公司会计档案整理方案

37会计档案整理基本要求1、归档范围归档的文件材料主要内容包括会计报表、会计帐薄、会计凭证、工资表等方面。会计报表——这里主要是指年度报表。在编制会计报表时如有文字说明材料，这些材料是对报表进行分析和说明的，如财务分析、审计报告等，则要与会计报表一起归档。会计帐薄——总帐、明细帐、现金出纳帐、银行存款帐等。会计凭证——原始凭证、记帐凭证和汇总凭证等。工资表——单位各种人员工资表等。实行会计电算化的单位，有关电子数据和相应软件资料，如打印的文字材料、软件开发或修改的资料、源程序、备份数据等，也应归档。2、归档时间当年形成的会计材料，应由财务会计部门专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理订装，在财务会计部门保存三年，期满之后，办理好移交手续向单位综合档案室移交。会计档案移交时，财务有关人员应认真填写移交清册一式两份，由会计部门和综合档案室各存一份。3、归档要求单位每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册。综合档案室在接收会计档案时，应认真检查，对装订不合格的案卷，要由经办人补齐，若需要拆封重新整理时，应同财务部门和原经办人共同进行，以分清责任。月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财务部门自行保管至期满后编制清册并按程序销毁。各单位设有其他帐户的会计档案，均为一个立卷部门分工归口立卷。如街道办事处设有工业公司、综合经济公司等经济实体的单位，这些部门的会计档案都要单独立卷。单独立卷时，可以采取独立全宗的方式，也可以采取与街道同全宗（即联合全宗）的方式（如果采用联合全宗的方式则其它门类的档案也须以联合全宗方式立卷）。4、分类与代号会计档案分为四大类，即：年度报表、帐薄、凭证和工资表。以“D”为会计档案代号。单位设有其他帐户的会计档案，可采用联合全宗的方式，在一级38属类号后面加二级属类号。下面是一采用联合全宗的参考示例：机关代号分类名称分类示例（仅供参考）D1.1办事处D1年度报表D1.2工业公司D1.3综合经济公司D2.1办事处D2帐薄D2.2工业公司D2.3综合经济公司D3.1办事处D3凭证D3.2工业公司D3.3综合经济公司D4.1办事处D4工资表D4.2工业公司D4.3综合经济公司5、会计档案保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。各类会计档案的保管期限应当按附表一、表二所列期限执行。如各单位会计档案的具体名称有同附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。会计档案除年度报表类按永久填写外，其他类均按数字表示(见附表一)。6、会计档案整理要求①立卷年度报表、工资表独立组卷。如有财务情况说明分析材料，要与年度报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。年度报表可以一年一卷也可以若干年一卷；工资表按时间顺序整理，如数量多的，可组成若干卷。在归档前，工资表如与凭证装订在一起的，要将工资表从凭证中分离出来单独组卷。年度报表、工资表都要外加软封面。帐薄的立卷，一册一卷，每本帐薄在原封面右上角贴上会计档案“小标签”并按标签上内容填写（小标签填写见附件一）。如果帐薄原封面太大，不能装入硬盒时，必须把封面拆掉，换上软封面。已实行电算化管理的单位，其账簿立卷方法可参照会计报表类的整理方法分若干卷装订。记帐凭证按时间顺序进行整理，组成一卷或多卷。39②卷内文件编页码一个案卷内所有材料编一个流水页码，用号码机打在材料的右上角，背面（有字）的左上角。对订本式帐薄，中间有空页的，要继续打页码；后面有空页的可以不用打页码。会计凭证档案不用打页码。③会计档案卷内文件目录会计档案的凭证与账簿不用填写卷内目录。会计档案的年度报表、工资表，按卷内文件目录（同文书卷内目录）的格式照实抄录，卷内标题按内容拟写或补充完整。卷内文件目录必须应用《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一式三份，一份随档案装订，一份由会计部门保存，一份随档案移交综合档案室保存。④会计档案案卷目录按会计案卷目录的格式照实抄录，拟写案卷题名时要全面、准确，案卷题名一般由责任者、时间和文种三部份组成。会计档案的时间因素比较重要，因此，在拟写案卷题名时要强调时间性。案卷目录必须应用《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一式二份，与相应的卷内文件目录一起装订成目录册。⑤案卷档案号的编制会计档案每一类续年编一个流水号，以三位阿拉伯数字表示，从“001”开始起号，案卷号数不能超过三位数，要超过三位数时，通过另起目录来解决。帐薄按总帐、日记帐、明细帐顺序排列。模式：D1——001～n案卷顺序号一级属类号大类代号设有其他帐户的会计档案，在一级属类号后面加二级属类号。模式：D1.1——001～n案卷顺序号二级属类号一级属类号大类代号7、编目按报表类、帐薄类、凭证类、工资表等四类将会计档案案卷目录和卷内目录用红色会计档案目录夹装订成检索目录册。在组成目录时不用考虑保管期限，即组成四类目录就可以了，同一类目录每满（“满”即案卷目录与卷内文件目录叠起的厚度已与目录夹预设的厚度接近）40一册需另起一本目录，该新开的一本目录的目录号是在上一本目录的目录号上加“1”编定的。形式如：D1—1、D2—1、D3—1、D4—1，D1—2、D2—2、D3—2、D4—2，D1—3、D2—3、D3—3、D4—3，……、……、……、……，D1—n、D2—n、D3—n、D4—n。8、装订入盒会计档案的报表类、工资表按要求装订，采用“三孔一线”的办法装订。装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符全A4或16开规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。各类会计档案的案卷，按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的案卷，不能混装一盒，每个案卷必须填写卷内备考表，并填写盒面和脊背的内容。会计档案盒（包括凭证盒）统一用档案专用章填盖，保持盒面整洁，不能用手写。附件一机关账簿面小标签样本示例：全宗号10年度2001目录号D2－1保管期限15案卷号18页数121卷名×××局二○○一年会计总账附表一41会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年1记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总帐15年包括日记总账5明细张15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类10会计移交清册15年11会计档案保管清册永久12会计档案销毁清册永久13工资表15年附表二42财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注财政总预算行政单位事业单位税收会计一会计凭证1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证10年2各收入机关编送的报表10年10年3行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括：原始凭证、记账凭和传票汇总表4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根联在销号后保管2年5财政总预算拨凭证及其他会计凭证15年包括；拨款凭证和其他会计6农牧业税结算凭证15年二会计账簿类7日记账总账15年15年8总账15年15年15年9税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账25年10明细分类、银行存款账15年15年15年11现金出纳账、银行存款账25年25年12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年三财务报告类13财政总预算永久14行政单位和事业单位决算10年永久15税收年报（决处理问题10年永久16国家金库年报（决算）10年17基本建设拨、贷款年报（决算）10年18税收会计报表（包括票证报表）10年电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年四其他类19会计移交册15年15年15年20会计档案保管清册永久永久永久21会计档案销毁册永久永久永久22工资表15年