公司文件编号管理规定

*****管理有限公司第1页共5页编号：公司文件编号管理规定1.目的确保公司文件编号规范，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。3.总则3.1凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理。3.2由公司人行部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。3.3公司各部门需根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。4.文件类别4.1文件4.1.1管理制度4.1.2通告、指令等公司及各部门发布文件4.1.3申请件4.1.4合同、协议、招投标文件4.1.5技术文件4.1.6外来文件4.1.7外发文件4.1.8其它4.2记录4.2.1会议记录4.2.2检查文件4.2.3工作总结（周报、月报等）4.2.4工作计划4.2.5其他记录表*****管理有限公司第2页共5页5.文件编号规则5.1编码项目使用规则5.1.1公司名称简称：管理者或部门代号“BM”：DS——董事长ZL——总经理ZG——综合管理中心：RZ—人资部XZ—行政部CW—财务部XM-项目管FD—法务与档案ZS——招商推广中心YC——营销策划中心CH—策划WA—文案YX-营销PM——平面设计中心KJ——空间设计中心JS——网络信息中心GC——工程管理中心5.1.2文件类型“LX”：ZD——管理制度、规定等TG——通知、公告、批文等（内部文件）QS——申请、请示、内部流程（内部文件）HT——合同、协议等FL——技术类文件（见5.2.4）JL——会议纪要、工作记录、工作总结（周报、月报等）、工作计划等WL——外来文件WF——外发文件5.1.3日期代号“yyyy”——文件生成的年份，如2017：为2017年“yyyyxx”——文件生成的年、月，如：201703：为2017年3月“yyyyxxzz”——文件生成的年月日，如：20170320：为2017年3月2日5.1.4流水号“nnn”——三位阿拉伯数字编码，按文件类别顺序排列。如“001”为顺序*****管理有限公司第3页共5页第1份文件注：公司文件序号按年排序。如，201703-035，为2017年累计的（非3月累计的）第35序列文件5.1.5文件版本编号“.bb”——同一类文件发布的不同版。如“.2”某文件的第2版5.2文件编码结构及规则5.2.1公司制度BM-LX-yyyy-nnn(.bb)部门-文件类别-年份-序号如：CW-ZD-2017-003财务部2017年制定的第3条管理规定、RZ-ZD-2017-005人资部2017年发布的公司第5条规章制度RZ-ZD-2017-005.02人资部2017年发布的公司第5条规章制度第2版5.2.2内部文件BM-LX–yyyy-nnn部门-文件类别-年份-序号如：CW-QS-2017-003财务部2017年第3条请示件（如签订协议申请）ZL-TG-2017-005总经理2017年发布的第5条总经理令、任命或公告5.2.3合同文件HFX-HT.XF-yyyyxx-nnn其中XF设定：（合同类别的拼音首字母）S-销售合同（包括专利使用服务合同）；C-采购合同（包括办公类采购合同）；H-合作协议；J-技术开发合同；L-劳动合同；B-保密协议；O-其他合同（如服务类、宣传类合同）公司代号-合同文件.合同类别-年月序号如：HFX-HT.S-201712-001公司2017年12月签订的当年第1份销售合同HFX-HT.C-201711-004公司2017年11月签订的当年第4份采购合同*****管理有限公司第4页共5页HFX-HT.L-201711-015公司与员工2017年11月签订的当年第15份劳动合同5.2.4技术文件文件HFX-（FL-）技术文档-yyyy（.bb）其中FL设定：BZL——标准类文档CZL——操作类文档GCL——规程类文档公司代号-技术文件-技术文档名-年月.版本如：HFX-（BZL-）企业标准-2017.012017年制定的公司企业标准第1版如：HFX-GCL-****操作规程-20172017年编写的公司某产品应用的操作规程如：HFX-CZL-****装修说明-20172017年编写的（某类店面）的装修说明5.2.5外来文件BM-WL–公司名称-yyyyxx-nnn文件相关部门-文件类别-外来公司名称-年月-流水号如：JS-WL-某某公司-201703-001某某公司2017年3月发来与网络信息中心业务相关的传真件5.2.6外发文件HFX-yyyy-nnn如：HFX-2017-010公司2017年对外发出的第10号文件，如商议函、律师函、合作建议等5.2.7记录BM-JL–记录名称-yyyyxxzz部门-文件类别-记录名称-年月日如：XZ-JL-会议纪要-20170301行政部2017年3月1日的会议纪要XZ-JL-月计划-20170220行政部2017年2月20日的月计划表6.文件编码的应用6.1自本规定颁布执行起，公司发布的各项制度、内部往来文件、外发文件等均需编号*****管理有限公司第5页共5页登记后公布。6.2公司各部门文档编码，由部门指定专人编制。6.3外来文件在部门归档时，文件管理人记录编制。6.4公司外发文件均需通过行政部统一编号后，经行政部对外发出。7.本管理规定自发布之日起实施，解释权归公司综合管理中心