：一人采购中心副总经理：一人采购中心总经理助理：一人采购中心总经理秘书：一人采购中心各部长：彩电部部长主管业务干事空调部部长主管业务干事冰洗部部长主管业务干事IT部部长主管业务干事影音部部长主管业务干事手机部部长主管业务干事白小部部长主管业务干事采购中心副总经理助理秘书总干事第10页共206页采购中心各业务：采购中心总干事：一人采购中心各部干事：（二）采购中心岗位职责及权限采购中心总经理：报告上级：总经理、常务副总经理督导下级：采购中心副总经理、采购中心总经理助理、各部部长、分部总经理、分部副总经理分部采购总监及采购经理岗位职责：负责宏观掌控公司业务经营活动，把握总体业务方向，制定采购中心大政方针；主持全国性业务政策的谈判，负责供货协议的审批及调控；督导中心各专业部门适时开发新的经营品种并进行可行性分析，确定推广计划及价格定位策略；负责审定公司经营性广告宣传计划和全国性大型促销活动方案；主持对采购中心部长及业务人员的绩效考核，制定部长及业务人员的奖金；对采购系统人员的任免、升、降职、奖罚调动具有决定权；监督、检查采购中心和各分部采购部执行制度的落实情况；每日查阅经营报表和相关信息资料，掌握分部的业务情况，及时提出调整策略；定期主持召开总部采、销例会、全国采购经理会议，及时解决、协调问题；负责运筹、计划、审批大额业务用款；完成总经理、常务副总分配的各项工作。审批权限：确认及调控全国性的供货协议；参与审定对总部采购部长及采购人员的奖金核算办法；对新开分部筹备后期的合同及广告进行审批；审批以现金形式结算单笔15万元以上的业务进货。采购中心副总经理：报告上级：总经理、常务副总经理、采购中心总经理第11页共206页督导下级：采购中心各部长、分部总经理、分部副总经理、分部采购总监、分部采购经理岗位职责：负责全公司的采购经营工作，实施对总部及分部采购部的督导管理工作；根据企业经营目标和方针，适时制订各项业务管理政策并审批监督执行；拟定并监督各项销售政策和促销计划的执行，监督各类业务广告的投放及实施效果；适时提出业务拓展计划及各类新品开发计划；协调总部各采购部门之间、总部与分部采购部之间的管理关系，监督总部、分部采购管理制度的落实情况；适时了解总部及分部采购部工作开展情况及效果，对采购系统所属人员提出调整建议；主持新开分部筹备初期的采购业务拓展工作；特价机协议的审批；供价文件的审批；完成上级交办的其它工作。审批权限：审批分部商品进货申请；制订主推商品任务并监督完成进度；监督分部合同的执行及合同的续签；负责监督对降价补差、退残及其他营业外收入的回收工作；审批以现金结算形式单笔15万元以下的采购业务进货；审批计划外及无合同等特殊付款。采购中心总经理助理：报告上级：采购中心总经理督导下级：采购中心干事、各分部总干事岗位职责：协助总经理做好日常经营管理各项事务的收集、整理、分析、汇总、编发及上报等；第12页共206页负责收集全国销售分析数据，汇总阶段性各地区、各类别商品销售计划；负责各地市调工作情况的汇总分析及解决问题办法的落实跟踪；负责监督各分部不合理库存（滞销、残次、积压）的控制情况，及时发现并解决问题；负责全国各地区采购合同的汇总、整理工作，及时监督合同的签订情况，并对合同进行归档管理；对各专项任务完成进度进行跟踪；完成上级交办的其它工作。采购中心总经理秘书：报告上级：采购中心总经理、副总经理督导下级：采购中心干事、各分部总干事岗位职责：对总部及各分部工作计划、工作总结的实施及落实，并上报采购中心总经理；监督总部及各分部专项任务、非专项任务的完成及跟踪执行情况；对公司相关公文的流转传阅；对采购中心文件的下发及执行情况进行跟踪；财务日、月、季报表的收集整理，及时上报上级；记录总部采购中心召开的各项会议，并及时将会议纪要下发各分部；督促各分部费用的收缴工作；负责对采购中心采购人员的差旅费、手机话费、业务招待费等各项费用的填报报销工作；每月采购中心所有人员考勤工作；完成上级交办的其它工作。采购中心各部长：报告上级：采购中心总经理、采购中心副总经理督导下级：本部采购主管、分部采购经理、分部对口采购主管第13页共206页岗位职责：根据公司的经营目标和方针，拟定各类商品的经营政策并监督执行；深入了解供货厂商的动态及相关产品市场状况，通过市场调研和对消费者及市场的研究，及时调整经营策略，了解全国政策执行情况，适时开发新品类商品；建立对厂家和供货商的档案化管理，不断巩固和发展与供货商的合作关系；负责新开分部采购人员的前期培训工作，协助分部理顺相关采购流程；对各类商品进行销售分析，及时调整经营策略；掌控残次商品情况，负责督导各分部采购部及时与供货厂商联系退换，保证合理库存结构和正常销售；不断向厂家及供货商争取更有利的销售政策，洽谈全国统一供货政策，适时适量包销、买断适销型号，争取最大利润；对本部负责产品品类实行纵向管理，掌握各分部的库存结构、销售方式和采购政策、进销价格及对促销活动实施全方位监控，及时以备忘录形式与销售中心相关部门对接；掌握各分部销售进度完成情况，随时协调与供货厂商的关系；对各分部采购操作过程中发现的问题提出解决方案并监