物业档案资料管理

档案资料管理一、物业档案资料的含义物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。二、物业档案的建立物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。1．收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。物业资料来源按不同的标准有不同的分类。(一)、物业资料来源按时间顺序分类：1、设计规划阶段信息(1)土地购买合同、土地使用证等权属证书(2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件2、竣工及验收阶段信息(1)竣工图(2)竣工工程项目一览表(3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等)(4)设施技术手册、使用说明及质保证明(5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)(6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)(7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)(8)隐蔽工程的验收记录(9)工伤事故发生及处理记录(10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单(11)项目的重要技术决定和文件(12)验收计划和验收会议纪要验收记录(13)返修记录(14)验收总结报告3、委托管理阶段信息(1)委托管理招标文件(2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)(3)物业委托管理合同(协议书)4、招商阶段信息(1)招标物业的平面图纸(2)招租许可证及委托书(3)租金及管理费测算(4)租赁合同(5)广告策划资料5、用户入户信息(1)用户入住通知书、入户须知(2)管理公约(公共契约)(3)用户资料(包括业主、租户)(4)业主委员会章程(5)用户手册(6)用户进户验收表(7)用户进户交费单6、日常管理信息(1)业主、租户变动和更换情况(2)各部门工作(操作)规范，管理制度(3)各部门工作记录(4)大、中、小修记录(5)维修承包合同和预决算(6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等(7)用户来往信件、投诉和处理资料(8)年度工作计划、总结、报告(9)人事档案(10)保险资料(11)法律法规和政府有关文件(12)财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料(二)、按物业管理参与者分为：1、（1）在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权和工程技术资料等原始资料。（2）在业主入住和进行二次装修阶段收集业主、客户资料。（3）在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录和其他相关资料，并将档案的收集制度化。（4）通过政府主管部门获取的相关信息。2．整理：是指把处于相对零乱、分散的档案，经过分类组合、排列、编目，使档案系列化、系统化的工作。(1)档案整理的基本内容：区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。(2)档案整理工作的要求：必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。3．归档：是按照档案资料的内在规律进行科学的分类与保存。一个有序的资料库是一个完整的树形图，从大分类到小分类，再至细分、排序。归档要及时，分类要合理。归档要求做到十清，即物业来源清、物业数量清、物业质量清、物业价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租金费用清、使用情况清、维修更新情况清。4．利用：是充分发挥档案资料的凭证和参考作用为物业管理服务。提供利用是档案工作的中心任务，也是档案工作的成果；同时通过提供利用，使档案工作不断完善和发展。三、物业档案的管理物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。(一)资料的归档管理1．在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。2．对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。这些档案应按授权级别检索并严格控制借阅。3．档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。4．档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、防鼠、防潮等要求。(二)档案的使用1．利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。2．对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。(三)档案的销毁根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁。