采购管理手册沟通

北京机场饮食服务有限公司北大纵横管理咨询公司二零零五年四月采购管理手册沟通Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第2页北京机场饮食服务有限公司管理手册目录☞基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则☞采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第3页北京机场饮食服务有限公司管理手册总经理职责总经理职责•负责公司采购管理制度的审批；•负责公司采购工作计划、费用预算的审批；•负责各类供应商的最终审批确定；•负责各类高档原材料采购的审批。总经理/副总经理采购管理委员会采购储运部经理采购管理员采购员Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第4页北京机场饮食服务有限公司管理手册采购管理委员会1、采购管理委员会为非常设机构，2、人员构成：总经理、副总经理、规划经营部、采购储运部、厨政部、财务部和单店经理代表等人员组成。3、规划经营部经理日常牵头组织人。组织采购委员会的会议和联签。4、职责为：•负责进行采购供应商的选择评审；•审议和批准采购储运部编制标准原材料清单；•制定公司采购价格政策，定期对原料采购价格进行决策总经理/副总经理采购管理委员会采购储运部经理采购管理员采购员Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第5页北京机场饮食服务有限公司管理手册采购储运部经理总经理/副总经理采购管理委员会采购储运部经理•负责组织制定和完善公司采购管理制度，监督制度执行情况；•负责组织质量管理体系中采购管理程序的实施、监控和改善；•监督各分、子公司采购管理，监控和指导其制度执行情况；•组织和参与供应商的选择、考核、评审等工作，管理与供应商的关系；•负责组织收集、整理供应商供货服务质量信息，为采购委员会定期考核评价供应商提供依据；•负责组织采购合同的谈判、审核、签订等工作；•负责组织对原材料市场信息的跟踪，协助采购委员会进行价格决策；•负责组织原料、物料申购计划的审核工作，组织日常采购工作；•负责组织仓储管理工作，降低仓储成本，提高服务质量；•负责组织采购工作中的食品原料安全管理。采购管理员采购员Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第6页北京机场饮食服务有限公司管理手册采购储运部采购管理员总经理/副总经理采购管理委员会采购储运部经理采购管理员采购员•负责组织公司所需原料、物料市场行情的调查分析；•根据单店采购申请和库存补充申请，编制采购计划，及时下单采购，组织采购实施；•负责公司质量管理体系中采购管理程序日常运行的检查监督职责，检查采购表单记录填报的规范性、完整性；•对供应商货物交期、质量和服务等进行监督控制；•处理采购原料、物料品质和数量的异常事项；•负责采购原料的食品安全管理；•协助储运主管对存货进行筹划和控制，以保证正常的周转率和存货量。Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第7页北京机场饮食服务有限公司管理手册采购储运部采购员总经理/副总经理采购管理委员会采购储运部经理采购管理员采购员•负责执行公司的采购工作制度、流程、标准，完成日常的采购任务；•按照采购申请定购相关原料，保证质量、规格、数量等正确无误；•负责联系日常供应商原料报价、比价议价；•组织采价小组采价；•负责联系供应商处理退换货和其他验收不合格等事宜；•负责采购工作中索证等工作；•负责按照公司质量管理体系要求进行日常采购、填报保存采购记录。Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第8页北京机场饮食服务有限公司管理手册目录☞基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则☞采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第9页北京机场饮食服务有限公司管理手册手册使用对象1.公司本部和北京分公司2.其他下属分公司3.下属子公司公司下属各单位的采购工作，都必须按照公司采购制度规定的原则、流程和标准进行。公司采购储运部作为公司采购职能的管理部门，负责管理和监督各单位采购制度流程的执行情况。Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第10页北京机场饮食服务有限公司管理手册手册使用对象——公司本部和北京分公司1.公司本部和北京分公司统一采购、统一定价、统一配送、统一结算公司本地直营单店所需的原料、物料、设备都由采购储运部统一采购。采购价格由公司确定。单店无自行采购权。公司本部所需的物料、设备都由采购储运部统一采购。其它部门无采购权。Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第11页北京机场饮食服务有限公司管理手册手册使用对象——外埠分公司1.公司本部和北京分公司2.外埠下属分公司批准备案制除关键原材料之外的所有原材料，可以自行确定供应商，可以商洽价格。但必须按照公司采购管理制度规定的程序和要求进行，必须上报公司批准、备案后开始采购；分公司将有关资料上传公司采购储运部，由采购储运部检查、监督和指导其操作的规范性。Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第12页北京机场饮食服务有限公司管理手册手册使用对象——子公司1.公司本部和北京分公司2.其他下属分公司3.下属子公司下属子公司在其董事会批准授权下，由采购储运部对其行使指导、监督等管理职责。管理方式根据其董事会的授权程度确定。Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第13页北京机场饮食服务有限公司管理手册目录☞基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则☞采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第14页北京机场饮食服务有限公司管理手册关键原材料、统一采购关乎公司品牌形象的物料1、布草类：人员服装、台布、裙布、餐垫、杯垫、西装套、餐巾、净布等2、瓷片类：餐具、酒具等3、餐座椅4、其他适合集中采购的、通用性的原料（例如：酒水饮料等）Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第15页北京机场饮食服务有限公司管理手册原料分类周期定价原料分类：果蔬鲜活类：水果、蔬菜、海鲜、肉禽等干货冰冻类：冰冻类、干货、粮油、调味品、小食品等酒水类：酒水、饮料、香烟、茶等物料：公司经营所需的低值易耗品、筷子纸巾、办公用品、服装纺织品、固定资产等不同原料、物料，其价格波动频率和幅度各自不同。将原料、物料划分为大类，采用不同的变价机制。各类原料、物料的订货价格，在约定周期中相对稳定，不再浮动。减少定价工作的工作量。在约定周期中供应商执行约定的价格不变，市场涨价供应商自行消化，市场降价供应商增加盈利。Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第16页北京机场饮食服务有限公司管理手册采购管理原则采购管理原则诚实守信规范透明信息通畅多家供货采购监督优质优价合理库存•采购和验收人员都应恪守职业道德，为公司的共同利益而勤奋工作，诚实守信。•采购物品应本着“优质优价”的原则，对供应商必须经过“公平竞价、比质比价”的选择程序。•对所有采购活动实行全过程、全方位的有效监督。在原料申购、供应商选择、价格确定、质量验收和结帐付款等采购过程的每一环节都要有监督。监督方式由集体决策、财务审计、制度考核三管齐下，形成严密监督。•采购工作不仅要仰仗于采购人员忠于职守，而且要依靠严格的制度、规范的程序来规范透明管理，将集中的权利分散化、隐蔽的权利公开化，保证企业的利益不受损害。•公司、各分子公司单店、供应商之间的信息必须保证及时、准确地传达•原则上公司达到一定采购规模原材料的采购，都应有两家以上的合格供应商，保证供货的质量、价格的稳定性和良好的性价比。•不同的原料、物料，适当保持一定的存货量，以保证机场突发事件和单店经营供应的稳定性。Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第17页北京机场饮食服务有限公司管理手册目录☞基本概念介绍采购组织结构与职责分配手册使用对象采购管理原则☞采购管理体系供应商的引进和管理采购申请订货与验收价格管理采购招标管理储运管理结算Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第18页北京机场饮食服务有限公司管理手册供应商的引进——什么情况下需要引进供应商？日常采购在现有供应商范围内进行。但出现以下情况就需要重新确定新的供应商。原有供应商业绩考核不佳或现场评审不合格即将被淘汰，需要增加新的供应商。公司开发新产品和技术改造需要新物资时。新供应商的物资更适合公司的需求。（新品的引进）公司采购委员会认为需要引进新供应商的其他情形。Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第19页北京机场饮食服务有限公司管理手册供应商的引进——什么样的供应商符合我们的条件？供应商的资格审查标准持有要求的资质证书，是独立法人实体或具有经营资格的个体经营者；财务状况良好，公司资信良好；具有严格的质量、安全管理措施，有良好安全记录，未发生重大质量和安全事故；其经营的商品符合国家质量、卫生、食品安全、检验检疫等相关标准和规定，具有国家权威机构颁布的合格证书；愿意为公司提供优良的商品与服务，实现采供双方共赢。供应商具备以下条件可以优先考虑：承担过大型特级餐饮企业原料供应相关工作，具有良好工作业绩记录；具备较强的质量、服务、价格和交付保障能力；具有优质的农副产品、肉禽等原材料供应基地（合作也可）；具有大型保鲜库房、运输车辆等设施；Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第20页北京机场饮食服务有限公司管理手册新供应商引进的方式现有供应商需要引进新的供应商询价议价方式招标采购方式1.一次采购金额超过10万元的设备设施。2.公司统一采购的酒水、饮料和服装、布草等物料的定制。3.一年内累计采购金额超过300万元的物料类别。4.采购委员会认为需要招标确定的原料供应商时。原料采购出现引进新的供应商的需要单店运营Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第21页北京机场饮食服务有限公司管理手册供应商引进的决策决策机关：采购委员会决策支持：采购储运部决策依据：采购储运部提交的资料1.供应商调查资料2.询价、比价资料及结论3.样品检验合格报告4.采购储运部提出供应商选择的建议需要引进供应商供应商提供资料，报价样品检验市场调查询价比价与供应商议价洽谈提出选择建议提交引进资料采购委员会进行选择决策签订合同决定引进新品Copyright©2005ByAlliancePKUManagementConsultantsLtd.第22页北京机场饮食服务有限公司管理手册供应商的管理—